19.12.2011 · Fachbeitrag · Buchführung

Geschäftsunterlagen - das darf jetzt in den Reißwolf

| Entrümpeln Sie Ihre Archive und Registraturen. Schaffen Sie Platz für neue Geschäftsunterlagen. Unsere alphabetisch geordnete Liste verschafft Ihnen einen Überblick, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2012 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. |

PRAXISHINWEISE | Sie müssen in punkto Aufbewahrung Folgendes wissen:

Geschäftsunterlagen sind je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO).

Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Wie Sie diese richtig ermitteln, können Sie in WVV Ausgabe 7/2011, Seiten 14 und 15 nachlesen.

Unterlagen	aus dem Jahr und früher
Abrechnungsunterlagen¹⁾	2001
Abtretungserklärungen	2005
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung	2001
Aktenvermerke	2005
Angebote	2005
Anhang z. Jahresabschluss²⁾	2000
Anlagevermögensbücher und -karteien	2001
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	2005
Auftragsbestätigungen	2005
Ausgangsrechnungen	2001
Außendienstabrechnungen¹⁾	2001

Bankbelege	2001
Bankbürgschaften	2005
Bauakten	2005
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger	2001
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen	2001
Bestellunterlagen	2005
Betriebsabrechnungsbögen	2001
Betriebskostenrechnung¹⁾	2001
Betriebsprüfungsberichte	2005
Bewertungsunterlagen	2001
Bewirtungsunterlagen	2001
Bilanzen (Jahresbilanzen)²⁾	2000
Bilanzunterlagen²⁾	2000
Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)	2001
Buchungsanweisungen	2001
Buchungsbelege	2001

COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)	2001

Darlehensunterlagen	2005
Datensicherungen	2001
Dauerauftragsunterlagen	2005
Debitorenlisten	2001
Depotauszüge	2001

Eigenbelege	2001
Eingangsrechnungen	2001
Einheitswertbescheide	2001
Essensmarkenabrechnungen¹⁾	2001

Fahrtenbücher	2001
Fahrtkostenerstattungen¹⁾	2001
Finanzberichte	2005

Gehaltslisten	2001
Geschäftsberichte	2001
Geschäftsbriefe	2005
Geschenknachweise	2005
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)	2001
Grundbuchauszüge	2005
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	2001
Gutschriftsanzeigen	2001

Handelsbriefe	2005
Handelsbücher	2001
Handelsregisterauszüge	2005
Hauptabschlussübersicht	2001

Inventuren	2001
Investitionszulagenbelege	2005

Jahresabschlusserläuterungen²⁾	2000
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	2001

Kalkulationsunterlagen	2005
Kassenberichte, -bücher	2001
Kassenzettel¹⁾	2001
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	2001
Kontenregister	2001
Kontoauszüge	2001
Kreditunterlagen	2001

Lageberichte²⁾	2000
Lieferscheine	2001
Lohnbelege (nach HGB)	2001
Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)	2005

Magnetbänder mit Buchfunktion	2001
Mahnbescheide	2005
Mietunterlagen	2001

Nachnahmebelege	2005
Nebenbücher	2001

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	2001

Pachtunterlagen	2001
Postscheckbelege	2001
Preislisten	2005
Protokolle	2005
Provisionsabrechnungen¹⁾	2001
Prozessakten	2005

Quittungen	2001

Rechnungen	2001
Reisekostenabrechnungen¹⁾	2001
Rentenversich.-nachweise	2001

Sachkonten	2001
Saldenbestätigungen	2001
Schadensunterlagen	2005
Scheck- und Wechselbelege	2005
Schriftwechsel	2005
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	2001
Spendenbescheinigungen	2005
Steuerunterlagen	2001

Telefonkostennachweise¹⁾	2001

Überstundenlisten	2005

Umsatzsteuervoranmeldungen	2001

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	2001
Verkaufsbücher	2001
Vermögensverzeichnis	2001
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)	2005
Versand- und Fracht unterlagen	2005
Versicherungspolicen	2005
Verträge	2005

Wareneingangs- und -ausgangsbücher	2001
Wechsel	2005

Zahlungsanweisungen	2000
Zinsberechnungen	2005
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	2001