· Teammanagement
Mit erfolgreichen Teammeetings zu informierten und motivierten Mitarbeitern
von Franco Tafuro, TAFURO & TEAM, Hamburg, tafuro-und-team.de
| Es gibt kaum ein Tool im Rahmen der Unternehmens- und Teamführung, das so kontrovers diskutiert wird wie Teammeetings. Einige Firmen haben mit viel Enthusiasmus ein System aufgebaut, bei dem regelmäßig und konsequent wichtige Themen besprochen werden. Bei anderen ist Ernüchterung eingekehrt: Endlosdiskussionen und Meckereien nerven, etliche Meetings lässt man einfach ausfallen. Was kann hier getan werden? |
Wie wird ein Meeting effektiv?
Regelmäßige, mindestens alle vier Wochen stattfindende Teambesprechungen sind ein entscheidender Faktor, um alle im Team noch stärker auf die gemeinsamen Ziele einzustimmen. Dabei sollten alle Teammitglieder neben zur Rück- und Vorschau aktiv eingebunden werden.
Ausgediente und unergiebige Teammeetings gehören zu den größten Zeitverschwendungen in Unternehmen. Zudem sorgen sie für eine generelle Abwertung dieses an sich wichtigen Instruments der Unternehmensführung.
Die häufigsten Ursachen für ineffektive Teammeetings sind
- schlechte Vorbereitung,
- unklare Ziele,
- zu viele Themen,
- eine mangelhafte Zeitplanung,
- eine schlechte, vom Ziel wegführende Moderation mit zu wenig Steuerung.
PRAXISTIPP | Bestimmen Sie jemanden aus Ihrem Team, der das Meeting moderiert. Dieser soll Themen und Uhrzeit im Auge behalten. Teilen Sie die gesamte Besprechungszeit durch die zu besprechenden Punkte und definieren Sie die maximale Zeit für die Themen. Streichen Sie ggf. einen Tagesordnungspunkt oder verschieben diesen. |
Die richtigen Themen wählen
Aktuelle und auch neue Themen sind für erfolgreiche Meetings essenziell. Haben Sie auch den Mut, Themen, die sich seit vielen Monaten ständig im Meeting wiederholen, zu eliminieren oder einzeln zu besprechen, um nicht das gesamte Team zu langweilen und zu viel Zeit und Energie zu verschwenden.
Entscheiden Sie im Vorfeld, ob ein gewähltes Thema wirklich in ein Teammeeting hineingehört. Folgende Tabelle hilft bei der Entscheidung:
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Ziel | Geeignet für Teammeeting? | Alternative |
Probleme lösen Der Lösungsweg ist im Detail noch nicht bekannt. | Sehr gut: In der Gruppe können Sie Probleme eingrenzen und ggf. einzelne Punkte auf Arbeitsgruppen oder Abteilungen verteilen. | |
Aufgaben verteilen Komplexe Aufgaben werden zugeordnet. | Sehr gut geeignet, um Aufgabenbereiche abzuklären. | Einzelgespräche |
Informieren Ein Praxisteam oder eine Abteilung soll gleichzeitig über wichtige Inhalte informiert werden. | Geeignet, wenn die Information leicht verständlich präsentiert werden kann. Ansonsten verteilen Sie vorab notwendige Informationen zum Einlesen. | Aushang: Rundschreiben per Mail oder Intranet, interner Verteiler |
Entscheiden Vom Team soll eine Entscheidung getroffen werden. | Nur geeignet und dann auch sehr gut, wenn wirklich eine ganze Gruppe die Entscheidung treffen soll und kann. | Entscheidung einem Experten oder einer Abteilung übergeben, um Alternativen zum Auswählen zu erarbeiten |
Überzeugen Mitarbeiter sollen von einer Idee oder Entscheidung überzeugt werden. | Bedingt geeignet; die Gefahr ausufernder Diskussionen ergibt sich. Unentschlossene können sich ablehnenden Argumenten anschließen. | Einzelgespräche, Meetings mit externen Moderatoren oder Coaches |
Beraten Ideen, Informationen und Fakten werden gesammelt. | Nur geeignet, wenn die Mitarbeiter sich bereits ausführlich in das Thema eingearbeitet haben. | Vorschläge vorab schriftlich und mündlich sammeln. |
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Der Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass sich das Team und die Praxis jeweils aufeinander zubewegen. Generell haben sich Freitage oder auch Zeiten vor der Mittagspause als nicht geeignet gezeigt, da ein Großteil des Teams dann bereits auf dem Sprung in das Wochenende oder die Pause steht. Ideal ‒ wenn auch schwieriger zu planen ‒ sind Meetings vor Beginn der Nachmittagssprechstunde oder auch am Abend ‒ und dann als offizielle Arbeitszeit.
Ergebnisse aus dem Meeting protokollieren
Meetings verlangen gerade bei der Vielzahl an Themen eine schriftliche Dokumentation. Der Kernsatz bei der verbindlichen Umsetzung lautet: Wer macht was bis wann und ggf. mit wem zusammen?
Verhalten in Meetings und Abläufe
Nach der Kontrolle des Protokolls des vergangenen Meetings sollten folgende Fragen obenan stehen: Was haben Sie aktiv in der vergangenen Zeit getan bzw. geplant? Was werden Sie für ihre Ziele in der folgenden Woche aktiv tun und wenn nicht erfolgt: Woran hat es konkret gelegen, wenn Themen aus dem alten Protokoll nicht umgesetzt werden konnten?
„Meetingkiller“ in den Griff bekommen
Es gibt immer wieder Situationen, bei denen es in Teambesprechungen nicht weitergeht, so z. B. bei Ping-Pong-, Kreis- oder Detaildiskussionen.
- Ping-Pong-Diskussion: Hierbei werden stets die gleichen Argumente beharrlich wiederholt. Meist sind nur wenige Kontrahenten beteiligt. Die anderen greifen nicht ein, aber allgemein kommt ein Gefühl der Langeweile und der Sinnlosigkeit auf.
- Kreisdiskussion: Zu einem ergebnislosen „Sich-im-Kreis-Drehen“ kommt es häufig, wenn für eine Entscheidung noch Informationen benötigt werden, die im Moment nicht zur Verfügung stehen.
- Detaildiskussion: Auch das sich Verbeißen in Detail- oder Begriffsdiskussionen führt zu Stillstand. Irgendwann wiederholen sich die Argumente und Teilnehmer ziehen sich nach und nach zurück, sodass nur noch zwei Personen an dem Schlagabtausch beteiligt sind.
Kommt es zu einer der o. g. Diskussionen, ist es schwer, zu einer ergebnisorientierten Diskussion zurückzukehren. Dann muss der Moderator eingreifen. Er könnte z. B. bei einer Kreis- oder auch einer Detaildiskussion die Frage oder Problemstellung als ungeklärt notieren und jemanden damit beauftragen, die fehlenden Informationen bis zum nächsten Meeting zu beschaffen. Ggf. ist diese Diskussion auch nicht für ein Meeting geeignet und sollte in ein Zweier-, Dreier- oder Vierergespräch verlagert werden, bis ein Ergebnis feststeht. Manchmal reicht es auch, als taktische Zäsur eine kurze Pause anzuberaumen. So manche festgefahrene Diskussion löst sich danach auf.
FAZIT | Teammeetings zeigen Chefs in vielen Unternehmen immer wieder auf, was für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wesentlich ist. Absprachen müssen gemeinsam getroffen werden. Der Erfolg von effektiven Meetings lebt von den Menschen und seinen Themen, welche ein Meeting mit den aktuellen und auch akuten Unternehmensthemen „belebene“. Der Grad an Effizienz wird dann letztlich bestimmt von Regeln und gelebten Ritualen, wodurch die Vereinbarungen dann umgesetzt werden. Je mehr eine Besprechung sich auf das Wesentliche reduziert, desto erfolgreicher wird dieses Werkzeug der Unternehmensführung. |
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Quellen
- Tafuro, in ZP Zahnarztpraxis professionell 01/2021 (zp.iww.de)
