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29.01.2009 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Auf der folgenden Seite finden Sie einen Überblick darüber, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2009 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten dürfen, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist.  

Unser Service: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. In der Mai-Ausgabe 2007 (Seite 16) haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie diese richtig ermitteln.  

Aufbewahrungsfristen 2009  

Unterlagen  

aus dem Jahr und früher  

Abrechnungsunterlagen1)  

1998  

Abtretungserklärungen  

2002  

Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung  

1998  

Aktenvermerke  

2002  

Angebote  

2002  

Anhang z. Jahresabschluss2)  

1997  

Anlagevermögensbücher und -karteien  

1998  

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage  

2002  

Auftragsbestätigungen  

2002  

Ausgangsrechnungen  

1998  

Außendienstabrechnungen1)  

1998  

 

 

Bankbelege  

1998  

Bankbürgschaften  

2002  

Bauakten  

2002  

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger  

1998  

Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen  

1998  

Bestellunterlagen  

2002  

Betriebsabrechnungsbögen  

1998  

Betriebskostenrechnung1)  

1998  

Betriebsprüfungsberichte  

2002  

Bewertungsunterlagen  

1998  

Bewirtungsunterlagen  

1998  

Bilanzen (Jahresbilanzen)2)  

1997  

Bilanzunterlagen2)  

1997  

Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)  

1998  

Buchungsanweisungen  

1998  

Buchungsbelege  

1998  

 

 

COM-Verfahren (Computer Output Microfilm)  

1998  

 

 

Darlehensunterlagen  

2002  

Datensicherungen  

1998  

Dauerauftragsunterlagen  

2002  

Debitorenlisten  

1998  

Depotauszüge  

1998  

 

 

Eigenbelege  

1998  

Eingangsrechnungen  

1998  

Einheitswertbescheide  

1998  

Essensmarkenabrechnungen1)  

1998  

 

 

Fahrtenbücher  

1998  

Fahrtkostenerstattungen1)  

1998  

Finanzberichte  

2002  

 

 

Gehaltslisten  

1998  

Geschäftsberichte  

1998  

Geschäftsbriefe  

2002  

Geschenknachweise  

2002  

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)  

1998  

Grundbuchauszüge  

2002  

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)  

1998  

Gutschriftsanzeigen  

1998  

 

 

Handelsbriefe  

2002  

Handelsbücher  

1998  

Handelsregisterauszüge  

2002  

Hauptabschlussübersicht  

1998  

 

 

Inventuren  

1998  

Investitionszulagenbelege  

2002  

 

 

Jahresabschlusserläuterungen2)  

1997  

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent  

1998  

 

 

Kalkulationsunterlagen  

2002  

Kassenberichte, -bücher  

1998  

Kassenzettel1)  

1998  

Kontenpläne und Kontenplanänderungen  

1998  

Kontenregister  

1998  

Kontoauszüge  

1998  

Kreditunterlagen  

1998  

 

 

Lageberichte2)  

1997  

Lieferscheine  

1998  

Lohnbelege (nach HGB)  

1998  

Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)  

2002  

 

 

Magnetbänder mit Buchfunktion  

1998  

Mahnbescheide  

2002  

Mietunterlagen  

1998  

 

 

Nachnahmebelege  

2002  

Nebenbücher  

1998  

 

 

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung  

1998  

 

 

Pachtunterlagen  

1998  

Postscheckbelege  

1998  

Preislisten  

2002  

Protokolle  

2002  

Provisionsabrechnungen1)  

1998  

Prozessakten  

2002  

 

 

Quittungen  

1998  

 

 

Rechnungen  

1998  

Reisekostenabrechnungen1)  

1998  

Repräs.-aufwendungen  

1998  

Rentenversich.-nachweise  

1998  

 

 

Sachkonten  

1998  

Saldenbestätigungen  

1998  

Schadensunterlagen  

2002  

Scheck- und Wechselbelege  

2002  

Schriftwechsel  

2002  

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung  

1998  

Spendenbescheinigungen  

2002  

Steuerunterlagen  

1998  

 

 

Telefonkostennachweise1)  

1998  

 

 

Überstundenlisten  

2002  

 

 

Umsatzsteuervoranmeldungen  

1998  

 

 

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)  

1998  

Verkaufsbücher  

1998  

Vermögensverzeichnis  

1998  

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)  

2002  

Versand- und Frachtunterlagen  

2002  

Versicherungspolicen  

2002  

Verträge  

2002  

 

 

Wareneingangs- und -ausgangsbücher  

1998  

Wechsel  

2002  

 

 

Zahlungsanweisungen  

1998  

Zinsberechnungen  

2002  

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)  

1998  

 

 

1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)  

2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 1998  

 

 

 

Quelle: Ausgabe 02 / 2009 | Seite 4 | ID 124170