· Fachbeitrag · Datenschutz
DSGVO: Was ist beim Versand einer Kundenzeitschrift zu beachten?
von Rechtsanwalt Kai-Uwe Recker, Kanzlei Dr. Heinicke, Eggebrecht, Ossenforth & Kollegen, München
| Die DSGVO und die Umsetzung der Datenschutzvorgaben wirft in Versicherungsagenturen viele Fragen auf. Ein WVV-Leser möchte wissen, was er beim Versand einer Kundenzeitschrift beachten muss. |
Frage: Wir fertigen 2-mal im Jahr eine Kundenzeitschrift und versenden sie an unsere Kunden. Die Kunden und die Ansprechpartner sind in einer Liste zusammengefasst, zu der nur meine Mitarbeiterin und ich Zugriff haben. Die Liste umfasst im Moment ca. 250 Ansprechpartner. Der Empfänger sieht nur seine Adresse, nicht aber die der anderen. Nun meine Frage: Muss ich von jedem einzelnen eine Einwilligung einholen?
Antwort: Eine Kundenzeitschrift kann per E-Mail sowie per Post versendet werden. Je nach Versandart gelten unterschiedliche Regeln.
Versand als Newsletter per E-Mail
Bei einem Versand der Kundenzeitschrift per E-Mail handelt es sich um einen klassischen Werbe-Newsletter. Für den Versand benötigen Sie daher die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Kunden (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG). Haben Sie wirksame Einwilligungen aus der Zeit vor dem 25.05.2018 vorliegen, können Sie diese weiterverwenden. Sie sind weiter gültig.
Ihren DSGVO-Pflichten kommen Sie gegenüber diesen Kunden am besten mit einer E-Mail nach.
Musterschreiben / E-Mail an Kunden mit wirksamer Einwilligung |
Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir Ihre übermittelten Daten für die Zustellung unseres Dienstes digital speichern und unserem Newsletterverteiler zugeordnet haben. Sie haben jederzeit das Recht, über Art und Umfang Ihrer gespeicherten Daten Auskunft zu erhalten sowie ohne Angabe von Gründen der Speicherung zu widersprechen.
Falls Sie künftig keinen Newsletter mehr von uns erhalten möchten, haben Sie die Möglichkeit, sich unter dem folgenden Abmeldelink von unserem Verteiler abzumelden: ... |
Wissen Sie nicht mehr, wie die E-Mail-Adressen erhoben wurden, oder geht es gar um Neukunden, ist der einzig sichere Weg: Sie müssen für den Versand eine vorherige ausdrückliche Einwilligung einholen. Ein Anschreiben per E-Mail an die Adresse, um die Einwilligung einzuholen, stellt regelmäßig selbst eine Werbung ohne Einwilligung dar u‒ und scheidet daher aus.
PRAXISTIPP |
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Notwendige Daten Um sich für den Newsletter anmelden zu können, benötigen wir neben Ihrer Einwilligung mindestens Ihre E-Mail-Adresse, an die der Newsletter versendet werden soll. Alle weiteren Angaben sind freiwillig und werden lediglich dazu verwendet, um Sie persönlich ansprechen und den Inhalt des Newsletters persönlich ausgestalten zu können. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie uns diese zusätzlichen Daten mitteilen.
Wie häufig wird der Newsletter versendet? Der Newsletter wird ca. alle ... Wochen versendet. Die Frequenz hängt jedoch von den Themen ab.
Einsatz von ... (Versender) Der Versand der Newsletter erfolgt mittels ..., einer Mail-Software, mit der auch E-Mail-Adressen sowie weitere Informationen zum Versand und zur Analyse der Newsletter gespeichert werden.
Double-Opt-In und Opt-Out Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link, eine „Double-Opt-In-E-Mail“. Bitte klicken Sie den Link, um Ihre Anmeldung zum Newsletter abzuschließen. Sie können dem Empfang des Newsletters jederzeit widersprechen („Opt-Out“). Einen Abmeldelink finden Sie in jeder Newsletter-Ausgabe oder in der „Double-Opt-In-E-Mail“.
Statistiken Um den Newsletter für Sie zu optimieren, schauen wir, wie häufig er von Adressaten geöffnet wird und welche Links die Adressaten klicken.
Datenschutzhinweise Ausführliche Informationen zum Versandverfahren und den Statistiken sowie zu Ihren Widerrufsmöglichkeiten erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung. |
Einwilligung zur Newsletter-Anmeldung auf der Homepage
- Im Rahmen der Einwilligung müssen Sie auch Informationen zum Newsletter liefern: Wie ist der Newsletter strukturiert? Inwieweit ist er personalisiert? Wird erfasst, welche Beiträge gelesen oder angeklickt werden?
- In der Bestätigungs-E-Mail für die Anmeldung und auch für die Abmeldung darf selbst keine Werbung enthalten sein.
- Statistiken und Analyse sollten Sie in den „Informationen zum Newsletter“ nur ansprechen, wenn Sie diese auch tatsächlich verwenden.
DSGVO und Datenschutz
Ihr E-Mail-Verteiler ist als eigener Punkt in ein etwaig vorhandenes bzw. nach der DSGVO zu führendes Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Schalten Sie externe Dienstleister zur Abwicklung des Newsletters ein, müssen Sie Auftragsverarbeitungsverträge abschließen.
Versand des Newsletters
Versenden Sie den Newsletter mit Outlook, müssen Sie sämtliche E-Mail-Adressen von Hand einpflegen. Stellen Sie aus Datenschutzgründen sicher, dass die Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen nicht sehen, indem Sie das Feld „BCC“ als Blindkopie nutzen. Nutzen Sie eine professionelle Mail-Software, können die E-Mail-Adressen erst gar nicht für die anderen sichtbar sein.
Versand per Post
Versenden Sie die Kundenzeitschrift per Post, erhält jeder Empfänger einen separaten Umschlag mit seiner Anschrift.
Einwilligung des Kunden zum Versand per Post
Für den Versand per Post müssen Sie auch eine Einwilligung einholen ‒ hier sind Name und Anschrift Pflichtangaben. Denn gegenüber Verbrauchern würde der Postversand spätestens mit der zweiten Kundenzeitschrift ohne Einwilligung eine unzulässige Belästigung.
Nach der DSGVO ist allerdings die Direktwerbung als berechtigtes Interesse in den Erwägungsgründen für eine Datennutzung zu finden, sodass voraussichtlich nicht mehr auf das nicht mehr gültige Listenprivileg des § 28 Abs. 3 BDSG-alt zurückgegriffen werden muss. Was die Rechtsprechung daraus macht, ist derzeit noch offen. Um die Einwilligung kommen Sie aber aus wettbewerbsrechtlichen Gründen, namentlich § 7 UWG, nicht herum.
Postwurfsendung ohne Einwilligung
Keine Einwilligung brauchen Sie, wenn Sie Ihre Kundenzeitschrift per Postwurfsendung in einem bestimmten Gebiet verteilen lassen. Hier sind die Zeitschriften nicht individualisiert und auch nicht an eine bestimmte Person adressiert. Sie werden aber auch nicht eingeworfen, wenn der Empfänger auf einer Sperrliste vermerkt ist, wie der Robinsonliste, oder einen Aufkleber zur Vermeidung von Werbung am Briefkasten angebracht hat.
