· Nachricht · GoBD und die manipulationssichere Kasse
Welche Kasse empfehle ich welchem Mandanten?
von Alexandra Buba, M.A., freie Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg
| Bei vielen Mandanten, insbesondere den kleineren Betrieben, herrscht derzeit Verwirrung. Verantwortlich dafür ist das Thema Registrierkasse. Zum 1.1.17 ist die Übergangsfrist ausgelaufen, Registrierkassen müssen seither GoBD-konform sein. Daneben schwebt die angekündigte gesetzliche Neuregelung mit noch weitergehenden Anforderungen über etwaigen Investitionsentscheidungen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie als Steuerberater ihren Mandanten heute raten können. |
Was ist eine Registrierkasse?
Was banal klingt, ist Alltag am Beratungstelefon. Dr. Matthias Segerer, Bereichsleiter Verkehr, Handel, Stadtentwicklung bei der IHK in Regensburg berichtet, dass viele kleine Handelsunternehmen sich fragen, was überhaupt eine Registrierkasse ist. „Tatsächlich meinen nicht wenige, die bei uns anrufen, ihre Kasse sei von den gesetzlichen Vorschriften nicht erfasst. Doch das ist ein Irrtum.
Tatsache ist, dass alle Kassen betroffen sind, die in irgendeiner Form digitale Daten erzeugen und speichern. Das sind fast alle, außer alte mechanische Kassen oder offene Kassettenkassen. Diese sind jedoch nur noch vereinzelt zu finden und lediglich für Kleinunternehmer zulässig.
Die gängigen Modelle von Casio, Sharp, usw. sind sämtlich von der gesetzlichen Vorschrift erfasst. Das bedeutet, dass ihr Besitzer in der Lage sein muss, die Einzeldaten für eine Dauer von zehn Jahren unveränderbar, aber jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Sprich, sie müssen eine IDEA-Schnittstelle haben.
„Unternehmen, die etwas größer sind, etwa mehrere Filialen haben, setzen in der Regel Kassen ein, die zumindest die technischen Voraussetzungen haben, um der Vorschrift genüge zu tun. Das bedeutet aber nicht, dass die Anforderungen bereits erfüllt wären“, erklärt Segerer. Generell gilt die Regel: Je kleiner das Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass die Kasse den Anforderungen entspricht.
Jeder Kunde muss Hersteller anschreiben
Definitiv klären, ob die eigene Kasse die Anforderungen erfüllt, kann jeder Mandant nur, indem er den Hersteller anschreibt und um Auskunft bittet, ob das Produkt den GoBD-Anforderungen genügt oder nicht und ob es gegebenenfalls aufrüstbar ist. Lautet die Antwort nein, ist der Wechsel des Kassensystems im Grunde unausweichlich, obwohl zugleich etwas Misstrauen geboten ist, da die Hersteller selbstverständlich auch ihre wirtschaftlichen Interessen haben. Letztlich nützt dies dem Unternehmer aber wenig, da er selbst die technischen Spezifikationen seiner Kasse normalerweise nicht beurteilen kann.
Sicher gehen Mandanten, wenn sie auf bewährte Hersteller wie Vectron oder CCV setzen. Bei Vectron etwa erhalten sie je nach Branche und gewünschter Software Kassensysteme ab etwa 2.000 EUR oder im Leasingmodell ab etwa 50 EUR im Monat. Auch für 1.000 EUR zuzüglich 15 EUR Servicepauschale pro Monat sind bereits Modelle auf dem Markt. Nicht vergessen sollten Steuerberater und Mandant in der Kalkulation jedoch die laufenden Kosten für Wartung, Updates usw.
Tatsächlich wird der Installations- und Einrichtungsaufwand häufig unterschätzt, zu einer Investition von 1.000 EUR kommen schnell noch einmal 1.000 EUR an Dienstleistung für die Ersteinrichtung hinzu“, weiß Magister Wolfgang Foißner, Verkaufsleiter beim Kanzleisoftwareanbieter BMD. Der österreichische Hersteller hat seit Jahrzehnten Kassensysteme im Angebot.
Eine Übersicht zu möglichen Systemen findet sich zum Beispiel, wenn Sie im Internet unter registrierkassen-test.info suchen.
Auch eine Liste aufrüstbarer Kasse findet man online. Die Oberfinanzdirektion Niedersachsen hat dazu eine ausführliche Liste veröffentlicht. Die Adresse finden Sie unter den Fundstellen zu diesem Beitrag im booklet der aktuellen Ausgabe.
Kassen-Apps können günstig und GoBD-konform sein
Günstiger als ein komplettes System mit Hardware zu kaufen, ist die Investition in eine reine Softwarelösung - denn jedes Tablet kann problemlos eine GoBD-konforme Kasse sein, wenn die Software, die darauf läuft, den Anforderungen genügt. Entsprechende Apps sind für wenige Euro zu haben. Wichtig ist dabei allerdings, darauf zu achten, wie es um die Weiterentwicklung dieser Tools bestellt ist. Denn der Einsatz eines möglicherweise günstigen Systems kann schnell teuer werden, wenn innerhalb kurzer Zeit erneut ein Wechsel mit dem zugehörigen Implementierungsaufwand notwendig wird.
Wollen Mandanten eine Cloudlösung einsetzen, müssen sie - am besten vertraglich - klären, was mit den Daten geschieht, wenn sie den Anbieter wechseln wollen. Denn die Vorschrift entbindet in diesem Fall selbstverständlich nicht von der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nebst Unveränderlichkeit und Auswertbarkeit.
Alte Kasse beim Wechsel nicht wegwerfen
Das gilt auch für die alte Kasse: Diese müssen Mandanten unbedingt aufbewahren, um bei einer Betriebsprüfung nachweisen zu können, dass sie den damals geltenden Anforderungen entsprach. Viel Bürokratie mit wenig Nutzen, möchte man meinen. Dennoch kann zumindest die IHK der Pflicht zur GoBD-konformen Kasse auch etwas Positives abgewinnen.
„Auch wenn die Regelung selbstverständlich nicht gerade kleinunternehmerfreundlich ist, sollte nur in Ausnahmefällen, statt auf eine GoBD-konformen Kasse nun auf eine offene Kasse zurückgegriffen werden“, sagt Segerer. Einige Unternehmer wollten sich so behelfen - und verpassten möglicherweise Chancen, die die Digitalisierung ihnen selbst biete. Denn eine auswertbare Kasse lässt Rückschlüsse zu, zum Beispiel auf die bevorzugten Einkaufszeiten der Kunden oder auf die Verkaufszahlen der einzelnen Mitarbeiter.
Allerdings, auch das räumt Segerer ein, wer nur wenige Barverkäufe am Tag habe, für den sei auch das ganz alte, analoge Modell o.k. Der Aufwand müsse schon in Relation zum Nutzen stehen.
Neue Pflichten in 2020
Diese unternehmerische Entscheidung könnte allerdings der Gesetzgeber alsbald abnehmen, nämlich dann, wenn die zweite Änderung am Thema Registrierkasse greift. Nach dem Vorbild Österreichs oder Tschechiens - dort sind nur Risikobranchen betroffen - hat der Bundestag im Juli vergangenen Jahres beschlossen, dass Registrierkassen in Deutschland künftig mit einem Manipulationsschutz ausgestattet werden müssen. Wie diese genau aussehen wird, ist derzeit noch offen. Es steht ein Vorschlag des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aus, dem der Bundestag dann wieder zustimmen muss.
„Noch sind die Auskünfte kryptisch“, weiß der Sachverständige für IT-Gutachten und Kassenzertifizierung, Dr. Markus Knasmüller aus dem niederösterreichen Haag. „Doch vermutlich wird die deutsche Version die österreichischen Vorschriften deutlich verschärfen, aber weniger bürokratisch sein.“
Als Leiter der Software-Entwicklung und Prokurist der Firma BMD Systemhaus GmbH in Steyr kennt Knasmüller nicht nur die Erfordernisse der Praxis, sondern kann bereits auf die ersten Erfahrungen mit dem Manipulationsschutz in Österreich zurückblicken.
Österreichische Erfahrungen sprechen für sich
In Österreich wurde die Registrierkassenpflicht bereits zum 1.1.16 eingeführt. Dort müssen nahezu alle Unternehmen mit Barumsatz eine Registrierkasse einsetzen. Ab 1.4.17 muss diese zudem über eine technische Sicherheitseinrichtung zum Zwecke der Verhinderung einer Manipulation verfügen. Außerdem müssen die Kassen elektronisch bei der Finanzverwaltung angemeldet werden, dazu wird ein entsprechender Chip ausgelesen.
Allerdings - und hier sind die deutschen Plänen ungleich strikter - fällt in Österreich nur das unter die Aufzeichnungspflicht, was an Geschäft tatsächlich stattgefunden hat und bezahlt wurde. Entscheidet sich ein Kunde noch einmal um, weil ihm das Produkt oder die Speise nicht zusagt, wird dies nicht gespeichert. Es zählt allein der Bon. „In Deutschland soll dagegen jeder Tastendruck abgebildet werden“, so Knasmüller. Dafür soll es keine Anmeldepflicht bei der Finanzverwaltung geben.
Zeitplan ist noch realistisch
Geplant sind diese Vorschriften in Deutschland für das Jahr 2020, betreffen soll es zunächst die Kassen, die neu angeschafft werden, drei Jahre später müssen alle umgestellt haben. „Wenn das BSI bald fertig ist - geplant ist das für Juni -, ist der Zeitplan realistisch, denn drei Jahre Vorlauf braucht es erfahrungsgemäß“, so Knasmüller.
Schwierig ist diese Unsicherheit nun für Unternehmen, die heute in neue Systeme investieren wollen, vor allem, wenn es um größere Anlagen geht. „Größere Unternehmen sollten auf jeden Fall abwarten, was das BSI sagt“, meint Knasmüller. Denn sind Warenwirtschafts-, Shop- und andere Systeme integriert, summiert sich die Investition durchaus schnell einmal zu sechsstelligen Beträgen und bei großen Konzernen auch darüber hinaus. Wichtig sei auch, vom Herstellerunternehmen eine Haftungserklärung einzufordern, dass die gesetzlichen Vorgaben entsprechend umgesetzt werden. In Österreich habe sich darum die Wirtschaftskammer gekümmert.
Bei kleineren Kassensysteme, die Mandanten heute zum Zwecke der GoBD-Konformität anschaffen, ist die Problematik weniger stark. „Wenn Sie bedenken, dass die Übergangsfrist bis 2023 gelten wird, dann können Sie sicherlich eine Investition von ein paar hundert Euro heute tätigen“, so Knasmüller. „Sie sollten es auch tun - denn die Finanzverwaltung hat intensiv gewarnt und wird sicherlich entsprechend prüfen.“
Praktikabilität nicht vergessen
„Steuerberater sollten ihren Mandanten auf jeden Fall Systeme empfehlen, die am Ende des Tags eine Buchung auslösen können“, sagt Foißner. Ganz günstige Kassenmodelle können das nicht, eine Vielzahl anderer schon. „In Österreich haben Steuerberater für Mandanten Veranstaltungen gemacht, zu denen sie mehrere Hersteller von Kassensystemen eingeladen haben. Auf diese Weise konnten sich alle im Zusammenspiel informieren“, sagt Foißner.
Ganz wesentlich sei, dass die Kasse zur Branche des Mandanten passe. Diese Modelle seien in der Regel zwar etwas teurer, hätten dafür aber einen Mehrwert für die Mandanten. „Bei den Gastronomen ist dies beispielsweise die Möglichkeit, die Kasse mit der Schankanlage zu verbinden. Denn: Wenn auch der Wirt das Finanzamt nicht betrügt, betrügen seine Mitarbeiter vielleicht ihn“, so Foißner. Solche Kassensysteme sorgten dann auch dafür, dass unmittelbar nach der Bestelleingabe des Gasts ein Beleg in der Küche und einer im Schankbereich ausgedruckt wird. „Beim Metzger muss die Kasse mit der Waage können, im Skigebiet mit dem Drehkreuz am Lift.“
Grundsätzlich ist Foißners klare Empfehlung: Immer googeln, ob es eine spezielle Branchenlösung gibt. Sind Mandanten viel unterwegs - wie mobile Frisörinnen - und erbringen Leistungen vor Ort, die sie direkt kassieren, empfiehlt sich eine mobile Lösung, damit nicht noch abends zusätzliche Büroarbeit anfällt. „Wichtig ist hier vielleicht, heute schon darauf zu achten, ob der kleine Bondrucker QR- oder EAN-Codes drucken kann, falls der Gesetzgeber sich dazu entschließt, diese verpflichtend einzuführen“, so Foißner.
Unternehmer sollten also bei aller Debatte um Vorschriften und Konformität nicht vergessen, wofür sie ihre Kasse eigentlich einsetzen wollen. Immer wichtig sind: Schnelle Eingabemöglichkeiten, gute Auswertungen und die Integrierbarkeit in die anderen Systeme.
Sanktionen sind empfindlich
Investieren sollten sie aber in jedem Fall, denn die zu erwartenden Sanktionen bei Nichtbeachtung der Pflicht sind empfindlich. Unternehmen drohen Umsatzsteuernachschätzungen von plus 10 % über einen Zeitraum von zehn Jahren - oder einfach gesprochen: ein Jahresumsatz. Das Beispiel Österreich zeigt im Übrigen: Besonders in den Fokus der Prüfer geraten nicht diejenigen Unternehmen, deren Umsätze nach Einsatz einer neuen Kasse steigen - denn dieser Effekt ist fiskalisch gewünscht. Möglicherweise sei es allerdings sinnvoll, die Umsätze peu à peu von Jahr zu Jahr anzuheben, um keinen allzu großen Sprung zu haben, wenn die manipulationssichere Kasse kommt, meint Foißner.
Verstärkt geprüft werden aber vor allem jene, deren Umsätze sinken. Mit dem Blick auf die Erfahrungen in Österreich empfiehlt Foißner Steuerberatern, vor allem mit ihrem Mandanten in den Risikobranchen („Haben Sie schon einmal auf einer Skihütte einen Beleg bekommen?“) nicht nur den Einsatz vernünftiger Kassensysteme zu prüfen, sondern etwa auch Benfordanalysen durchzuführen, um sie auf etwaige Prüfungen besser vorzubereiten.
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Die GoBD thematisieren die Anforderungen an Kassensysteme in verschiedenen Abschnitten. Dazu zählen:
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Fundstellen#
- Übersicht zu möglichen Kassensystemen: http://registrierkassen-test.info/kassensysteme-deutschland/
- Liste aufrüstbarer Kasse der Oberfinanzdirektion Niedersachsen: http://www.eventus-mww.de/images/pdf_Dateien/2015/Liste_aufruestbarer_Kassen.pdf
