10.01.2011 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem Sie die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt haben.

Nachfolgend finden Sie - alphabetisch geordnet - eine Liste der Geschäftsunterlagen, die Sie seit dem 1. Januar 2011 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Beachten Sie: Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Absatz 3 Abgabenordnung).

Praxishinweis: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Wie Sie diese richtig ermitteln, können Sie in WVM Ausgabe 6/2007, Seite 15 nachlesen.

Unterlagen	aus dem Jahr und früher

Abrechnungsunterlagen¹⁾	2000
Abtretungserklärungen	2004
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung	2000
Aktenvermerke	2004
Angebote	2004
Anhang z. Jahresabschluss²⁾	1999
Anlagevermögensbücher und -karteien	2000
Anträge auf Arbeitnehmer sparzulage	2004
Auftragsbestätigungen	2004
Ausgangsrechnungen	2000
Außendienstabrechnungen¹⁾	2000

Bankbelege	2000
Bankbürgschaften	2004
Bauakten	2004
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger	2000
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen	2000
Bestellunterlagen	2004
Betriebsabrechnungsbögen	2000
Betriebskostenrechnung¹⁾	2000
Betriebsprüfungsberichte	2004
Bewertungsunterlagen	2000
Bewirtungsunterlagen	2000
Bilanzen (Jahresbilanzen)²⁾	1999
Bilanzunterlagen²⁾	1999
Bildträger (z. B. Fotokopien, Mikrofilme)	2000
Buchungsanweisungen	2000
Buchungsbelege	2000

COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)	2000
Courtage-Abrechnungen¹⁾	2000

Darlehensunterlagen	2004
Datensicherungen	2000
Dauerauftragsunterlagen	2004
Debitorenlisten	2000
Depotauszüge	2000

Eigenbelege	2000
Eingangsrechnungen	2000
Einheitswertbescheide	2000
Essensmarkenabrechnungen¹⁾	2000

Fahrtenbücher	2000
Fahrtkostenerstattungen1)	2000
Finanzberichte	2004

Gehaltslisten	2000
Geschäftsberichte	2000
Geschäftsbriefe	2004
Geschenknachweise	2004
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)	2000
Grundbuchauszüge	2004
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	2000
Gutschriftsanzeigen	2000

Handelsbriefe	2004
Handelsbücher	2000
Handelsregisterauszüge	2004
Hauptabschlussübersicht	2000

Inventuren	2000
Investitionszulagenbelege	2004

Jahresabschlusserläuterungen²⁾	1999
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	2000

Kalkulationsunterlagen	2004
Kassenberichte, -bücher	2000
Kassenzettel¹⁾	2000
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	2000
Kontenregister	2000
Kontoauszüge	2000
Kreditunterlagen	2000

Lageberichte²⁾	1999
Lieferscheine	2000
Lohnbelege (nach HGB)	2000
Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)	2004

Magnetbänder mit Buchfunktion	2000
Mahnbescheide	2004
Mietunterlagen	2000

Nachnahmebelege	2004
Nebenbücher	2000

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	2000

Pachtunterlagen	2000
Postscheckbelege	2000
Preislisten	2004
Protokolle	2004
Provisionsabrechnungen¹⁾	2000
Prozessakten	2004

Quittungen	2000

Rechnungen	2000
Reisekostenabrechnungen¹⁾	2000
Repräs.-aufwendungen	2000
Rentenversich.-nachweise	2000

Sachkonten	2000
Saldenbestätigungen	2000
Schadensunterlagen	2004
Scheck- und Wechselbelege	2004
Schriftwechsel	2004

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	2000
Spendenbescheinigungen	2004
Steuerunterlagen	2000

Telefonkostennachweise¹⁾	2000

Überstundenlisten	2004

Umsatzsteuervoranmeldungen	2000

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	2000
Verkaufsbücher	2000
Vermögensverzeichnis	2000
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)	2004
Versand- und Frachtunterlagen	2004
Versicherungspolicen	2004
Verträge	2004

Wareneingangs- und -ausgangsbücher	2000
Wechsel	2004

Zahlungsanweisungen	2000
Zinsberechnungen	2004
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	2000