18.07.2017 · Fachbeitrag · Agenturrecht

Online Kundenverarbeitungs- und Beratungsprogramm - richtig vorgehen bei der Dokumentation

von Rechtsanwalt Lutz Eggebrecht, Kanzlei Dr. Heinicke, Eggebrecht, Ossenforth & Kollegen, München

| Die Versicherer führen nach und nach ein Online gestütztes Kundenverarbeitungs- und Beratungsprogramm ein. Dabei wird auch die Beratungsdokumentation/Protokoll digital verarbeitet und vom Kunden digital unterschrieben. Fragen zum richtigen und rechtssicheren Vorgehen mit der Beratungsdokumentation und der Unterschrift des Kunden sind an der Tagesordnung. WVV beantwortet drei Praxisfragen. |

1. Digitales Speichern der Beratungsdokumentation ausreichend?

Es reicht aus, die Beratungsdokumentation digital zu speichern und dem Versicherungskunden digital zur Verfügung zu stellen. Nach § 62 VVG ist für die Beratungsdokumentation Textform vorgeschrieben. § 126b BGB verlangt für die Textform, dass eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Im Unterschied zur Schriftform bedarf es bei der Textform keiner eigenhändigen Unterschrift. Erklärungen in Textform sind z. B. klassische Schriftstücke auf Papier, das Computer-Fax, maschinell erstellte Briefe, USB-Sticks, CD-ROMs, DVDs, Speicherkarten, E-Mails.

2. Digitale Unterschrift anerkannt?

Sie müssen wissen: Eine Unterschrift des Kunden unter die Beratungsdokumentation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Nur wenn die Unterschrift des Kunden für die Erfüllung einer Formvorschrift vorgeschrieben ist, muss die Unterschrift des Kunden