01.05.2007 | Jahresabschluss 2006

Rückstellung für Aufbewahrungskosten nicht vergessen!

Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute sowie Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen auch Versicherungskaufleute in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Wir zeigen, wie dieser Passivposten ermittelt und wie er über die Folgejahre angepasst wird.

Der Grundsatz

Im Jahresabschluss ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden (§  249 Absatz 1 Handelsgesetzbuch). Die handelsrechtliche Verpflichtung gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes zwingend auch für die Steuerbilanz, seit der Bundesfinanzhof diese gewinnmindernde Position auch für die Steuerrechnung als verbindlich eingestuft hat (Urteil vom 19.8.2002, Az: VIII R 30/01; Abruf-Nr.  021603 ).

Gesetzliche Verpflichtung zur Passivierung

Damit sind bilanzierende Versicherungskaufleute gesetzlich verpflichtet, Rückstellungen für Aufbewahrungskosten zu bilden. Das gilt für die mit der Aufbewahrung der Finanz- und Personalunterlagen sowie der Bank- und Kassenbelege verbundenen Kosten.

Wichtig: Wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, sind zwar ebenfalls eine Reihe von Geschäftsunterlagen für lange Zeit aufzubewahren. Mangels Rückstellung wird dies hier aber nicht sofort, sondern erst bei Zahlung der Kosten in den Folgejahren berücksichtigt.

Bilanzänderung

Sofern Sie in den Vorjahresabschlüssen keine Rückstellungen gebildet haben, kommt eine Bilanzänderung nach §  4 Absatz 2 Einkommensteuergesetz [EStG] in Betracht. Grund: Die Vorjahresabschlüsse entsprechen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.