· Betriebliche Sozialleistungen
Mehr Netto vom Brutto ‒ mit „Fringe benefits“ ‒ 20 steuersparende Gehaltsextras für Mitarbeiter
von Raschid Bouabba, MBA, MCGB GmbH Unternehmensberatung, Berlin
| Wenn der Jahresabschluss steht, werden in vielen Unternehmen Prämien ausgeschüttet. Doch gibt es auch bessere Instrumente, um besondere Leistungen zu honorieren? Nutzen Sie „Fringe benefits“ ‒ steuersparende Gehaltsextras ‒ die Sie jederzeit einsetzen können. CE Chef easy stellt über 20 attraktive Modelle vor. Sie wissen ja: Mit Bargeld lösen Sie nur kurzfristig Begeisterung aus. Denn bei Arbeitnehmern kommt nur der halbe Betrag im Netto an. Zusätzlich tragen Sie die Lohnnebenkosten. |
Aktuelle Ausweitung steuerfreier Zuwendungen
Am 23.11.2018 hat der Bundesrat einige Steuerentlastungen beschlossen: Danach sind seit Jahresbeginn 2019 Zuschüsse für Fahrten der Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr und im öffentlichen Personennahverkehr wieder lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (Jobtickets).
Beachten Sie | Die steuerfreien Leistungen müssen allerdings auf die Entfernungspauschale angerechnet werden.
TIPP | Lesen Sie für weiterführende Informationen den Beitrag Dienstfahrräder und Jobtickets sind ab 2019 steuerfrei; E-Mobilität wird auch gefördert. |
Unverändert haben Arbeitgeber gem. § 40 Abs. 2 S. 2 EstG die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung in Höhe von 15 Prozent für Sachbezüge, die sie für Fahrten der Mitarbeiter zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten bzw. für Zuschüsse zu den entsprechenden Aufwendungen der Arbeitnehmer.
Abgrenzung der steuerfreien Zuwendungen
Grundsatz: Sämtliche Einnahmen von Arbeitnehmern unterliegen dem Lohnsteuerabzug.
Ausnahme 1: Steuerbefreiung nach § 3 EStG
- Steuerfreie Vergütung von Reisekosten
- Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
- Umzugskosten (§ 3 Nr. 16 EStG)
Ausnahme 2: Nicht steuerbare Zuwendungen
Die folgenden vier Bereiche von Arbeitgeber-Leistungen haben keinen Entlohnungscharakter (sind daher kein Arbeitslohn) und damit steuerbefreit:
- 1. Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse, z. B. Betriebsveranstaltungen
- 2. Leistungen in Form von Aufmerksamkeiten, z. B. Sachgeschenke aus Anlass eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass
- 3. Schadensersatzleistungen, die nicht zur Bereicherung des Arbeitnehmers führen
- 4. Auslagenersatz (nachschüssig) bzw. durchlaufende Gelder (vorschüssig)
Steuerfreie Modelle und Obergrenzen
Annehmlichkeiten
Getränke und Genussmittel, die Sie im Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt überlassen, sind ohne Obergrenze steuerfrei. Ansonsten gelten diese Obergrenzen:
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Art des steuerfreien Bezuges (Auszug) | Steuerfrei bis zum Höchstbetrag von ... |
Aktienüberlassung, verbilligt/kostenlos | 360,00 ** pro Jahr |
Arbeitgeberdarlehen, zinslose Gewährung | 2.600,00 * |
Aufmerksamkeiten: Gelegenheitsgeschenke | 60,00 * je Anlass |
Auslagenersatz sowie durchlaufende Gelder | ohne Begrenzung |
Beihilfe für Notfälle wie Krankheit, Unfall, Todesfall | 600,00 ** pro Jahr |
Berufskleidung, typische (Schutzkleidung, Uniform), auch als Barablösung bei gesetzlicher Vorschrift | ohne Begrenzung |
Betriebsveranstaltung, übliche | 110,00 ** zwei pro Jahr |
Fahrtkostenzuschuss öffentlicher Verkehrsmittel (BahnCard) i. V. m. Reisekostenerstattung (Erstattung > Kaufpreis!) | ohne Begrenzung |
Fehlgeldentschädigung (Kasse) ‒ Mankogeld | 16,00 ** pro Monat |
Fort- bzw. Weiterbildungskosten, sofern betrieblich veranlasst | ohne Begrenzung |
Gesundheitsförderung ‒ Maßnahmen und Zuschüsse | 500,00 ** pro Jahr |
Home Use Programme ‒ Privatnutzung durch Volumenlizenzvereinbarung | ohne Begrenzung |
Kindergartenzuschuss | ohne Begrenzung |
Personalrabatte | 1.080,00 pro Jahr ** |
Private Nutzung betrieblicher Telekommunikation | ohne Begrenzung |
* : Freigrenze: Bei Überschreiten entfällt die Steuerfreiheit vollständig **: Freibetrag: Bei Überschreiten entsteht Steuerpflicht in Höhe des gewährten Mehrbetrages | |
Arbeitgeberdarlehen
Ein zinsloses oder zinsvergünstigtes Darlehen ist bis zu 2.600 Euro steuerfrei. Oberhalb dieser Grenze ist der Referenzzinssatz der Deutschen Bundesbank zur Ermittlung des geldwerten Vorteils anzusetzen (BMF v. 19.05.2015 - IV C 6 - S 2297-b/14/10001). Bis zu einer Zinsersparnis in Höhe von 44 Euro monatlich entsteht kein zu versteuernder geldwerter Vorteil.
Aufmerksamkeiten
Sachzuwendungen können Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem personenbezogenen Anlass (z. B. Geburtstag, Hochzeit, bestandene Prüfung, Jubiläum usw.) bis zu einem Betrag von 60 Euro je Anlass erhalten.
Auslagenersatz
Unter Auslagenersatz ist zu verstehen, dass Sie Aufwendungen, die Ihren Mitarbeitern entstanden sind, übernehmen.
Beachten Sie | Der Auslagenersatz ist nur dann steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG), wenn die Ausgaben vom Arbeitgeber veranlasst oder gebilligt worden sind und kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben besteht.
Arbeitgeber sind folglich zum Ersatz der Kosten verpflichtet, die Arbeitnehmern entstanden sind, weil sie die angeforderten Aufgaben übernommen und erfüllt haben (§§ 670, 675 BGB). Beispiele dafür sind:
- Reisespesen
- Beschaffung von Werkzeugen
- Gebühren für geschäftliche Telefongespräche
- Garagengeld bei betrieblich notwendiger Unterbringung des Dienstwagens
- Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde
- BahnCard
Davon nicht erfasst sind persönliche Aufwendungen der Arbeitnehmer ‒ Beispiele:
- Beköstigung
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Beachten Sie | Ein pauschaler Auslagenersatz kann steuerfrei sein, wenn die Auslagen regelmäßig anfallen und über drei Monate nachgewiesen werden (Beispiel: Beruflich anfallende Telefonkosten über eine private Telefonanlage).
Berufskleidung
Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von typischer Berufskleidung an Arbeitnehmer ist in Form von Arbeitsschutzkleidung bzw. Uniformen möglich.
Beachten Sie | Die private Nutzung muss so gut wie ausgeschlossen sein.
Betriebsveranstaltungen
Betriebsausflüge, Grillfeste, Jubiläumsfeiern stellen bis zu 110 Euro je Arbeitnehmer und Veranstaltung keinen Arbeitslohn dar.
Tipps |
- Achten Sie darauf, dass die Veranstaltungen allen Betriebsangehörigen bzw. den Angehörigen einer Organisationseinheit (Abteilung, Bereich, Standort, Werk, Niederlassung etc.) offenstehen.
- Die Zahl der teilnehmenden Mitarbeiter ist aufzuzeichnen. Diese ist mit dem Betrag von 110 Euro zu multiplizieren.
- Der Wert ist ein Freibetrag für sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Betriebsveranstaltung. Übersteigen die Ausgaben die 110 Euro, so ist der übersteigende Teilbetrag als geldwerter Vorteil zu behandeln.
Fehlgeldentschädigung
Für den Fall, dass einmal Geld in der Kasse (Mankogeld) fehlt, können den Mitarbeitern im Kassen- oder Zähldienst als Risikoausgleich monatlich pauschal (also ohne Nachweis) 16 Euro zufließen. Dazu sollten Sie eine arbeitsvertragliche Ergänzung vornehmen. Tatsächlich entstandene Fehlbeträge können unbegrenzt gewährt werden.
Fort- bzw. Weiterbildungskosten
Die Teilnahme an Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen erfordert, dass das betriebliche Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Im Falle von Sprachkursen ist sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer Sprachkenntnisse erlangen, die ihr Aufgabengebiet verlangt. Werden im Zusammenhang mit solchen Maßnahmen private Reisen durchgeführt, so sind die betrieblichen (steuerfreien) und privaten (steuerpflichtigen) Anteile angemessen aufzuteilen.
TIPP | Mitarbeiter knüpfen Ihre Bereitschaft zu Weiterbildungen oft an ein persönliches Vorankommen und eine Gehaltsentwicklung. Lesen Sie daher auch: Lebenslanges Lernen adé: Die fatale Entwicklung Geringqualifizierter ... |
Kindergartenzuschuss
Kinder von Arbeitnehmern können in betriebseigenen Kindergärten betreut werden. Als Arbeitgeber können Sie aber auch die Aufwendungen für die Unterbringung und Betreuung der Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen bezuschussen. Die Mitarbeiter haben dann dem Arbeitgeber einen Nachweis über die tatsächlich angefallenen Kosten im Original einzureichen und erhalten diesen mit einem Erstattungsvermerk zurück.
Personalrabatte
Arbeitnehmer können Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selber herstellt oder vertreibt (und nicht nur vermittelt) vergünstigt bis zu 1.080 Euro jährlich erwerben. Es ist der Bruttoverkaufspreis (unverbindliche Preisempfehlung, Listenpreis etc.) abzüglich eines 4-prozentigen Abschlags zugrunde zu legen. Alternativ kann als Vergleichspreis ein seriöses Online-Angebot herangezogen werden, dann entfällt der Preisabschlag von 4 Prozent.
Private Nutzung betrieblicher Telekommunikation
Die private Nutzung von betrieblichen Computern oder Telekommunikationseinrichtungen, Mobiltelefonen sowie Computern in der Wohnung des Arbeitnehmers kann uneingeschränkt gewährt werden.
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Art des steuerfreien Bezuges (Auszug) | Steuerfrei bis zum Höchstbetrag |
Sachbezüge, monatlich | 44 Euro* |
Trinkgelder | ohne Begrenzung |
Übernachtungskosten bei einer dienstlichen Auswärtstätigkeit | 20 Euro** pauschal |
Umzugskostenerstattung: Ledige / Verheiratete / je weitere Person |
764 /1.528 / 337 Euro** |
Verpflegungsmehraufwand: mehr als 8 / 24 Stunden | 12 / 24 Euro** |
Vorsorgeuntersuchung durch AG, sofern überwiegend betrieblich veranlasst | ohne Begrenzung |
Werkzeuggeld, monatlich | tatsächliche Kosten |
* : Freigrenze: Bei Überschreiten entfällt die Steuerfreiheit vollständig **: Freibetrag: Bei Überschreiten entsteht Steuerpflicht in Höhe des gewährten Mehrbetrages | |
Sachbezüge und Warengutscheine
Gutscheine über Waren bzw. Dienstleistungen stellen Sachbezüge dar. Sie sind mit dem üblichen Verkaufspreis (Bruttowert) abzüglich eines pauschalen Preisnachlasses von 4 Prozent anzusetzen und können sogar außer Ansatz bleiben, wenn sie die 44-Euro-Freigrenze nicht übersteigen.
Als Gutscheine sehr beliebt sind:
- Tankgutscheine
- Einkaufsgutscheine
- Job-Tickets
- Gutscheine für Sportaktivitäten, wie z. B. Fitnessstudios
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Barzahlungen sind unschädlich, wenn die Zweckbindung nachvollziehbar ist. Gleichfalls kann ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter monatlich einen steuerfreien Stromzuschuss auf dessen Kundenkonto in Höhe des tatsächlichen Verbrauchspreises und maximal bis zur Freigrenze gewähren. Übersteigen die gewährten Sachzuwendungen die Freigrenze, so ist der vollständige Wert monatlich als geldwerter Vorteil zu behandeln.
TIPPS | Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Beiträge |
Geldwerter Vorteil im Überblick
Für die Besteuerung unentgeltlicher Sachbezüge ist deren Geldwert maßgebend. Dieser geldwerte Vorteil besteht bei unentgeltlicher Zuwendung im Preis und bei verbilligter Zuwendung in der Ersparnis (= Unterschiedsbetrag zwischen dem geldwerten Vorteil des Sachbezugs und dem tatsächlichen Entgelt. Der Wert des Sachbezugs (=geldwerter Vorteil) ist gem. § 8 EStG zu ermitteln. Nach Abzug der Zahlungen des Arbeitnehmers ergibt sich der zu versteuernde Wert für den Sachbezug (Arbeitslohn).
Trinkgelder
Trinkgelder, die Arbeitnehmer anlässlich einer Arbeitsleistung von Dritten (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern) erhalten, sind in unbegrenzter Höhe steuerfrei, sofern sie auf freiwilliger Basis erfolgen.
Reisekosten
Erstattet ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Reisekosten, können diese bis zur Höhe der abzugsfähigen Werbungskosten der Arbeitnehmers steuerfrei gezahlt werden. Dazu zählen:
- Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Fahrt- und Übernachtungskosten können wahlweise pauschal oder nach Beleg erstattet werden. Verpflegungsmehraufwendungen sind nur pauschal erstattungsfähig. Bei Nebenkosten gilt das grundsätzlich für die nachgewiesene (Beleg) oder glaubhaft gemachte (Eigenbeleg, Nachvollzug) Höhe.
Werkzeuggeld
Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Werkzeuge betrieblich nutzen, können Sie das entschädigen, sofern die Entschädigung nicht die tatsächlichen Aufwendungen der Arbeitnehmer überschreitet.
Zukunftssicherungsleistungen (hier: Betriebliche Altersvorsorge)
Arbeitnehmer haben seit 2002 durch das Altersvermögensgesetz (AVmG) einen Rechtsanspruch gegenüber ihren Arbeitgebern, Teile des Lohns vom Arbeitgeber steuerfrei in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds einzahlen zu lassen (Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung). Der Rechtsanspruch bezieht sich auf 4 Prozent der allgemeinen Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der gesetzlichen Rentenversicherung.
TIPP | Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch: Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung seit 01.01.2019 verpflichtend |
Weitere steuerfreie Zuwendungen
Arbeitsessen
Speisen, die Sie anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes Ihren Arbeitnehmern kostenlos im Betrieb gewähren, sind steuerfreie Aufmerksamkeiten, falls ihr Wert pro Arbeitnehmer und Arbeitseinsatz 60 Euro nicht überschreitet (R 19.6 Abs. 2 LStR).
Aufwandsentschädigungen an Übungsleiter, Musiker und im Pflegedienst
Begünstigt sind nebenberufliche Tätigkeiten, die im Dienst oder Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen oder mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienenden Einrichtung ausgeübt werden. Die Einnahmen aus einer begünstigten Nebentätigkeit sind bis zu einem Betrag von 2.400 Euro pro Jahr von der Besteuerung freigestellt.
Ehrenamtsfreibetrag
Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich sind bis zu 720 Euro jährlich als Aufwandspauschale steuerfrei gestellt, wenn die Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts bzw. einer Einrichtung i. S. des § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG erfolgt.
Sonn-, Feiertags- und Nachtzulagen (SFN)
Lohnzuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind gem. § 3b EStG steuerfrei. Die Steuerfreiheit für diese Zuschläge ist begrenzt auf 25 Prozent für Nachtarbeit, 50 Prozent für Sonntags- und 125 Prozent für Feiertagsarbeit. Für Arbeit am 1. Mai sowie an den Weihnachtstagen gilt eine Grenze von 150 % des Grundlohns von maximal 50 Euro pro Stunde (Einzelheiten vgl. Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge). Hinweis: Für die SV-Beitragsfreiheit ist der Grundlohn auf 25 Euro begrenzt.
SV-Freiheit von Zuwendungen
AG-Leistungen basieren meist auf den folgenden Rechtsansprüchen:
- Arbeitsrechtliche Bestimmungen (Schutz der Arbeitnehmer)
- Tarifrecht (Sozialleistungen)
- Gewohnheitsrecht (Betriebliche Übung!)
- Mitbestimmungsrecht (Betriebsrat)
- Sozialrecht (Grundabsicherung, z.B. Entgeltfortzahlung, Urlaub)
Diese Leistungen sind daher grundsätzlich beitragspflichtig zur gesetzlichen Sozialversicherung. Hingegen sind Betriebliche Sozialleistungen als freiwillige Arbeitgeberleistungen beitragsfrei.
FAZIT | Die Belastung mit Lohnsteuern und Sozialabgaben für Arbeitnehmer sowie der Aufwand für gesetzliche Sozialabgaben lassen sich für Arbeitgeber durch steuerfreie Arbeitgeber-Leistungen erheblich reduzieren. Die gewährte Arbeitgeber-Leistung kommt in voller Höhe dem Mitarbeiter zu Gute und der Betrieb kann mitunter noch die Vorsteuer (19 Prozent) geltend machen. |
