24.11.2015 · Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen

So können Sie Ihren Mitarbeitern Tankgutscheine steuerbegünstigt zuwenden

| Tankgutscheine sind beliebt, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern etwas steuer- und sozialversicherungsfrei zuwenden wollen. Erfahren Sie, wie Sie Tankgutscheine gestalten, damit die gewünschten Effekte bei Ihren Mitarbeitern im Maklerbüro sicher eintreten. |

Spielregeln für Tankgutscheine

Sachzuwendungen an Ihre Mitarbeiter führen nicht zu Arbeitslohn, wenn sie den Wert von 44 Euro monatlich nicht übersteigen (44-Euro-Sachbezugsfreigrenze, § 9 Abs. 2 S. 11 EStG). Die Sachzuwendungen sind lohnsteuer- und beitragsfrei. Pro Jahr können Sie so den Lohn faktisch um bis zu 528 Euro erhöhen.

Entscheidend für die lohnsteuer- und beitragsfreie Einordnung ist, was der Mitarbeiter von Ihnen als Arbeitgeber beanspruchen kann.

Erhält der Mitarbeiter eine frei verfügbare Auszahlung in Geld, liegt steuer- und beitragspflichtiger Barlohn vor. Die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze scheidet aus.

Kann der Mitarbeiter lediglich eine Sache beanspruchen, liegt Sachlohn vor. Die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze lässt sich nutzen. Das ist bei einem klassischen Tankgutschein der Fall: Der Mitarbeiter kann lediglich eine Sache (eine bestimmte Menge an Kraftstoff) beanspruchen.

PRAXISHINWEIS | Um in punkto Sachlohn auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie den Mitarbeiter entweder auf dem Gutschein selbst oder in einer Zusatzvereinbarung darauf hinweisen, dass der Mitabeiter keine Auszahlung in Geld beanspruchen kann.

Möglichkeiten zur praktischen Umsetzung

Sie können Tankgutscheine in Ihrem Unternehmen wie folgt einsetzen:

Möglichkeit 1: Tankgutschein übergeben

Sie erwerben als Arbeitgeber den Gutschein bei einer Tankstelle und übergeben ihn an Ihren Mitarbeiter. Der Mitarbeiter löst den Gutschein in Höhe von maximal 44 Euro je Monat an der Tankstelle ein.

Wermutstropfen: In einem größeren Maklerunternehmen mit mehreren begünstigten Mitarbeitern ist diese Vorgehensweise für Sie als Arbeitgeber zeitaufwändig.

Beispiel

Makler V erwirbt jeden Monat an einer Tankstelle 10 Gutscheine im Wert von jeweils 44 Euro und verteilt diese zum Monatsbeginn an seine 10 Mitarbeiter. Diese lösen die Tankgutscheine im Laufe des Monats ein.

Lösung: Es liegt eine steuer- und beitragsfreie Zuwendung und damit kein Arbeitslohn vor.

Maßgebend für den Zeitpunkt des Zuflusses ist bei Gutscheinen, die bei fremden Dritten (z.B. Tankstellen) eingelöst werden, immer der jeweilige Übergabezeitpunkt. Der Zeitpunkt der späteren Einlösung ist unbedeutend.

Beispiel

Mitarbeiter M löst den Gutschein, den er am 1. September 2015 erhalten hat, erst im Oktober ein. Den am 1. Oktober erhaltenen Gutschein löst er ebenfalls im Oktober ein.

Lösung: Obgleich beide Gutscheine im gleichen Monat eingelöst werden, liegen zwei steuer- und beitragsfreie Sachzuwendungen vor.

Möglichkeit 2: Tankkarten ausgeben

Um sich die monatlichen Ausgabe von Gutscheinen zu sparen, können Sie (einmalig) Tankkarten an die Mitarbeiter ausgeben. Diese können dann monatlich bis zu einem Betrag von 44 Euro aufgeladen werden. Das vermeidet die „Zettelwirtschaft“ oder reduziert sie zumindest.

Möglichkeit 3: Sachzuwendung arbeitsvertraglich zusagen

Eine nahezu papierlose Sachzuwendung kann durch eine entsprechende arbeitsvertragliche (einmalige) Zusage erfolgen: Darin räumen Sie dem Mitarbeiter das Recht ein, bei einer bestimmten Tankstelle zu tanken, und gegen Vorlage des Tankbelegs von Ihnen einen Betrag von bis zu 44 Euro je Monat bar oder über die Lohnabrechnung zu erhalten. Auch dieses Vorgehen führt zu steuer- und beitragsfreiem Sachlohn.

PRAXISHINWEISE |

Fassen Sie die arbeitsvertragliche Zusage schon aus Nachweisgründen unbedingt schriftlich.

Legen Sie dabei auch fest, dass Ihr Mitarbeiter ohne Tankbeleg keine Barauszahlung beanspruchen kann.

Möglichkeit 4: „Eigengutscheine“ ausstellen und einlösen

Sie können auch monatlich „Eigengutscheine“ ausstellen und wie folgt abwickeln: Der Mitarbeiter erwirbt den Kraftstoff und lässt sich - gegen Vorlage des Tankbelegs - aufgrund des „unechten“ Gutscheins den Betrag von maximal 44 Euro je Monat von Ihnen auszahlen.

Vertragsmuster / Eigengutschein statt Tankgutschein

Der Arbeitnehmer ..., wohnhaft in ... (Ort, Straße) erhält einen Gutschein im Wert von 44 Euro monatlich.

Erwirbt der Arbeitnehmer Kraftstoff (z.B. an der Tankstelle ... in ...), erhält er gegen Vorlage des Tankbelegs die entstandenen Kosten, höchstens jedoch einen Betrag von 44 Euro monatlich ausgezahlt.

Der Arbeitnehmer kann ohne Vorlage des Tankbelegs keine Barauszahlung beanspruchen.

... (Ort, Datum)

(Unterschrift und Firmenstempel Arbeitgeber)

Ist der Tank-Betrag höher, erhält der Mitarbeiter aufgrund des vorgenannten Gutscheins lediglich einen Betrag von maximal 44 Euro monatlich ausgezahlt.

Wichtig | Der Mitarbeiter muss nicht zwingend Kraftstoff kaufen. Soll das gesamte Warensortiment an einer Tankstelle begünstigt sein, empfiehlt es sich, im Vertragsmuster wie folgt zu formulieren: „Erwirbt der Arbeitnehmer Kraftstoff oder sonstige Waren (z.B. an der Tankstelle) …“. Dann kann der Mitarbeiter auch andere Dinge an der Tankstelle erwerben.

PRAXISHINWEISE |

Wird beispielweise als Verwendungszweck „Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte“ oder „Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten“ angegeben, werden die Werbungskosten gekürzt. Geben Sie daher entweder keinen Verwendungszweck oder als Verwendungszweck ausschließlich „für Privatfahrten“ an.

Behalten Sie die arbeitsrechtlichen Folgen im Auge: Wenn Sie regelmäßig Gutscheine ausgeben, entsteht durch die zunächst freiwillige Zuwendung gegebenenfalls ein arbeitsrechtlicher Anspruch. Ob ein Freiwilligkeitsvorbehalt hilft, ist arbeitsrechtlich nicht abschließend geklärt. Sicher wäre lediglich eine zeitweise Unterbrechung der Zuwendung, also zum Beispiel indem Sie in einigen Monaten des Jahres keinen Gutschein gewähren.

Wichtig | Nach dem Wunsch einiger Bundesländer soll die steuer- und beitragsfreie Gewährung von Gutscheinen (und damit auch Tankgutscheinen) eingeschränkt oder vollständig abgeschafft werden. Glücklicherweise wurde dieses Begehren bisher noch nicht gesetzlich umgesetzt.

Weiterführende Hinweise

Das Vertragsmuster „Arbeitgeberleistungen: Eigengutschein statt Tankgutschein“ finden Sie auf wvm.iww.de unter Downloads → Musterschreiben → Personalmanagement