· Fachbeitrag · Innergemeinschaftlicher Handel
So fragen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer praxisgerecht und sicher ab
von Sven Herpolsheimer, herpolsheimer fachberatung im automobilhandel, Kulmbach
| Die Erfahrung aus vielen Seminaren zeigt: Bei der Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zur Vorbereitung eines innergemeinschaftlichen Kfz-Geschäfts passieren viele Fehler - teils aus Unkenntnis, teils weil schlampig gearbeitet wird. Der folgende Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer praxisgerecht und sicher abfragen und gibt Ihnen dabei so manchen Hinweis, der die Sache vereinfacht. |
Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die qualifizierte Abfrage (= Bestätigung) einer europäischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist bei jedem steuerfreien EU-Geschäft zwingend erforderlich. Sie muss daher stets erledigt werden.
PRAXISHINWEIS | Eine ausländische USt-IdNr. können Sie kostenfrei beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) unter folgendem Link bestätigen lassen: http://evatr.bff-online.de/eVatR. |
Was sich ziemlich simpel anhört und wohl jeder liefernder Unternehmer als selbstverständlich erachtet, ist leider in der Realität häufig verzwickter als angenommen! Da ist zunächst der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung.
Einfache Bestätigung
Bei einer einfachen Bestätigung erhalten Sie lediglich Auskunft darüber, ob eine ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist. Das allein reicht bei Exportgeschäften nicht aus!
Qualifizierte Bestätigung
Bei steuerfreien EU-Lieferungen müssen Sie immer eine qualifizierte Bestätigung einholen.
Hier können Sie abfragen, ob die Angaben Ihres EU-Kunden
- zum Firmennamen (einschließlich der Rechtsform),
- zum Firmenort,
- zur Postleitzahl und zur Straße
mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten in Kombination mit der ausländischen USt-IdNr. übereinstimmen.
PRAXISHINWEIS |
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Mit Fehlermeldungen richtig umgehen
In manchen Fällen kommt es vor, dass statt „stimmt überein“ „vom Mitgliedsstaat nicht mitgeteilt“ erscheint. Dies ist unschädlich und erscheint häufig bei dem Feld „PLZ“ (Postleitzahl) bei der qualifizierten Bestätigung einer Adresse aus den EU-Ländern Rumänien und Litauen.
Sollte jedoch bei einem oder gar mehreren Feldern in roter Schrift „stimmt nicht überein“ erscheinen, stimmen die eingegebenen Daten nicht mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaats registrierten Angaben überein. Dann müssen Sie den Ursachen auf den Grund gehen. Die Gründe hierfür können sein:
- Die BZSt-Daten stimmen nicht, weil sie von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats fehlerhaft angeliefert wurden (Beispiele: Zahlendreher in Postleitzahl oder Hausnummer; Straßenbezeichnung „Rue“ statt „Avenue“).
- Die Firma hat die Gesellschaftsform gewechselt oder den Firmensitz verlegt. In diesem Fall ist eine Änderung bzw. Anpassung der Daten nur bei den zuständigen Behörden im jeweiligen Mitgliedstaat möglich. Sie kann auch nur von Ihrem Geschäftspartner selbst veranlasst werden.
PRAXISHINWEIS | Solange Änderungen nicht aktualisiert sind, ist keine vollumfängliche qualifizierte Bestätigung und folglich auch keine steuerfreie Lieferung möglich.
- Sie haben sich bei der Eingabe verschrieben, oder Sie haben ein Sonderzeichen, die in ausländischen Adressen oder Firmierungen häufig vorkommen, falsch eingegeben.
PRAXISHINWEIS | Diese Fehlerquelle können Sie selbst trocken legen:
- Auf der Internetseite der EU-Kommission können Sie sich für nahezu alle EU-Länder die richtige Adresse Ihres EU-Kunden anzeigen lassen. Der direkte Link lautet: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.
- In den meisten Fällen können Sie die ausgegebenen Daten 1:1 in die Eingabemaske beim BZSt übernehmen, um alle Punkte des qualifizierten Bestätigungsverfahrens mit „stimmt überein“ bestätigt zu bekommen.
Wichtig | Die Abfrage einer ausländischen USt-IdNr. bei der EU-Kommission ersetzt nicht die qualifizierte Abfrage beim BZSt.
Weitere Praxishinweise und Verhaltensempfehlungen
- Eine europäische USt-IdNr. kann rückwirkend - selbst nach Monaten - für ungültig erklärt werden! Machen Sie daher einen Screenshot bzw. einen Bildschirmausdruck von der Abfrage und der Anforderung des amtlichen Bestätigungsschreibens.
- Sie haben eine qualifizierte Abfrage der ausländischen USt-IdNr. bei Vertragsschluss vorgenommen und das amtliche Bestätigungsschreiben angefordert. Nun werden aber verkaufte Fahrzeuge oft Tage oder gar erst Wochen nach Vertragsabschluss fakturiert, bezahlt und übergeben. In diesem Fall brauchen Sie eine zusätzliche qualifizierte Bestätigung der USt-IdNr. für den Tag der Rechnungsstellung bzw. Fahrzeugübergabe! Denn sollte am Tag der Rechnungsstellung die USt-IdNr. nicht mehr gültig sein ist keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung möglich!
- Nach der Eingabe aller Daten für eine qualifizierte Abfrage und dem Klick auf „Amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern“ öffnet sich in Ihrem Browser ein separates Pop-up Fenster. Drucken Sie dieses Fenster immer zusätzlich aus. Denn die Detailangaben zu Datum und exakter Uhrzeit der Anforderung können dann dienlich sein, wenn das Original des Bestätigungsschreibens bei einer späteren Steuerprüfung nicht mehr auffindbar sein sollte.
- Kontrollieren Sie zudem nach Erhalt des schriftlichen Bestätigungsschreibens die Buchstaben „a, b, c, d“ neben der angefragten ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Feldern „Name, Ort, PLZ, Straße“. Die Bedeutung der vier möglichen Buchstaben im Einzelnen:
- „a“ stimmt mit den Angaben überein, die hierzu im angefragten EU-Mitgliedstaat gespeichert sind
- „b“ stimmt nicht mit den Angaben überein, die hierzu im angefragten EU-Mitgliedstaat gespeichert sind
- „c“ diese Angaben wurden von Ihnen nicht angefragt
- „d“ diese Angaben wurden vom angefragten EU-Mitgliedstaat nicht mitgeteilt.
- Die Steuerfreiheit eines Exportgeschäfts wird im Härtefall verworfen, wenn das amtliche Bestätigungsschreiben bei einer Umsatzsteuer-Sonder- oder Betriebsprüfung nicht im Original vorliegt! Überwachen Sie daher unbedingt den postalischen Eingang des Bestätigungsschreibens und stellen Sie sicher, dass das Original bei den Unterlagen zum entsprechenden (Fahrzeug-)Geschäft archiviert wird.
- Übernehmen Sie auf Vertragsunterlagen und auf den Rechnungen immer exakt die Adresse, die Sie sich beim BZSt in allen Punkten mit „stimmt überein“ bestätigt haben lassen. Ein wichtiges Adressmerkmal ist zusätzlich zum Firmennamen die Angabe der (richtigen) Gesellschaftsform. Beispielsweise in Frankeich „SARL“ als Abkürzung für „Société à responsabilité limitée“. Die Gesellschaftsform und deren Abkürzung zeigt es Ihnen bei der qualifizierten Bestätigung neben dem Punkt „Rechtsform“ an.
