01.11.2005 | Digitale Betriebsprüfung

Neue Buchhaltungs-Software Pflicht?

von Dipl.-Ing. Peter Rösch CMC/BDU, Haar bei München

Viele Autohäuser verfügen über Buchhaltungssysteme, die es nur ermöglichen, die Buchhaltungsdaten maximal 30 Tage zu archivieren. Die monatliche Buchhaltung wird am Monatsende abgeschlossen, die Daten werden ausgedruckt und dann gelöscht, damit der neue „Buchhaltungsmonat“ begonnen werden kann. Ist der Kfz-Händler in einem solchen Fall verpflichtet, sich ein neues Buchhaltungssystem anzuschaffen, das die Archivierung der per EDV erstellten Buchhaltungsdaten ermöglicht?  

Auswertemöglichkeiten

Für die „Digitale Betriebsprüfung“ sind dem Prüfer alle Auswertemöglichkeiten, die der Händler mit dem EDV-System hat, bereitzustellen (§146und §147 Abgabenordnung). Die Anschaffung eines neuen EDV-Systems nur zur Vorbereitung einer möglichen „Digitalen Betriebsprüfung“ gilt als nicht zumutbar (Intemann/Cöster, Deutsches Steuerrecht 2004, 1981). Die Finanzverwaltung darf kein neues Buchhaltungs-System fordern für die Zugriffsformen  

• durch den Prüfer direkt am System („Z1“) oder

• auf Anweisung des Prüfers durch Mitarbeiter des Händlers („Z2“).

Überlassung der Daten auf Datenträgern

Anderes gilt für die Überlassung der Daten auf Datenträgern („Z3“, IDEA-geeignete Exportschnittstelle): Der Händler muss die steuerrelevanten maschinell auswertbaren Daten für den Prüfungszeitraum bereitstellen. Kann das vorhandene System oder ein dafür angebotenes Software-Modul das nicht leisten, stellt sich die Frage der Zumutbarkeit einer Ersatzbeschaffung. Da es sich um eine Ermessensfrage handelt, sollten Sie sich absichern. Gehen Sie wie folgt vor:  

• Beschreiben Sie die im Tagesgeschäft erforderlichen Buchungsprozesse, seit wann das eingesetzte EDV-System im Einsatz ist und informieren Sie darüber Ihren Steuerberater.

• Bewahren Sie die Monatssicherung vor dem Löschen der Buchungen auf neuen Bändern auf. Eventuell können die Daten auch auf die Festplatte gespeichert werden. Im Rahmen der Betriebsprüfung könnten dann die Daten für einzelne Monate zurückgesichert werden. Fragen Sie hierzu Ihren EDV-Anbieter.

• Ergänzen bzw. erstellen Sie Ihre Organisationsanweisung für eine Betriebsprüfung. Fügen Sie die unter Punkt 1 und 2 dokumentierten Verfahren ein. Wird eine Betriebsprüfung angekündigt, sollte Ihr Steuerberater die Organisationsanweisung, aus der die eingeschränkten technischen Möglichkeiten erkennbar sind, dem Prüfer vor Prüfungsbeginn übermitteln.