· Fachbeitrag · Reisekosten
Verpflegungspauschalen: Die neuen Regelungen und die Folgen für Ihre Agentur
von StB Dipl.-Finw. (FH) Susanne Weber, WTS Steuerberatungsges. mbH, München
| Ab dem 1. Januar 2014 gilt das neue Reisekostenrecht. Insbesondere wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch die „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Weitere Kernpunkte der Reform sind neue Verpflegungspauschalen, die Mahlzeitengestellung im Rahmen von Dienstreisen sowie Änderungen bei den Übernachtungskosten. Erfahren Sie in dieser Ausgabe anhand von praktischen Beispielen, welche Änderungen bezüglich der Verpflegungspauschale und der Mahlzeitengestellung auf Sie zukommen. |
Verpflegungspauschale künftig zweistufig
Bei den Verpflegungsmehraufwendungen gibt es ab dem 1. Januar 2014 nur noch zwei Beträge:
- Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro.
- Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung kann Ihr Mitarbeiter für jeden Tag, an dem er 24 Stunden abwesend ist, eine Verpflegungspauschale von 24 Euro beanspruchen. Für den An- und Abreisetag gilt die Pauschale von 12 Euro, ohne dass Mindestabwesenheitszeiten geprüft werden müssen.
Wichtig | Ihr Mitarbeiter kann den Betrag von 12 Euro auch dann in Anspruch nehmen, wenn er, ohne zu übernachten, an zwei Kalendertagen, in der Summe mehr als 8 Stunden beruflich auswärts tätig war (sogenannte Mitternachtsregelung).
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Ihr Mitarbeiter nimmt am Abend an einer Weiterbildung in Frankfurt teil. Er verlässt die Agentur in Nürnberg um 17:00 Uhr und fährt mit dem Zug nach Frankfurt. Die Veranstaltung dauert von 19:30 Uhr bis 21:30 Uhr. Mit dem letzten Zug, der um 22:15 Uhr aus Frankfurt abfährt, kehrt er um 1:15 Uhr des Folgetags zu seiner Wohnung in Nürnberg zurück.
Ergebnis: Ihr Mitarbeiter ist weder am ersten noch am zweiten Tag mehr als?8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich auswärts tätig. Da er aber in Summe mehr als 8 Stunden abwesend war, kann er für den ersten Tag (Tag mit der überwiegenden Abwesenheit) eine Verpflegungspauschale von 12 Euro beanspruchen. |
Die folgende Übersicht fasst das Gesagte noch einmal kurz zusammen:
Kürzung der Pauschale bei Gestellung von Mahlzeiten
Ab 2014 müssen Sie die Verpflegungspauschale Ihres Mitarbeiters kürzen, wenn er anlässlich oder während der Auswärtstätigkeit von Ihnen oder von Ihnen veranlasst von einem Dritten eine Mahlzeit erhält.
Die Kürzung beträgt
- für ein Frühstück 20 Prozent und
- für ein Mittag- oder Abendessen 40 Prozent.
PRAXISHINWEIS | Bei Dienstreisen im Inland bedeutet dies eine Kürzung um 4,80 Euro für ein Frühstück und 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. |
Eine Mahlzeit ist auf Ihre Veranlassung von einem Dritten gewährt, wenn
- Sie dem Mitarbeiter die Kosten aufgrund einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Vereinbarung (zum Beispiel der Reisekostenrichtlinie) erstatten und
- die Rechnung auf Sie ausgestellt ist oder es sich um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung handelt, die Ihnen im Original vorliegt.
PRAXISHINWEIS | Typische Beispiele für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten sind Hotelfrühstücke oder Mittag- oder Abendessen, die ein Mitarbeiter im Rahmen von extern durchgeführten Seminaren erhält, bei denen im Seminarpreis die Kosten für die Verpflegung enthalten sind. |
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Sie buchen für eine Dienstreise Ihres Mitarbeiters nach München eine Hotelübernachtung vom 17. auf den 18. Januar 2014. Ihr Mitarbeiter bezahlt die Rechnung vor Ort und reicht sie Ihnen mit seinen Fahrtkosten zur Erstattung ein.
Variante 1: Sie buchen eine Übernachtung inklusive Frühstück. Die Hotelrechnung wird auf Sie ausgestellt und beträgt für die Übernachtung 109 Euro (Brutto) und für das Frühstück 15 Euro (Brutto). |
Ergebnis: Da die Rechnung auf Sie ausgestellt ist, wird die Veranlassung der Mahlzeitengestellung ohne Weiteres anerkannt. Sie können dem Mitarbeiter den vollen Rechnungsbetrag in Höhe von 124 Euro steuerfrei erstatten. Da Sie dem Mitarbeiter während der Dienstreise eine Mahlzeit gewährt haben, muss die Verpflegungspauschale für den Rückreisetag gekürzt werden. Folgende Pauschalen ergeben sich: Anreisetag 12 Euro; Rückreisetag 7,20 Euro (12 Euro ./. 4,80 Euro).
Variante 2: Sie buchen nur eine Übernachtung ohne Frühstück. Die Hotelrechnung wird auf Sie ausgestellt und beträgt für die Übernachtung 109 Euro (Brutto).
Ergebnis: Da Sie kein Frühstück gewährt haben, können Sie dem Mitarbeiter neben den Übernachtungskosten von 109 Euro (Brutto) sowohl für den Anreisetag als auch für den Abreisetag eine ungekürzte Verpflegungspauschale von 12 Euro steuerfrei erstatten.
Variante 3: Sie buchen eine Übernachtung inklusive Frühstück. Die Hotelrechnung wird nicht auf Sie ausgestellt und beträgt für die Übernachtung 109 Euro (Brutto) und Frühstück 15 Euro (Brutto).
Ergebnis: Auch wenn die Rechnung nicht auf Sie ausgestellt ist, kann das Frühstück von Ihnen veranlasst sein, wenn die Rechnung die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllt, und Ihr Mitarbeiter Ihnen den Originalbeleg vorlegt. Dann ist das Ergebnis gleich dem in Variante 1. |
Wichtig | Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist für jeden Kalendertag gesondert zu prüfen. Die Kürzungsbeträge dürfen die Verpflegungspauschale aber nicht übersteigen. Eine Kürzung erfolgt maximal auf 0 Euro.
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Ihr Mitarbeiter nimmt am 13. und 14. Januar 2014 (Montag und Dienstag) an einer Schulung des Versicherers in München teil. Er reist bereits am Sonntagabend an. Die Hotelrechnung ist auf Sie ausgestellt und lautet pro Nacht auf 88 Euro (Brutto) für die Übernachtung und 12 Euro (Brutto) für das Frühstück. An den Seminartagen erhält der Mitarbeiter jeweils ein Mittagessen vom Versicherer.
Variante 1: Die Schulung ist kostenpflichtig. Sie bezahlen die Rechnung an den Versicherer.
Ergebnis: Sie können Ihrem Mitarbeiter die Übernachtungskosten in München in voller Höhe steuerfrei erstatten. Da der Mitarbeiter während seiner Dienstreise in München auf Ihre Veranlassung hin von einem Dritten (dem Versicherer) Mahlzeiten erhalten hat, sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:
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Variante 2: Die Schulung (inklusive Verpflegung) ist für die Seminarteilnehmer kostenfrei.
Ergebnis: In der Variante 2 wird das Mittagessen nicht auf Ihre Veranlassung hin von einem Dritten (Versicherer) gewährt. Es wird als Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung angesehen (BFH, Urteil vom 18.9.2007, Az. I R 75/06; Abruf-Nr. 073962). Deswegen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt. Sie können daher folgende Verpflegungspauschalen erstatten:
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Versteuerung von Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert
Erhält Ihr Mitarbeiter im Rahmen einer Dienstreise von Ihnen oder von einem Dritten eine „übliche“ Mahlzeit gestellt, dann entsteht bei ihm grundsätzlich ein geldwerter Vorteil. Dieser wird mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert.
Als „üblich“ gilt ab 2014 eine Mahlzeit mit einem Preis bis zu 60 Euro. Die 60-Euro-Grenze ist als Bruttobetrag zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst.
PRAXISHINWEISE |
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Für die in den Beispielen gewährten Mahlzeiten braucht kein geldwerter Vorteil versteuert zu werden. Es handelt sich um übliche Mahlzeiten, bei denen ein Preis von weniger als 60 Euro (Brutto) unterstellt werden kann (BMF, [Anwendungs-]Schreiben vom 30.9.2013, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004; Abruf-Nr. 133156, Randziffer [Rz.] 62).
Wichtig | Übersteigt der Preis die 60-Euro-Grenze, dann ist der Wert des Essens als Sachzuwendung (sogenanntes Belohnungsessen) lohnsteuerpflichtig. In diesen Fällen muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden (BMF, Schreiben vom 30.9.2013; Abruf-Nr. 133156, Rz. 80).
Findet die Weiterbildungsmaßnahme in Ihrer Agentur statt und erhält der Mitarbeiter eine Mahlzeit gestellt, gelten auch hier unseres Erachtens die amtlichen Sachbezugswerte (R 19.7 Abs. 1, R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 8 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]).
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Sie haben eine Agentur mit Filialen an 4 Standorten. Sie laden einen externen Referenten in Ihre Hauptfiliale in A ein, um die Mitarbeiter aus allen Filialen über Änderungen zum Jahreswechsel zu informieren. Die Veranstaltung dauert von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr. An der Veranstaltung nehmen die Mitarbeiter aus der Hauptfiliale und den auswärtigen Filialen teil. Für die Mittagsverpflegung liefert ein Caterer für alle ein warmes Essen zum von Preis 15 Euro (Brutto) je Gericht.
Ergebnis: Da der Preis der Mahlzeit 60 Euro (Brutto) nicht übersteigt, kann die Mittagsmahlzeit für die Mitarbeiter von den auswärtigen Filialen mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Aufgrund der Dauer der Veranstaltung (8 Stunden) kann davon ausgegangen werden, dass alle auswärtigen Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Eine Versteuerung des Sachbezugswerts unterbleibt. Die Verpflegungspauschale Ihrer Mitarbeiter ist entsprechend zu kürzen.
Für Ihre Mitarbeiter, die ihre erste Tätigkeitsstätte in der Hauptfiliale in A haben, ist die Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten (R 19.7 Abs. 1 LStR). Hier gilt aber die Wertgrenze von 40 Euro (Brutto). Für diese Mitarbeiter muss der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser kann aber unseres Erachtens mit 25 Prozent pauschal nach § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG besteuert werden. |
Wichtig | Ab 2014 ist auf der Lohnsteuerbescheinigung ein „M“ einzutragen, wenn dem Mitarbeiter anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung von Ihnen oder auf Ihre Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit gestellt wird, die nach den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist.
Hat Ihnen das Betriebsstättenfinanzamt für die Bescheinigung der steuerfrei gezahlten Verpflegungspauschalen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen (zum Beispiel, weil sie aus dem Reisekostenabrechnungssystem ersichtlich sind), brauchen Sie den Großbuchstaben „M“ (zumindest) bis 2015 nicht zu bescheinigen (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Abruf-Nr. 133156, Rz. 86).
Weiterführende Hinweise
- Beitrag „Reisekostenreform 2014: Die neue „erste Tätigkeitsstätte“ und die Folgen für Ihre Agentur“, WVV 12/2013, Seite 6
- Schreiben Sie an wvv@iww.de, wenn Sie in Ihrer Agentur weitere Fragen zur Reisekostenreform 2014 haben. Wir werden diese Fragen sammeln und in unserer Berichterstattung darauf eingehen.
