01.01.2007 | Aufbewahrungskosten und -pflichten

Rückstellungen bilden und Fristen einhalten

Für künftig anfallende Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Sie eine Rückstellung bilden (Bundesfinanzhof, Urteil vom 18.8.2002, Az: VIII R 30/01; Abruf-Nr.  021603 ). Offen war bislang, in welcher Höhe. Diese Frage haben die Oberfinanzdirektionen (OFD) der Länder beantwortet (OFD Magdeburg, Verfügung 21.9.2006, Az: S 2137 - 41 - St 211; Abruf-Nr.  063622 ; Senatsverwaltung Berlin, Verfügung 13.9.2006, Az: III A - S 2175 -1/06).

Wann ist eine Rückstellung zu bilden?

Eine Rückstellung müssen Sie für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen bilden. Welche das sind und wie lange Sie sie aufbewahren müssen, sehen Sie auf der folgenden Seite.

Für freiwillig aufbewahrte Unterlagen darf keine Rückstellung gebildet werden. Können Sie solche Unterlagen nicht problemlos aussortieren, soll ein Abschlag von 20 Prozent der rückstellungsfähigen Gesamtkosten gemacht werden. Sie sollten also nachweisen können, dass die Unterlagen im Archiv aufbewahrungspflichtig sind.

Mit welchem Betrag ist die Rückstellung anzusetzen?

In die Rückstellung einzubeziehen sind

die Kosten für den einmaligen Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen (zum Beispiel Sach- und Personalkosten für die Digitalisierung);

die Raumkosten im Verhältnis der Nutzfläche des Archivs zur Gesamtfläche des Gebäudes. Dazu zählen: Miete bzw. Gebäude-Abschreibung, Instandhaltung, Strom, Heizung, Grundsteuer