· Betriebsprüfung
Lohnsteuer-Außenprüfung: Steuerfallen, Prüfungsschwerpunkte, Handlungsanleitung
von Raschid Bouabba, MBA, MCGB GmbH Unternehmensberatung, Berlin
| Die Zahl der Lohnsteuer-Außenprüfungen ist seit Jahren auf hohem Niveau. Kommt der Betriebsprüfer zu Ihnen ins Unternehmen, müssen Sie seine Spielregeln kennen. CE Chef easy gibt Einblick in die aktuellen Prüfungsschwerpunkte, zeigt fünf riskante Steuerfallen auf und gibt eine Handlungsanleitung im Umgang mit dem Fiskus. Seien Sie vorbereitet! |
Lohnsteuer-Außenprüfung im Überblick
Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG) wird die Einbehaltung und Abführung der gesetzlichen Steuerabzugsbeträge überprüft.
Haftung: Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich und haften auch, wenn es zur Nachzahlung von Lohnsteuerabzugsbeträgen (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag sowie Kirchensteuer zur Lohnsteuer) kommt. Bei der Außenprüfung geht es darum, ob Sie für sämtliche Arbeitnehmer regelkonform Steuern abgeführt haben. Es geht auch um die Frage, ob der Barlohn oder der Sachbezug vollständig dem Lohnsteuerabzug unterworfen wurde und ob Voraussetzungen für die Lohnsteuer-Pauschalierung oder Lohnsteuer-Freiheit vorlagen.
Anordnung: Nach § 196 Abgabenordnung (AO) muss eine Lohnsteuer-Außenprüfung schriftlich angeordnet werden. Nach der Prüfungsanordnung sind diese Parameter bekanntzugeben:
- Prüfungszeitraum (in der Regel die zurückliegenden drei Jahre)
- Umfang der Prüfung
- voraussichtlicher Prüfungsbeginn
- Name des Prüfers
Prüfungsbeginn: Kommt der Außenprüfer, muss er sich ausweisen und den Beginn der Prüfung mit Datum und Uhrzeit aktenkundig machen.
Prüfungserkenntnisse: Schon während der Prüfung ist der Lohnsteuer-Prüfer in der Pflicht, Sie über die festgestellten Sachverhalte und mögliche steuerliche Auswirkungen zu unterrichten (§ 199 Abs. 2 AO), damit es nicht erst in der Schlussbesprechung böse Überraschungen gibt.
Zeitrahmen: Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt. Die Dauer ist auf das notwendige Maß zu beschränken: In erster Linie soll sich der Prüfer auf die Dinge fokussieren, die zu Steuerausfällen, Steuererstattungen oder Steuervergütungen sowie zu Gewinnverlagerungen führen können.
Digitale Betriebsprüfung
Seit 2002 hat das Finanzamt die Möglichkeit, Betriebsprüfungen digital bzw. elektronisch durchzuführen (§ 147 Abs. 6 AO). Sie sind verpflichtet, dem Fiskus alle Daten in prüfungskonformer elektronischer Form zu übergeben. In der Praxis heißt das: Die Arbeitgeber überlassen den Außenprüfern entsprechende Datenträger zur Auswertung auf ihren Notebooks.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt.
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Der digitale Datenzugriff besteht auf alle „steuerlich relevanten“ digital aufzubewahrenden Unterlagen.
MERKE | Aufbewahrungspflichtig sind auch steuerlich relevante E-Mails. Diese sind Handels- und Geschäftsbriefen gleichzusetzen, die ebenfalls aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung). Ein Handels- oder Geschäftsbrief ist gemäß der gesetzlichen Vorgaben jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Demzufolge können E-Mails, SMS, MMS oder auch Instant-Messaging-Nachrichten (WhatsApp, Threema etc.) Handelsbriefe sein. |
Digitale Schnittstelle
Um Probleme zu vermeiden, hat die Finanzverwaltung die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) eingeführt (hier die aktuelle Version 2019.1). Sie dient dem Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungsprogramm des Arbeitgebers zur Übergabe an den Lohnsteuer-Außenprüfer. Hierbei erfolgt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder gemäß den Anforderungen der GoBD unabhängig von dem beim Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm.
Durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens sind Sie seit 01.01.18 verpflichtet, die nach den Absätzen 1 und 2 sowie die nach § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG) aufzuzeichnenden Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. Dem § 8 LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) wird folgender Absatz 3 angefügt: § 4 Abs. 2a ist für ab dem 1.1.18 im Lohnkonto aufzuzeichnende Daten anzuwenden.
Betriebsprüfungsumfang / Mitwirkungspflichten
Steuerliche Betriebsprüfungen erstrecken sich meist auf einen Zeitraum von drei oder mehr Jahren. Die Betriebsprüfung soll dabei nur für die Prüfungszeiträume durchgeführt werden, zu denen dem Finanzamt rechtsverbindliche und vollständige Steuererklärungen (§ 150 AO) vorliegen. Im Fachjargon ist von „zeitnahen Betriebsprüfungen“ die Rede.
Checkliste / Mitwirkungspflichten |
Arbeitgeberpflichten nach § 200 AO
Arbeitnehmerpflichten nach § 42f Abs. 2 EStG
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Beachten Sie | Der Umfang der Mitwirkungspflicht richtet sich im Grundsatz nach Ermessen der Finanzbehörde. Aber die drei Kriterien sind in Bezug auf Ihre Mitwirkung auch vom Prüfer zu beachten: Notwendigkeit, Zumutbarkeit, Verhältnismäßigkeit.
MERKE | Der Lohnsteuer-Außenprüfer darf grundsätzlich alle lohnsteuerrelevanten Unterlagen einsehen. Das umfasst auch Jahresabschlüsse, Sachkonten, Kassenbücher, Verträge, Versicherungsunterlagen und Prüfberichte anderer Behörden.
Auf Wunsch erhält er auch weitere Informationen wie z. B. Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ergeben sich aus BMF-Schreiben 16.7.01, BStBl I 01, 415. |
Aktuelle Prüfungsschwerpunkte und Steuerfallen
Der Phantasie eines Außenprüfers sind keine Grenzen gesetzt. So wandeln sich auch die Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung ständig. Gegenwärtig rücken folgende Punkte besonders in das Visier der Prüfer:
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Steuerfallen durch Wahlrecht nach § 37b EStG
Im Jahressteuergesetz 2007 wurde § 37b EStG eingeführt. Zwar sollten sich daraus keine erweiterten Aufzeichnungspflichten ergeben. Was sich aber geändert hat, ist der Umgang beim Thema Geschenke bis 35 Euro. Die Lohnsteueraußenprüfer haben hier ein neues Prüffeld entdeckt, was entsprechende Kontrollmitteilungen für Ertragsteuer und Umsatzsteuer auslöst.
Hintergrund
Nach § 37b EStG können Sie die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder Geschäftsfreunde mit einem Steuersatz von pauschal 30 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) für den Zuwendungsempfänger übernehmen. Das Wahlrecht gilt immer für das gesamte Wirtschaftsjahr. Sie können entscheiden, ob Sie § 37b EStG für Zuwendungen an Dritte oder an Arbeitnehmer jeweils gesondert anwenden.
Beachten Sie | Pauschalbesteuerte Sachleistungen an eigene Arbeitnehmer des Zuwendenden (§ 37b Abs. 2 EStG) gehören zum Arbeitsentgelt und sind sozialversicherungspflichtig!
Arbeitshilfe / Diese fünf Steuerfallen sollten Sie kennen! | |
1. Steuerfalle StreuwerbeartikelSachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen (z. B. Kugelschreiber und Kalender), sind Streuwerbeartikel und müssen bei Anwendung des § 37b EStG nicht pauschal versteuert werden. Diese Regelung wendet das BMF (trotz entgegenstehender Auffassung des BFH (Az. VI R 52/11) weiter an.
Aber: Streuwerbeartikel an Arbeitnehmer sind bei der Prüfung der 44-Euro-Freigrenze mitzuzählen, wenn sie nicht in die Pauschalierungsvorschrift des § 37b EStG einbezogen werden.
Beispiel „Arbeitnehmer“
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2. Steuerfalle Sachzuwendungen: Aufmerksamkeit oder Geschenk?
Das Problem: Die Überwachung von Wertgrenzen ist zwar für ein einzelnes Geschenk nicht schwierig, aber die Überwachung über längere Zeiträume erfordert individualisierte Aufzeichnungen und führt damit zu erhöhtem Aufwand. Aus ertragsteuerlicher Sicht muss hier im Regelfall eine Vielzahl von Belegen auf ihre Abziehbarkeit geprüft (betrieblicher Aufwand, Geschenk, Bewirtung) und individualisiert (35-Euro-Grenze, Sozialversicherung im Konzern) werden.
„Aufmerksamkeiten“ zu persönlichen Anlässen von Geschäftspartnern sind Geschenke mit einem Wert von maximal 60 Euro. Diese müssen nicht nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal versteuert werden. Ertragsteuerlich liegt aber ein Geschenk vor. § 4 Abs. 5 EStG kennt keine Anlässe, nur die Wertgrenze von 35 Euro! Beispiel „Geschäftsfreund“
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3. Steuerfalle: Incentive-Reise mit FirmenfremdenNach Auffassung der Finanzverwaltung gehören die Bewirtungskosten in die Bemessungsgrundlage gemäß § 37b EStG. Ertragsteuerlich liegt aber eine geschäftlich veranlasste Bewirtung (§ 4 Abs. 5 EStG) vor. Und diese fällt nicht unter die Pauschalierungsvorschrift des § 37b EStG. Denn Bewirtungskosten führen beim Teilnehmer nicht zu einer Einnahme. Was viele Arbeitgeber aber nicht wissen ist, dass es hiervon zwei Ausnahmen gibt:
Beachten Sie | Aber auch hier gibt es wieder eine Besonderheit bzw. ist zu unterscheiden zwischen einer Incentive-Reise und einer Incentive-Tagesveranstaltung. Denn bei einer Tagesveranstaltung gehören die Bewirtungskosten nicht in die Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG. | |
4. Steuerfalle: Zuwendungen von DrittenUm keine Probleme mit der Gewährung geldwerter Vorteile durch Dritte zu bekommen, sollte ein Unternehmen alle Mitarbeiter, die mit der Außenwelt betrieblich in Berührung kommen, schriftlich zu folgenden Punkten belehren:
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5. Steuerfalle: SachprämienSachprämien sind steuerfrei, die der Steuerpflichtige für die persönliche Nutzung von Dienstleistungen von Unternehmen als Kundenbindung erhält, soweit sie jedermann zugänglichen sind und der Wert der Prämien 1.080 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigt (§ 3 Nr. 38 EStG).
Allerdings: Eine zeitgemäße und angemessene elektronische Abbildung ist aufgrund der Komplexität und der gesetzlichen Regelungen häufig kaum abbildbar. So ist z. B. die geforderte einzelfallbezogene Aufteilung einer gemischten Veranstaltung in einen Fach- und einen Incentiveanteil (inkl. zeitanteilige Berücksichtigung bei Reisekosten, Übernachtung), Gästebewirtung und die sich daraus abzuleitenden Umbuchungen kaum zu automatisieren. Der entstehende Aufwand und die trotzdem anschließende nicht vermeidbare Diskussion mit der Finanzverwaltung im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen und zusätzlich noch der allgemeinen Betriebsprüfung rechtfertigen den Aufwand für die Überwachung in keiner Weise. Im Gegenteil, je höher die Transparenz und Komplexität, desto einfacher werden zwangsläufig Fehler entdeckt, die dann zu Schätzungen führen. |
Abrechnungsbezogene Komplexität
Die Anforderungen generieren einen unverhältnismäßig hohen Personal- und Zeitaufwand. Dadurch, dass die Lohnsteuer gemäß § 37b pauschal erhoben wird, die Sozialversicherungsbeiträge jedoch nicht pauschal erhoben werden können, muss jede einzelne Zuwendung an Mitarbeiter einzeln in die individuelle monatliche Gehaltsabrechnung durch die HR-Abteilung mit aufgenommen werden. Insbesondere ist dies für Mitarbeiteressen/Veranstaltungen (die keine Betriebsveranstaltungen sind) sehr aufwendig.
Da das Personalmanagement meist keinen (buchhalterischen) Zugriff auf das ERP-System hat und sich somit keine Transaktionen auf den einzelnen Konten ansehen kann, müssen umfangreiche Verfahrensanweisungen geschrieben werden, um alle betroffenen Abteilungen einzubinden. Somit betrifft dieses Thema sowohl die interne Steuerabteilung als auch das Personalmanagement.
Dies hat die Pflege umfangreicher Excel-Tabellen zur Überwachung diverser lohnsteuerlicher Grenzen zur Folge. Diese sind
- 44-Euro- und 60-Euro-Grenze,
- Zuwendungen an ausländische Empfänger,
- Betriebsveranstaltung,
- umsatzsteuerliche Konsequenzen,
- Lohnversteuerung,
- Verbuchung der Bewirtungen/Geschenke an Mitarbeiter und an Externe, Korrekturbuchungen nach Kontrolle und Aufzeichnungspflichten.
Häufig ist der Bereich Reisekosten ausgelagert. Gleichwohl muss dieser in den Prozess involviert sein, da kleine Geschenke und Bewirtungen teilweise über Reisekostenabrechnungen eingereicht werden. Aufgrund der komplexen Verfahrensanweisung müssen regelmäßig Schulungen durchgeführt werden. Weiterhin ist die Lohnsteuer gemäß § 37b auf Geschenke an Externe über 35 Euro nicht abzugsfähig. Somit muss es auch hier einen Prozess geben, dass HR den nicht abziehbaren Lohnsteuerbetrag an die Steuer-Abteilung für die Erstellung der Steuererklärung übermittelt.
TIPPS | Handlungsempfehlung Während früher vielfach nur Stichproben genommen wurden, handelt es sich bei den aufgeführten Prüfschritten jeweils um vollständige Prüfungen des verfügbaren Datenmaterials. Das ist eine neue Qualität.
Deshalb müssen Sie absichern, dass es Spezialisten im Unternehmen gibt, die jährlich geschult werden ‒ und alle gesetzlichen Bestimmungen und vor allem entsprechende Novellen und Neuerungen im Steuerrecht kennen. Der aus einer Simulation resultierende Änderungsbedarf ist in die laufenden Prozesse einzupflegen.
Mithilfe praxisbezogener Schulungen sind dann auch alle betroffenen Führungskräfte zu sensibilisieren. Die operativ befassten Mitarbeiter sind durch standardisierte Checklisten und Prüfhilfen in die Lage zu versetzen, die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeiten zu erfüllen und die vorgeschriebenen Aufzeichnungen und Dokumentationen für Prüfzwecke zu gewährleisten. Nur so schaffen Sie die erforderliche Sicherheit. |
Ihre Prüfungsoptionen nach der Außenprüfung
Kommt es nach der Prüfung zu einer Korrektur der Besteuerung, muss eine Schlussbesprechung abgehalten werden. Nach § 201 Abs. 1 AO können Sie (Arbeitgeber) aber auch darauf verzichten. Ziel der Schlussbesprechung ist es, strittige Fragen zu klären und eine Einigung zu erreichen. Kommt es nicht dazu, gilt, dass die getroffenen Entscheidungen keine Rechtswirkung entfalten.
Beachten Sie | Sie haben jetzt die Möglichkeit, Sachverhalte zur Bekräftigung Ihrer Position vorzutragen. Der Prüfer muss seinerseits alle erheblichen Prüfungsfeststellungen und alle Änderungen der Besteuerungsgrundlagen im Prüfungsbericht (§ 202 AO) darlegen.
Dieser Prüfungsbericht muss Ihnen auf Antrag vor der Auswertung übersandt werden. Sie haben dann die Möglichkeit, in angemessener Frist Stellung zu nehmen. Wenn zu einem Sachverhalt mit einem Rechtsbehelf oder mit einem Antrag auf verbindliche Zusage zu rechnen ist, soll der Sachverhalt umfassend im Prüfungsbericht dargestellt werden.
Für den Prüfungsbericht gilt das Gleiche wie für die Schlussbesprechung. Auch das Anerkennen der Prüfungsfeststellungen nach Übersendung des Prüfungsberichts beinhaltet noch keine endgültige Entscheidung über das Ergebnis der Betriebsprüfung. Erst mit der Steuerfestsetzung oder aber durch Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung ist ein Abschluss erreicht (§ 12 Abs. 3 BpO 2000). Die Prüfungsfeststellungen werden vom zuständigen Finanzamt (Betriebsstättenfinanzamt) durch geänderte Steuerbescheide ausgewertet. Doch selbst gegen die geänderten Steuerbescheide könnten Sie dann noch immer Einspruch einlegen!
Häufigkeit der Außenprüfung
Nach § 3 BpO 2000 (Betriebsprüfungsordnung) werden Unternehmen in vier Größenklassen eingeteilt. Das BMF hat für die Einordnung in Größenklassen ab 1.1.19 neue Abgrenzungsmerkmale festgelegt.
Lohnsteuer-Außenprüfungen haben im Kalenderjahr 2018 zu einem Mehrergebnis von 793,4 Mio. EUR geführt. Von den insgesamt 2.559.853 Arbeitgebern wurden 96.338 Arbeitgeber abschließend in 2018 geprüft. Es handelt sich hierbei sowohl um private Arbeitgeber als auch um öffentliche Verwaltungen und Betriebe.
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Beachten Sie | Die Prüfsequenz kann keiner garantieren. Sie kann sich verkürzen, wenn komplexe Risikoanalysen Auffälligkeiten ergeben (z. B. kein geldwerter Vorteil für private Nutzung von Pkw versteuert, Abfindungszahlungen etc.). Quelle: Betriebsprüfungsdienst, durchschnittliche Angaben |
