Checkliste / Mitarbeiterführung: Verhaltensregeln für den Chef ... |
1. Kommunizieren Sie, aber seien Sie vorbereitetKommunikation ist bei Führungsaufgaben das A und O: Ein Team-Meeting ist die geeignete Form, um Projekte und deren (Ergebnis-)Zielsetzung zu formulieren. Tipps | Sofortumsetzung - Nehmen Sie sich Zeit! Erklären Sie verständlich, welche Ziele in Projekten erreicht werden sollen und was Sie für Erwartungen haben.
- Bei Team-Meetings ist es wichtig, dass auch das Team zu Wort kommt. Integrieren Sie bewusst die Mitarbeiter.
- Vermeiden Sie monologische Arbeitsanweisungen. Die Frage nach Optimierung ‒ auch aus Teamsicht ‒ sollte im Vordergrund stehen.
- Ziel von Projektzielgesprächen ist, dass das Team am Ende eine gemeinsame Vereinbarung beschließt ‒ und „dahintersteht“ ‒ das ist Teambuilding.
Beachten Sie | Sie brauchen schon vor der Sitzung eine Arbeitsstrategie, damit Ihre Vorbildfunktion nicht in Frage gestellt wird. |
2. Analysieren Sie Stärken, Schwächen und PersönlichkeitenAls Führungskraft sollten Sie sich schnell bewusst sein, welche Persönlichkeiten im Team stecken, wie sie interagieren und welche Stärken und Schwächen der Einzelne mitbringt. Tipps | Sofortumsetzung - Verteilen Sie die Aufgaben anhand der Fähigkeiten und Persönlichkeitstypen.
- Nutzen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter, um für sie passende Ziele zu definieren.
- Sprechen Sie offen darüber, warum Sie sich bewusst dafür entschieden haben, die Aufgabe X an Mitarbeiter Y zu deligieren. Das motiviert den Einzelnen, weil er weiß, dass es seine Stärke ist.
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3. Entscheiden Sie, aber erklären Sie das „Warum“Grundsätzlich dürfen Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitsverteilung nicht willkürlich und unstrukturiert wirken. Tipps | Sofortumsetzung - Zeigen Sie Struktur und Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern.
- Aufgrund dieses „Vorlebens“ können Sie auch Erwartungen formulieren.
- Vermeiden Sie es, durch Ihr persönliches Empfinden die Position eines Mitarbeiters innerhalb der Gruppe zu schwächen.
- Beachten Sie das Neutralitätsgebot: Kritik sollte konstruktiv geäußert werden und der Fokus nicht nur auf Fehler gelegt werden. Die Regel ist: Positive Eröffnung, dann die Kritik (bevorzugt als Frage!)
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4. Fördern Sie die Kompetenzen der MitarbeiterDie meisten Menschen wollen sich beruflich weiterentwickeln. Daher sollten Sie immer wieder Schulungs-Möglichkeiten offerieren. Das muss nicht teuer sein. Manche Schulung lässt sich über erfahrene Kollegen auch intern abbilden. Tipps | Sofortumsetzung - Prüfen Sie, welche Kompetenzen bei welchem Personenkreis gefördert werden sollen.
- Beschränken Sie diese Schulungen nicht nur auf reines fachliches Wissen. Auch betriebswissenschaftliches Know-how kann das Denken für das Unternehmen beflügeln.
- Mitarbeiter bekommen so das Gefühl, dass mit ihnen langfristig geplant wird und ihre Arbeitskraft ein wertvolles Element für das Team darstellt.
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5. Sprechen Sie zuerst Ihr Vertrauen ausEs ist äußerst nachteilig für die Motivation der Mitarbeiter, wenn jeder kleinste Arbeitsschritt überprüft wird. Dieses „Mikro-Management“ ist häufig ein Grund für Frustration, Lustlosigkeit und mangelnde Eigenständigkeit. Tipps | Sofortumsetzung - Vermeiden Sie bei guten Arbeitnehmern detaillierte Kontrollen ‒ damit signalisieren Sie Vertrauen. Wenn es aber eine Vertrauensstörung zu schwachen Kollegen gibt, sind Kontrollen auch ein probates Mittel, um angestrebte Kündigungen zu forcieren.
- Die engmaschige Kontrolle und detailliertes Feedback kosten wertvolle Zeit. Schaffen Sie Abhilfe, indem Sie offen kommunizieren, wann Sie Feedback erwünschen.
- Selbst wenn Sie bei einem neuen Mitarbeiter unsicher sind, ob er seine Arbeit gut macht, sollten Sie ihm einen Vertrauensvorschuss geben; schließlich haben Sie ihn eingestellt.
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6. Optimieren Sie Prozesse, aber setzen Sie dabei auf Mitarbeit!Vor der Prozessoptimierung steht die Analyse. Dazu brauchen Sie Mitarbeiter, die Ihnen mögliche Schwachstellen offerieren. Tipps | Sofortumsetzung - Wenn zum Beispiel ein Büro-Team nicht gut miteinander klarkommt, wird sich das nachteilig auf den Arbeitsprozess auswirken.
- Mitarbeiter die dazu neigen, viel zu reden und Mitarbeiter, die sich schnell ablenken lassen, sollten getrennt werden.
- Ein ruhiger, konzentrierter Mitarbeiter wäre in dieser Konstellation für die Prozessoptimierung empfehlenswert.
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7. Delegieren Sie viel, aber achten Sie auf die Verteilung!Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft zu delegieren. Denn: Wer nicht delegieren kann, braucht auch keine Mitarbeiter. Tipps | Sofortumsetzung - Prüfen Sie die Arbeitsbelastung: Sind die Aufgaben für den jeweiligen Mitarbeiter zu schaffen; ist er unterfordert oder überfordert.
- Über- und Unterforderung stellen häufig einen Grund für Stress und abbauende Leistung dar. Daher sollten Sie die Ergebnisse stets prüfen und Feedback geben. Fragen Sie konkret nach: „War die Aufgabe zu schwierig / eher zu einfach?“
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8. Die Hierarchie muss spürbar sein, aber bitte diplomatisch!Alle reden von flachen Hierarchien: Deshalb klingt es paradox, dass Hierarchien für das Teambuildung zwingend notwendig sind. Tipps | Sofortumsetzung - Ihr Job ist es, klar Position zu beziehen ‒ das ist Ihre Chef-Rolle.
- Bei dominanten Mitarbeitern müssen Sie sich Ihrer Position stärker bewusst werden: Sollte ein Mitarbeiter versuchen, die Hierarchie zu untergraben, müssen Sie dafür sorgen, dass der Kollege nicht abhebt. Seine fachliche Kompetenz in allen Ehren ‒ aber er ist auch nur ein Teamplayer!
- Als Führungskraft dürfen Sie nicht zuzulassen, dass sich einzelne Teammitglieder ausgrenzen oder ausgegrenzt werden.
- Und was ist mit den propagierten „flachen Hierarchien“? Natürlich sind auch Sie im Team ein Mitspieler ‒ deshalb sollten Sie stets für Ihre Überzeugungen werben. Wer dogmatisch führt, schürt Unverständnis, im Zweifel sogar Ablehnung.
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9. Hören Sie zu ‒ ohne selbst Persönliches auszuplaudernEs klingt überflüssig, ist aber enorm wichtig: Im persönlichen Gespräch mit Ihren Mitarbeitern erhalten Sie viele Informationen zu deren aktuellen Lebensumständen ‒ die meisten offenbaren ziemlich viel, wenn das Vertrauensverhältnis stimmt. Tipps | Sofortumsetzung - Wer persönliche Probleme (zum Beispiel im häuslichen Umfeld) vorträgt, dem sollten Sie erstmal zur Entlastung verhelfen. Nach einiger Zeit, muss der Kollege aber wieder 100 Prozent geben können.
- Es ist für Sie als Chef nicht erforderlich, auch Persönliches preiszugeben. Es genügt, das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu spiegeln. Das führt zu Sympathie und Offenheit.
- Setzen Sie diese persönliche Basis gezielt ein, um zwischen den Zeilen lesen zu lernen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Allerdings: Sie brauchen dazu ein hohes Maß an Menschenkenntnis und sozialer Kompetenz.
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10. Erkennen Sie Konflikte und achten Sie auf die Gruppendynamik!Nicht nur das gesprochene Wort zählt. Es kommt auf den Unterton an. Tipps | Sofortumsetzung - Halten Sie auch „nebenbei“ die Ohren offen. So erfahren Sie etwas über die Positionierung Ihrer Mitarbeiter im Kollegenkreis.
- Profitieren Sie von diesem Wissen, wenn es neue Aufgaben zu verteilen gibt.
- Nutzen Sie dieses Wissen, um schneller Konfliktpotenzial aufzuspüren.
- Das Wissen um die soziale Einordnung erleichtert das Konfliktmanagement.
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11. Keine Angst vor harten Entscheidungen ‒ 5 RegelnAuch unangenehme Entscheidungen gehören zu Ihrem Job: Arbeitsverträge, die nicht verlängert werden, Kündigungen, Umstrukturierungen, die mit Versetzungen einhergehen etc. ‒ all das müssen Sie bewältigen können. Hier ist Ihre Autorität gefordert! Tipps | Sofortumsetzung - Regel 1: Vertrauen Sie auf Ihre Autorität und Kompetenz.
- Regel 2: Stehen Sie zu Ihren Entscheidungen.
- Regel 3: Begründen Sie Ihre Entscheidungen im persönlichen Gespräch!
- Regel 4: Sorgen Sie für Transparenz im Unternehmen.
- Regel 5: Wirken Sie negativen Stimmungen entschieden entgegen.
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12. Seien Sie berechenbar und vertreten Sie eine klare Linie!Berechenbarkeit ist das A und O. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht verstehen, warum Sie etwas so und nicht anders entscheiden, haben Sie ein Problem. Sprunghaftigkeit führt zu einem Vertrauensbruch und Skepsis innerhalb des Teams. Tipps | Sofortumsetzung - Entscheiden Sie sich für eine Linie und behalten Sie diese unbedingt bei.
- Entscheiden Sie nicht willkürlich ‒ oder aus einer schlechten Laune heraus!
- Klare Werte, Ziele und Vorstellungen sind die Grundvoraussetzung für die Steuerung von Teams.
- Führung heißt auch, durch Berechenbarkeit, automatisch Grenzen zu ziehen.
- Voraussetzung ist allerdings, dass Sie selbst wissen, welche Ziele und Werte gelten sollen.
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13. Von Idealen lösen: Sie müssen Mitarbeiter nicht motivieren!Viele Führungskräfte sind bestrebt, ihre Mitarbeiter zu motivieren. Das funktioniert nicht! Bitte verstehen Sie, dass Motivation intrinsisch abläuft. Sie können allenfalls dazu beitragen, Demotivation zu verhindern. Tipps | Sofortumsetzung - Überlegen Sie, wie Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter motiviert bleiben und nicht, wie Sie sie motivieren können ‒ Beispiele:
- Sorgen Sie für moderne Arbeitsplätze
- Halten Sie ausreichend Arbeitsmittel bereit
- Schaffen Sie ein angenehmes soziales Klima
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14. Feiern Sie Erfolge gemeinsam ‒ Zeigen Sie Verantwortung für MisserfolgeDen Rückhalt Ihres Teams sichern Sie sich, indem Sie das gesamte Team am Erfolg teilhaben lassen und dies auch deutlich kommunizieren. Misserfolge müssen Sie verantworten ‒ das ist wie Im Fußball: Im Zweifel ist der Trainer Schuld, nicht die Spieler. Tipps | Sofortumsetzung - Achten Sie darauf, bei Misserfolgen diese nicht auf einzelne Mitarbeiter zu projizieren.
- Nehmen Sie die Verantwortung auf sich und überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wie in Zukunft ähnliche Misserfolge verhindert werden können.
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15. Schauen Sie nach vorn, nicht zurückNachtragend zu sein, ist eine Eigenschaft, die keinem Chef gut steht. Es gibt Wichtigeres zu tun. Tipps | Sofortumsetzung - Stecken Sie keine Energie in zurückliegende Fehler, Unzulänglichkeiten oder Misserfolge.
- Arbeiten Sie stets zukunftsorientiert und nicht rückwärtsdenkend.
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16. Erwartungen deutlich aussprechenDer Erfolg Ihrer Arbeit und letztendlich Ihrer Führung wird sich daran messen lassen, wie deutlich Sie die Ziele und Erwartungen an Ihr Team kommunizieren können und Wege zur geeigneten Umsetzung an die Hand geben. Tipps | Sofortumsetzung - Der Ton macht die Musik. Achten Sie auf Höflichkeit und klare Anweisungen.
- Verdeutlichen Sie Ihren Hang zu Termintreue und Kommunikation bei Meilensteinen und Projektabschluss.
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17. Bleiben Sie authentisch: In keine Rolle schlüpfenEs ist wichtig, dass Sie voll und ganz hinter dem stehen, was Sie sagen. Nur so bleiben Sie authentisch. Tipps | Sofortumsetzung - Es gibt Regungen und Verhaltensweisen, die unterbewusst ablaufen. Wenn Ihre Körpersprache und das, was Sie sagen, nicht zusammenpassen, spüren das die Kollegen.
- Die schlimmste Folge: Sie wirken wie eine Marionette, werden nicht ernst genommen und als Führungskraft infrage gestellt.
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18. Verzetteln Sie sich nicht im ManagementManagement und Führung sind 2 unterschiedliche Bereiche. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Ihre Mitarbeiter anzuleiten. Im Fokus des Managements stehen die Projekte und Ziele. - Management soll das Funktionieren eines Systems gewährleisten
- Führung soll Veränderung im Menschen auszulösen (eher informell und emotional)
- „Managers do things right, leaders do the right things“
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19. Feedbacks geben, nicht zu lange wartenEgal ob Erfolg oder Misserfolg: Wenn sie zu lange mit dem Feedback warten, wird die Erinnerung verblassen. Tipps | Sofortumsetzung - Positives Feedback unterstreicht die Wertschätzung: Seien Sie aber sparsam mit Lob. Hier drohen Erwartungshaltungen und gleichzeitige Entwertungen.
- Bei zu erwartendem negativem Feedback kann es manchmal auch gut sein, wenn es in Vergessenheit gerät ‒ nicht jeder kleine Fehler muss erörtert werden.
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20. Realistisch bleibenSetzen Sie keine utopischen Deadlines oder Anweisungen. Tipps | Sofortumsetzung - Wenn Sie Kritik üben, sollten Sie sich auf Tatsachen stützen und nicht auf Vermutungen.
- Seien Sie sich bewusst, dass Sie Ihre Mitarbeiter in ihrer Persönlichkeit nicht ändern können, sondern lediglich ihr Arbeitsverhalten.
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