01.01.2003 | Buchführung

Welche Unterlagen dürfen vernichtet werden?

Zu Beginn eines jeden Jahres stellen Sie sich die Frage, welche Geschäftsunterlagen Sie aussortieren und vernichten dürfen. Die Antwort hängt davon ab, für welche Unterlagen die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Grundsätzlich beträgt die Frist

zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und

sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen.

Unser Service: Damit Sie den Überblick bewahren, finden Sie am Ende der Seite eine Checkliste, aus der Sie ersehen können, welche Belege Sie seit dem 1. Januar 2003 in den Reißwolf geben dürfen. Sie können die Übersicht auch im Online-Service unter der Rubrik "Arbeitshilfen" downloaden.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist ist länger (sie wird gehemmt), wenn die Unterlagen für Steuern bedeutend sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Haben Sie zum Beispiel Ihre Einkommensteuer-Erklärung für das Jahr 1992 im Dezember 1995 abgegeben, gilt: Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen des Jahres 1992 endet mit Ablauf des 31. Dezember 2002. Endet die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer 1992 allerdings nach dem 31. Dezember 2002, endet auch die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf der Festsetzungsfrist. Die Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer würde in unserem Beispiel mit Ablauf des 31. Dezember 1999 enden (vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Steuer-Erklärung abgegeben worden ist). Wurde jedoch vor dem 31. Dezember 1999 eine Betriebsprüfung angeordnet, hemmt diese den Ablauf der Festsetzungsfrist, bis die Prüfungs-Bescheide unanfechtbar sind.

Unser Tipp: Für die Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen dürfen Sie eine Gewinn mindernde Rückstellung bilden. Das hat der Bundesfinanzhof kürzlich klargestellt. "Rückstellungsfähig" sind die künftig anfallenden Kosten der Räumlichkeiten, in denen Sie die Unterlagen aufbewahren. Anteilige Raumkosten, die auf nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen oder Unterlagen entfallen, für die die Aufbewahrungsfristen schon abgelaufen sind, müssen Sie allerdings abziehen. (Urteil vom 19.8.2002, Az: VIII R 30/01; Abruf-Nr.  021603 )