· Kassen-Nachschau
Die Kasse muss stimmen! Ab 2018 haben Steuer-Prüfer noch mehr Rechte
von Jörg Thole, Chefredakteur CE Chef easy, IWW Institut
| Sie betreiben ein Kassensystem? Dann wissen Sie, dass die elektronische Dokumentation extrem wichtig ist, um bei Betriebsprüfungen unauffällig zu bleiben. Ab 01.01.2018 wird der Fiskus noch flexibler: Ohne Ankündigung und auch außerhalb einer Betriebsprüfung dürfen die Beamten dann eine Kassen-Nachschau vornehmen. Lesen Sie, was das bedeutet und nutzen Sie die Tipps von CE Chef easy, um auf alle Anforderungen vorbereitet zu sein. |
Die Kassen-Nachschau, die ab 01.01.2018 gilt, ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung, um schnell zu klären, ob Sie alle Kassendaten ordnungsgemäß erfassen. Die Prüfer suchen dabei nach auffälligen „erheblichen Sachverhalten“ in der Kassendokumentation ihrer „Geschäftsvorfälle“. Wird der Prüfer fündig, sind Sie dran: Es drohen erhebliche Steuer-Hinzuschätzungen. Umso wichtiger ist die lückenlose Aufzeichnung nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch (§§ 140 bis 148 AO und §§ 238 ff. HGB).
Beachten Sie | Sobald Ihre Bücher und Aufzeichnungen mangelhaft sind (wesentliche einzelne Mängel oder viele unwesentliche Mängel), gilt das als Ordnungswidrigkeit! Wenn Ihre Nachweise kein plausibles Gesamtbild mehr vermitteln, kommt es zu der gefährlichen Hinzuschätzung (§ 162 AO).
Vorsicht mit Kassen bis Baujahr 2010
Wenn Sie noch eine alte elektronische Registrierkasse betreiben, die keine Einzelaufzeichnung beherrscht und deren Speicher nicht exportiert werden kann, müssen Sie die sofort ausmustern. Denn es gilt die Einzelaufzeichnungspflicht ‒ die Schonfrist war Ende 2016 abgelaufen.
Beachten Sie | Bevor Sie bei der alten Kasse den Stecker ziehen, prüfen Sie, ob deren Speicher ausgelesen werden kann. Die Alt-Modelle besitzen meist nur einen flüchtigen RAM-Speicher. Das heißt: Wenn Sie den Stecker dauerhaft ziehen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis das Speichermodul seine Kapazität verloren hat. Wegen der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) müssen Sie das Schätzchen dann am Ausmusterungsplatz unter Umständen an einer Steckdose belassen.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung wurde mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ erstmalig in Form eines Gesetzes (klarstellend) festgelegt. Danach müssen die einzelnen Geschäftsvorfälle in Entstehung und Abwicklung jederzeit nachvollziehbar sein. Diese Parameter müssen erfasst werden:
- Identität des Vertragspartners
- Inhalt des Geschäfts
- die in Geld bestehende Gegenleistung
- soweit zumutbar, eine Bezeichnung des Geschäftsvorfalls
Die Erfassung der Identität ist jedoch nicht immer zumutbar.
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Ein Bäcker hat eine PC-Kasse. Täglich verkauft er Hunderte Brötchen an Kunden, die er nicht mit Namen erfassen kann. Deswegen sind all jene von der Erfassungspflicht ausgenommen, die Waren an eine Vielzahl von unbekannten Personen gegen Barzahlung verkaufen.
Die Identität muss dagegen immer bekannt sein, wenn ein Geschäftsvorfall über 15.000 Euro liegt.
Allerdings muss der Bäcker jedes Brötchen, das über die Theke geht, sauber dokumentieren. Beispiel: 3 Brötchen für 0,45 Euro pro Stück = 1,35 Euro. Das muss seine Kasse können! |
Was gilt für Kassen seit 25.11. 2010?
Prüfen Sie, ob Ihre Registrierkasse gesetzeskonform dokumentiert und die Anforderungen zur Einzelaufzeichnung vollständig erfüllt. Soweit das Gerät dem Gesetz nicht oder nur teilweise genügt, war es bis 31.12.2016 zwar nicht beanstandet worden (Schonfrist). Voraussetzung war jedoch, dass die möglichen Softwareanpassungen und Speichererweiterungen auch durchgeführt worden sind. Wurde das unterlassen, so arbeitet die Kasse nicht gesetzeskonform.
Soweit Ihr Gerät den Anforderungen entspricht, sind Sie bei jeder Prüfung zunächst auf der sicheren Seite ‒ bis 2022, dann ist die nächste Schonfrist vorbei (siehe unten Ausblick)!
TIPP | Klären Sie ggf. mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre Kasse sauber dokumentiert. Alle steuerlich relevanten Daten (bei Registrierkassen Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) müssen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. In einer kompakten PDF hat das IWW Institut die „Ordnungsgemäße Kassenführung“ für Sie zusammengefasst (Abruf-Nr. 44922588). |
Ausblick auf 2020
Die Kassenhersteller sind nun wieder gefordert: Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle besitzen. Das alles muss zertifiziert werden.
Sie als steuerpflichtiger Kassenbetreiber müssen dann eine elektronische Belegausgabe sicherstellen, die auch ausgedruckt ausgereicht werden darf. Weil das aber nicht immer praktikabel oder zumutbar ist, gibt es optionale Befreiungen (§ 148 AO).
Ab 2020 haben Sie,
- Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme und
- der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen
dem Finanzamt mitzuteilen.
Für die Benutzung des heutigen Kassenstandards gibt es eine Schonfrist bis 2022.
Offene Ladenkasse bleibt
Die offene Ladenkasse ist die Ausnahme von der Regel. Hier landet das Geld in einer Kassette, Schublade, Zigarrenschachtel etc. Solche Kassen gibt es vor allem in Kleinstbetrieben oder an Handelsständen bei Volksfesten, Sportstättenbetrieben etc.
Da es hier keine technische Unterstützung gibt, ist ein Kassenbericht zu führen ‒ um die Bareinnahmen zu dokumentieren. Wichtig ist, dass der Kassenbericht unveränderbar ist. Vermeiden Sie daher, den Bericht z.B. mit Excel zu erstellen. Hier könnte jederzeit manipuliert werden ‒ vgl. dazu Abgabenordnung (§ 146 Abs. 4 AO) ‒ Grundsatz der Unveränderbarkeit!
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Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss) |
./. Anfangsbestand (Kassenbestand des Vortages) |
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben) |
+ Kassenausgaben des Tages |
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen |
+ Privatentnahmen |
./. Privateinlagen |
./. sonstige Tageseinnahmen |
= Kasseneinnahme des Tages |
Beachten Sie | Die neue Kassen-Nachschau ab 2018 umfasst auch die offene Ladenkasse. Und da sollten sich die Betroffenen vor Ungemach schützen. Denn nun darf der Prüfer auch „als Kunde getarnt“ bei Ihnen am Verkaufsstand erscheinen. Auf diese „Entdeckungsgefahr“ sollten Sie jederzeit vorbereitet sein. Sobald sich der Beamte mit Ausweis zu erkennen gibt, haben Sie Stress: Bücher, Aufzeichnungen und die komplette Kassenführung sind nach Verlangen offenzulegen.
Sprechen Sie daher Ihren Steuerberater rechtzeitig zu Kassensturzfähigkeit, Zählprotokoll, Privatentnahmen an. Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit dem PDF-Dokument (Abruf-Nr. 44922588) entsprechend vor.
Weiterführende Hinweise
- Die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) finden Sie unter Abruf-Nr. 44922371
- Wenn Sie tiefer in die GoBD einsteigen wollen, hat die Peters, Schönberger & Partner mbB einen umfassenden Leitfaden zur GoBD für die Praxis in Unternehmen herausgebracht, den Sie hier finden: https://www.gobd.de/index.php
- Die kompakte Sonderausgabe des IWW Instituts „Ordnungsgemäße Kassenführung“ finden Sie unter Abruf-Nr: 44922588
