01.04.2007 | Fahrtenbuch

So erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Aufzeichnungen ordnungsgemäß

Eine ganze Reihe von Urteilen des Bundesfinanzhofs (BFH) zwingt zu sorgfältigen Fahrtenbuch-Aufzeichnungen. Beanstandet das Finanzamt die Einträge, wird der Anteil für Privatfahrten pauschal festgesetzt. Dann war nicht nur die Arbeit eines ganzen Jahres umsonst. Es werden meist auch noch höhere Steuern fällig. Das gilt sowohl bei selbstständigen Versicherungsvertretern als auch bei Angestellten mit Firmen-Pkw.

Die allgemeinen Regelungen

Nutzen Sie einen Betriebs-Pkw oder Ihre Mitarbeiter einen von der Agentur überlassenen Pkw, müssen sie die Privatfahrten versteuern.

Ansatz nach der "Ein-Prozent-Regelung" oder Fahrtenbuch

Die Privatfahrten lassen sich einfach und pauschal mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Pkw ermitteln ("Ein-Prozent-Regelung"). Hinzu kommen 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für die tägliche Pendelstrecke zwischen Wohnung und Agentur.

Der pauschale Ansatz mittels "Ein-Prozent-Regelung" ist jedoch in vielen Fällen steuerlich ungünstig, insbesondere wenn der Pkw nur selten für private Fahrten verwendet wird, er bereits komplett abgeschrieben ist oder der Kaufpreis inklusive der Extras hoch war. Hier lohnt der Nachweis der tatsächlich angefallenen Kosten und Fahrten über ein Fahrtenbuch, das Sie über das ganze Jahr hinweg führen müssen.

Das Finanzamt erkennt das Fahrtenbuch nur an, wenn es zeitnah und ordnungsgemäß geführt wird. Ist dies nicht der Fall, greift automatisch die "Ein-Prozent-Regelung". Diese Sicht der Finanzverwaltung hat der BFH in mehreren Urteilen bestätigt.

Wichtig: Diese Regeln müssen sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter mit Firmen-Pkw beachten. Formale Fehler im Fahrtenbuch führen selbst dann zur Pauschal-Ermittlung des Privatanteils, wenn sich die beruflichen Anteile sowie Pkw-Kosten aus den Angaben entnehmen lassen. Denn für den detaillierten Nachweis ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zwingend erforderlich.

Nachweis der betrieblichen Nutzung bei Selbstständigen