· Fachbeitrag · Stiftung & Steuern
Steuerliche Anerkennung von Aufwandsspenden
von Michael Haubrich, Dipl.-Kfm. Dipl.-Finw. (FH), Steuerberater, München
| Aufwandsspenden kommen in der Praxis von steuerbegünstigten Organisationen regelmäßig vor. Leider zeigt sich, dass dabei häufig Fehler gemacht werden. Mögliche Konsequenzen sind nicht zu unterschätzen. Vor kurzem wurde einem Verein wegen fehlerhafter Aufwandsspenden die Gemeinnützigkeit entzogen und er wurde in Spendenhaftung genommen. Die erste Vorsitzende wurde wegen Steuerhinterziehung und Beihilfe zur Steuerhinterziehung zu einer Geldstrafe verurteilt. Stiftungen sollten daher die Vorgaben für Aufwandsspenden penibel einhalten. Das BMF hat mit Schreiben vom 25.11.14, IV C 4-S 2223/07/0010:005 die Regeln für die steuerliche Anerkennung von Aufwandsspenden aktualisiert. |
1. Begriff der Aufwandsspende
Bei einer Aufwandsspende handelt es sich um den Verzicht auf einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz. Unter den Voraussetzungen des § 10b Abs. 3 S. 5 und 6 EStG ist ein Abzug als Spende möglich. Es handelt sich um ein zweistufiges Verfahren. Zuerst muss eine Person einen Anspruch auf die Erstattung von Aufwendungen haben. Anschließend verzichtet sie auf die Erstattung und erhält im Gegenzug eine Zuwendungsbestätigung. Dies wird häufig missverstanden und es werden fälschlicherweise Zuwendungsbestätigungen für unentgeltliche Leistungen zugunsten der Stiftung ausgestellt. In § 10b Abs. 3 S. 1 EStG ist jedoch ausdrücklich geregelt, dass Nutzungen und Leistungen nicht gespendet werden können.
2. Anspruch auf Aufwendungsersatz
Wann haben ehrenamtliche Förderer einer steuerbegünstigten Stiftung oder der Stiftungsvorstand überhaupt einen Anspruch auf Aufwendungsersatz?
2.1 Zivilrecht
Zivilrechtlich ergibt sich ein Anspruch unmittelbar aus dem Gesetz. Nach § 670 BGB muss ein Auftraggeber einem Auftragnehmer Aufwendungen ersetzen, die zur Ausführung des Auftrags erforderlich sind. Dieser Anspruch gilt nicht nur für dritte Personen, sondern auch für Stiftungsvorstände (§ 86 S. 1 BGB i.V. mit § 27 Abs. 3 BGB). Aufwendungen in diesem Sinne sind alle Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft, die der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags freiwillig, auf Weisung des Auftraggebers oder als notwendige Folge der Auftragsausführung erbringt. Dazu zählen alle Auslagen des Beauftragten, insbesondere für Reisekosten, Post- und Telefonspesen, zusätzliche Beherbergungs- und Verpflegungskosten etc. Sie sind erstattungsfähig, soweit sie tatsächlich angefallen, für die Ausführung der übernommenen Tätigkeit erforderlich sind und sich in einem angemessenen Rahmen halten (BGH 14.12.87, II ZR 53/87, DB 88, 1007).
2.2 Steuerrecht
Abweichend vom Zivilrecht bestehen steuerlich zusätzliche Voraussetzungen für einen Aufwendungsersatzanspruch. Nur wenn auch diese erfüllt sind, kann auf den Aufwendungsersatzanspruch mit steuerlicher Wirkung durch eine Aufwandsspende verzichtet werden. Nach Auffassung des BMF spricht nach den Erfahrungen eine tatsächliche Vermutung dafür, dass Leistungen ehrenamtlich tätiger Förderer unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatzanspruch erbracht werden.
Diese Vermutung kann widerlegt werden, z.B. durch einen schriftlichen Vertrag zwischen dem Zuwendenden und der Stiftung. Ein Spendenabzug ist gemäß § 10b Abs. 3 S. 5 EStG nur möglich, wenn der Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt worden ist und auf die Erstattung verzichtet worden ist. Bei vertraglichen Ansprüchen muss der Vertrag schriftlich gefasst sein. Außerdem muss er zeitlich vor der Tätigkeit, die zum Aufwand führt, geschlossen worden sein. Mündliche Absprachen oder nachträgliche schriftliche Vereinbarungen reichen nicht aus.
2.3 Vorstandsbeschluss
Dagegen basieren in der Praxis Aufwendungsersatzansprüche oft auf Vorstandsbeschlüssen.
|
Der Stiftungsvorstand beschließt, dass künftig ehrenamtliche Helfer für Fahrten, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die Stiftung ausführen, eine Fahrtkostenerstattung beantragen können. |
Nach dem Gesetzeswortlaut reicht dies nicht aus, da der Vorstandsbeschluss weder eine vertragliche Vereinbarung noch eine Satzungsregelung darstellt. Abweichend davon wurden in der Vergangenheit rechtsgültige Vorstandsbeschlüsse als Rechtsgrundlage für Aufwandsspenden von der Finanzverwaltung akzeptiert (vgl. Verfügung der OFD Rheinland vom 20.6.12 und BMF-Schreiben vom 7.6.99).
In der aktuellen Finanzrechtsprechung wird dies angesichts des eindeutigen Gesetzeswortlauts anders gesehen. Das FG Berlin-Brandenburg hat mit Urteil vom 4.3.14 entschieden, dass ein Vorstandsbeschluss nicht genügt und die Spenden nicht anerkannt (6 K 9244/11, EFG 14, 989).
Das BMF-Schreiben vom 25.11.14 findet eine recht pragmatische Lösung dieser strittigen Frage. Zum einen genügt ein rechtsgültiger Vorstandsbeschluss, wenn der Vorstand dazu durch Satzungsklausel ermächtigt wurde. Auch hier gilt, dass eine nachträgliche Regelung, z.B. durch eine rückwirkende Satzungsänderung, nicht genügt. Eine mögliche Formulierung könnte folgendermaßen lauten: „Der Vorstand ist berechtigt, über die Erstattung von Aufwendungsersatz zu beschließen.“
2.4 Satzungsänderung
Bei bereits bestehenden Stiftungen fehlen meist entsprechende Satzungsklauseln. Nach der bisherigen Verwaltungsmeinung waren sie ja nicht erforderlich. Das BMF hat für diese Fälle eine großzügige Übergangsregelung getroffen: Wird bei einer Stiftung, die vor dem 1.1.15 errichtet wurde, Aufwendungsersatz lediglich aufgrund eines rechtsgültigen Vorstandsbeschlusses ohne ausdrückliche Satzungsermächtigung eingeräumt, so muss die Satzung nicht allein zur Einräumung dieser Ermächtigung geändert werden. Im Ergebnis ist daher in diesen Fällen bis auf Weiteres keine Satzungsänderung erforderlich.
Betroffene Stiftungen müssen aber beachten, dass bei einer künftigen Satzungsänderung - egal aus welchem Anlass - die Satzung dann auch bezüglich der Aufwandsspenden angepasst werden muss und eine Ermächtigung für den Vorstand aufzunehmen ist. Wird dies versäumt, können sich Stiftungen ab dem Zeitpunkt der Satzungsänderung nicht mehr auf die Übergangsregelung berufen und die Vorstandsbeschlüsse wären nicht mehr ausreichend. Stiftungen, die nach dem 1.1. 2015 errichtet werden und die Aufwandsspenden in Betracht ziehen, sollten die Ermächtigung in die Satzung aufnehmen.
2.5 Reisekostenordnung
Die folgende Variante ist laut BMF ebenfalls zulässig und in der Praxis empfehlenswert. In der Stiftungssatzung wird bestimmt, dass der Ersatz von Aufwendungen in einer eigenen Verordnung, z.B. einer Reisekostenordnung geregelt wird. Ansprüche, die sich aus dieser Verordnung ergeben, gelten damit als Ansprüche aufgrund einer Satzung im Sinne des § 10b Abs. 3 S. 5 EStG.
3. Rückspenden
Im Unterschied zum bisherigen BMF-Schreiben vom 7.6.99 werden im aktuellen Schreiben neben Aufwandsspenden auch die sogenannten Rückspenden behandelt. Rückspenden liegen vor, wenn auf einen sonstigen Anspruch verzichtet wird. In Betracht kommen beispielsweise Lohn- oder Honorarforderungen oder gesetzliche Ansprüche, die keine Aufwendungsersatzansprüche sind. Auch bisher schon wurden die Regelungen für Aufwandsspenden analog auf Rückspenden angewendet.
|
Die steuerbegünstigte Stiftung A betreibt ein stationäres Alten- und Pflegeheim. Frau B hilft nebenberuflich mit, indem sie bei Ausflügen der Heimbewohner als Begleiterin mitfährt. Vertraglich ist eine angemessene Vergütung vereinbart, die unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 26 EStG steuerfrei ausgezahlt werden kann. Sofern Frau B auf die Auszahlung der Vergütung verzichtet, liegt eine Rückspende vor. |
Die Unterscheidung zwischen Aufwandsspenden und Rückspenden ist insofern wichtig, als für Rückspenden § 10b Abs. 3 S. 5 und 6 EStG nicht unmittelbar gelten. Eine vertragliche Regelung oder ein Anspruch aufgrund einer Satzungsregelung ist daher nicht Voraussetzung. Es würde beispielsweise eine allgemeine Verordnung über die Vergütung von ehrenamtlich Tätigen ohne Satzungsgrundlage genügen. In der Praxis sind vertragliche Vereinbarungen mit Übungsleitern, ehrenamtlich Tätigen oder freien Mitarbeitern zu empfehlen.
Bei einer Vergütung des Stiftungsvorstands ist zu beachten, dass diese ausdrücklich durch eine Regelung in der Satzung erlaubt sein muss. Denn nach § 27 Abs. 3 S. 2 BGB, der ab dem 1.1.15 wirksam ist, in Verbindung mit § 86 S. 1 BGB sind Mitglieder des Vorstands einer Stiftung unentgeltlich tätig. Nach § 40 S. 1 BGB kann dies in der Satzung abweichend geregelt werden. Vergütungen an Stiftungsvorstände ohne entsprechende Satzungsregelung können keine Rückspende begründen und würden zusätzlich die Steuerbegünstigung der Stiftung gefährden.
4. Steuerliche Anforderungen für Aufwands- und Rückspenden
Ansprüche auf Aufwendungsersatz oder auf eine Vergütung müssen ernsthaft eingeräumt sein und dürfen nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen.
4.1 Zeitnahe Verzichtserklärung
Wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen ist die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs. Es reicht aus, wenn bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate ein Verzicht erklärt wird. Es genügt nicht, wenn beispielsweise am Jahresende für das abgelaufene Jahr Abrechnungen erstellt und Verzichtserklärungen unterzeichnet werden. Dies wäre unter fremden Dritten nicht üblich und kann daher bei Aufwandsspenden nicht anerkannt werden. Folgende Erleichterungen dürften nicht zu beanstanden sein:
- Durch eine Verzichtserklärung kann auf die Erstattung von zu unterschiedlichen Zeitpunkten getätigten Aufwendungen verzichtet werden, sofern die Drei-Monats-Grenze eingehalten wird. Es handelt sich dabei um eine Spende.
- Der Zeitpunkt dieser Spende ist der Zeitpunkt, an dem die Verzichtserklärung der Stiftung zugeht.
- Es ist daher keine Sammelzuwendungsbestätigung über die zu den einzelnen Zeitpunkten getätigten Aufwendungen erforderlich.
- Außerdem muss nicht für jede einzelne Verzichtserklärung eine eigene Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden.
- Eine Zusammenfassung aller Verzichtserklärungen einer Person innerhalb eines Jahres in einer Sammelzuwendungsbestätigung ist möglich.
|
Ein ehrenamtlicher Förderer einer Stiftung reicht am Ende eines jeden Quartals eine Reisekostenabrechnung für das Quartal ein. Zugleich erklärt er schriftlich den Verzicht auf die Erstattung. Am Ende des Jahres wird eine Sammelzuwendungsbestätigung über die vier Verzichtserklärungen ausgestellt. Das Datum der jeweiligen Zuwendung ist das Datum der Verzichtserklärung. Die Daten der einzelnen Dienstreisen müssen nicht aufgeführt werden. |
4.2 Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Ein weiteres wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit ist die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers. Zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs auf Aufwendungsersatz oder Vergütung muss eine „prognostische Betrachtung“ ergeben, dass die Stiftung ungeachtet eines späteren Verzichts wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen. Dies wurde von der Rechtsprechung bislang nicht für erforderlich gehalten. Es ist auch nicht klar, wie sie erfüllt werden sollte, z.B. ob eine Prognoseberechnung inkl. Liquiditätsplanung erforderlich ist.
Außerdem muss der Anspruch zum Zeitpunkt des Verzichts auch tatsächlich werthaltig sein. Dies verlangt auch die Rechtsprechung. Eine Spende erfordert eine Belastung des Spenders. Ein Verzicht auf einen wertlosen Anspruch stellt keine Belastung des Spenders dar, da er auch ohne Verzicht nichts bekommen würde.
Von der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist nach Auffassung des BMF immer dann auszugehen, wenn die Stiftung offensichtlich über genügend liquide Mittel bzw. sonstiges Vermögen verfügt, das zur Begleichung der eingegangenen Verpflichtung herangezogen werden kann. Dabei ist keine Differenzierung nach steuerbegünstigtem Tätigkeitsbereich (Ideeller Bereich, Zweckbetrieb), steuerfreier Vermögensverwaltung oder steuerpflichtigem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb vorzunehmen. M.E. ist die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit auch gegeben, wenn zwar keine ausreichenden liquiden Mittel vorhanden sind, diese sich aber aufgrund des vorhandenen Stiftungsvermögens z.B. durch eine (fiktive) Darlehensaufnahme beschaffen ließen.
Weitere Indizien für die Ernsthaftigkeit werden im BMF-Schreiben nicht erwähnt. Aus bisherigen Verwaltungsanweisungen oder der Rechtsprechung sind vor allem die folgenden Punkte bekannt:
4.3 Eindeutige Regelung
Der Erstattungsanspruch muss klar, eindeutig und widerspruchsfrei geregelt sein. Es muss eindeutig sein, welcher Personenkreis bei welchen Anlässen einen Erstattungsanspruch in welcher Höhe hat. Es genügt beispielsweise nicht, auf die steuerlichen Pauschalen zu verweisen. Damit ist z.B. nicht eindeutig geregelt, ob Fahrten in Höhe der Entfernungspauschale oder nach Dienstreisegrundsätzen abgerechnet werden.
Ebenso ist nicht klar, ob nur Fahrtkosten oder zusätzlich auch Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden (FG Berlin-Brandenburg 4.3.14,a.a.O.). Außerdem müssen die Vereinbarungen auch tatsächlich so durchgeführt werden.
4.4 Fremdvergleich
Die Vereinbarungen müssen einem Fremdvergleich standhalten, d.h. sie müssen so ausgestaltet sein, wie es unter fremden Dritten üblich ist. Denn bei Aufwandsspenden haben der Zuwendende und die Stiftung gleichlaufende Interessen. Der Zuwendende ist an einer Zuwendungsbestätigung interessiert, die ihm eine Steuerersparnis verschafft.
Die Stiftung kann damit einem Förderer einen Vorteil verschaffen, ohne selbst finanziell belastet zu sein. Daher besteht eine gewisse Versuchung zu missbräuchlichen Gestaltungen, z.B. wenn ein Aufwendungsersatzanspruch nur fingiert wird.
4.5 Anspruch darf nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt sein
Eine Spende kann nur vorliegen, wenn auf einen entstandenen Anspruch freiwillig verzichtet wird. Dies ist nicht der Fall, wenn der Verzicht die Bedingung für den Anspruch ist. Dies ergibt sich für Aufwandsspenden unmittelbar aus dem Gesetz (§ 10b Abs. 3 S. 6 EStG) und gilt für Rückspenden entsprechend.
|
Die Stiftung A möchte keine Vergütungen an ehrenamtliche Helfer zahlen. Um ihnen auch ohne finanzielle Belastung einen Vorteil zukommen lassen zu können wird vereinbart, dass diese formal eine Vergütung in Höhe der Ehrenamtspauschale erhalten, auf die sie aber gegen Zuwendungsbestätigung verzichten. Die Koppelung des Anspruchs an den Verzicht ist unzulässig und es dürfen keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. |
Bedenklich könnte in diesem Zusammenhang sein, wenn die Reisekostenabrechnung und die Verzichtserklärung auf einem Formular zusammengefasst sind. Hier könnte der Eindruck entstehen, dass Reisekosten nur beantragt werden können, wenn zugleich auf deren Auszahlung verzichtet wird. Das FG München (7.3.06, 6 K 838/04, EFG 06, 1050) hält dies zwar für unbedenklich.
PRAXISHINWEIS | Vorsorglich sollten die Reisekostenabrechnung und die Verzichtserklärung dennoch zwei getrennte Dokumente sein. In der Verzichtserklärung wird dabei auf den Anspruch aus der Reisekostenabrechnung Bezug genommen. |
5. Endgültige wirtschaftliche Belastung
Der Abzug einer Spende setzt voraus, dass die Ausgabe beim Spender zu einer endgültigen wirtschaftlichen Belastung führt. Daher ist es nicht möglich die strengen Voraussetzungen für Aufwandsspenden zu umgehen, indem die zeitliche Abfolge geändert wird.
|
Im oben genannten Beispiel wird folgende Variante vereinbart: Helfer der Stiftung spenden einen Geldbetrag an die Stiftung und erhalten dafür eine Zuwendungsbestätigung. Sobald der Geldbetrag eingegangen ist, wird er als Aufwendungsersatz an den Spender zurückbezahlt. Der Aufwendungsersatz wird nur bezahlt, wenn zuvor eine Spende eingegangen ist. |
Formal betrachtet liegt keine Aufwandsspende vor, sodass deren Voraussetzungen nicht unmittelbar gelten. Die Spende wird dennoch nicht anerkannt, da sie keine endgültige Belastung für den Spender darstellt. Denn er weiß genau, dass er den Betrag sofort wieder zurückerhält. Die Spende würde nur dann anerkannt werden, wenn die Zahlung der Stiftung aufgrund eines ernsthaft eingeräumten Ersatzanspruchs geleistet wird und dieser nicht unter der Bedingung einer vorhergehenden Spende steht.
Die von der Stiftung erteilten Aufträge und die mit deren Ausführung entstehenden Aufwendungen dürfen nicht - auch nicht zum Teil - im eigenen Interesse des Zuwendenden ausgeführt bzw. getätigt werden. Bei einem Verzicht wäre ansonsten der Spendenabzug wegen fehlender Uneigennützigkeit ausgeschlossen.
6. Zuwendungsbestätigung
Bei Aufwandsspenden und bei Rückspenden handelt es sich um Geldspenden. Denn es wird kein Aufwand gespendet, sondern auf einen Geldanspruch verzichtet. Der Anspruchsberechtigte könnte sich den Betrag auszahlen lassen und anschließend als Geldspende zurücküberweisen. Durch die Verzichtserklärung wird dieses unnötige Hin- und Herzahlen vermieden und lediglich der Zahlungsweg abgekürzt.
Die amtlichen Muster der Zuwendungsbestätigungen enthalten folgende Zeile: „Es handelt sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen Ja ? Nein ?”. Dieser Satz ist laut BMF-Schreiben vom 7.11.13 stets in die Zuwendungsbestätigung zu übernehmen und darf nicht weggelassen werden. Bei normalen Spenden und bei Rückspenden ist „Nein“ anzukreuzen. Bei Aufwandsspenden ist dagegen „Ja“ anzukreuzen. Es muss nicht angegeben werden, welcher Aufwand dem Erstattungsanspruch zugrunde gelegen hat.
Das Veranlagungsfinanzamt des Spenders erfährt dadurch von Aufwandsspenden. Bei größeren Beträgen verlangt es häufig vom Spender entsprechende Nachweise. Wenn diese nicht gebracht werden können z.B. weil überhaupt kein Anspruch auf Aufwendungsersatz bestanden hat oder die Aufwendungen nicht nachgewiesen werden können, wird die Spende nicht anerkannt. Damit ist die Angelegenheit aber noch nicht beendet. Das Veranlagungsfinanzamt ist in derartigen Fällen angehalten, das Finanzamt der Stiftung zu informieren. Dieses prüft dann, ob die Stiftung in Spendenhaftung zu nehmen ist und ob es noch weitere vermeintliche Aufwandsspenden gibt.
7. Zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke
Eine Zuwendungsbestätigung darf nur erteilt werden, wenn sich der Ersatzanspruch auf Aufwendungen bezieht, die zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke der Stiftung erforderlich waren. Aufwendungen, die zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören, sind nicht begünstigt.
|
Eine Stiftung beteiligt sich mit einem Stand an einem Weihnachtsmarkt, um zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Die Einnahmen daraus gehören zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Helfer, die beim Aufbau des Standes oder beim Verkauf mitwirken, können nicht mit steuerlicher Wirkung auf eine vereinbarte Vergütung verzichten. Denn im Ergebnis würde der Verzicht nicht dem steuerbegünstigten Bereich der Stiftung, d.h. dem Ideellen Bereich oder dem Zweckbetrieb zugutekommen, sondern dem steuerpflichtigen Bereich. Wenn die Stiftung trotzdem Zuwendungsbestätigungen ausstellt, würde diese Fehlverwendung die Spendenhaftung nach sich ziehen. |
|
Beispiel wie oben, allerdings wird die Vergütung an die Helfer tatsächlich ausbezahlt. Diese spenden anschließend über das Spendenkonto an die Stiftung zurück. Die gespendeten Beträge werden für steuerbegünstigte satzungsmäßige Zwecke der Stiftung verwendet. Es können Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. |
8. Nachweise
Für die Höhe der Zuwendung ist der vereinbarte Ersatzanspruch maßgeblich. Dieser muss angemessen sein. Ein unangemessen hoher Anspruch kann zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO). Bei der Erstattung von Reisekosten sind die steuerlichen Höchstsätze unbedenklich. Die Stiftung muss die zutreffende Höhe des Ersatzanspruchs durch geeignete Unterlagen im Einzelnen belegen können. Daher sollten insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
- Unterlagen zum Nachweis des Bestehens des Anspruchs, z.B. Verträge oder Vorstandsbeschlüsse,
- Unterlagen zum Nachweis der Höhe des Anspruchs, z.B. Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Stundenaufstellungen von Übungsleitern und
- die Verzichtserklärungen.
9. Anwendungsregelung
Das neue BMF-Schreiben ist ab dem 1.1.15 anzuwenden. Für Zusagen auf Aufwendungsersatz oder auf Vergütungen, die bis zum 31.12.14 erteilt werden, ist das bisherige BMF-Schreiben vom 7.6.99 weiterhin gültig.
