01.04.2006 | Originale einscannen und vernichten?

Der Makler als Aufbewahrungsstelle für die Kunden-Original-Post

von Dr. Peter Loibl, Syndikusanwalt bei der Charta Börse für Versicherungen AG

Einige Versicherungsmakler erhalten vereinbarungsgemäß von Versicherern die Original-Post für ihre Kunden zur Weiterleitung. Auf Grund des damit zusammenhängenden Kosten- und Verwaltungsaufwands stellt sich immer wieder die Frage, ob es rechtlich zulässig ist, die Original-Post einzuscannen und den Kunden per E-Mail zukommen zu lassen.

Sind Ihre Kunden einverstanden, ist rechtlich nichts gegen dieses Vorgehen einzuwenden. Was geschieht aber anschließend mit den Original-Unterlagen? Dürfen Sie diese vernichten? Lesen Sie nachfolgend, was Sie hier beachten müssen.

Allgemeines zur Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuer- und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Derjenige, der zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese ebenfalls für eine bestimmte Dauer aufbewahren. Ein Verstoß kann strafrechtlich geahndet werden.

Privatkunden müssen die geschäftliche Korrespondenz mit Versicherern und Versicherungsvermittlern nicht aufbewahren. Für Maklerkunden, die Gewerbetreibende respektive Kaufleute sind, gilt hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Geschäfts-Unterlagen dagegen dasselbe wie für Sie als Makler (§  257 Handelsgesetzbuch [HGB], §  147 Abgabenordnung):

Unterlagen, die die Firma selbst betreffen, sind zehn Jahre aufzubewahren. Zum Beispiel: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege.

Handels- und Geschäftsbriefe (zum Beispiel Korrespondenz mit dem Versicherer bzw. zwischen Makler und Versicherungsnehmer) sind sechs Jahre aufzubewahren; hierunter fallen auch Beratungsprotokolle.