05.01.2024 · Fachbeitrag · Organisation

EU-Lieferung: So gelingt die Dokumentation von innergemeinschaftlichen Lieferungen „Bp-sicher“

| Seit Einführung der „Quick Fixes“ im Jahr 2020 ist sie eines der beliebtesten Prüffelder bei Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen in Autohäusern geworden: Die Dokumentation von innergemeinschaftlichen Lieferungen. ASR stellt Ihnen ein Software-Tool vor, das die zweifelsfreie digitale Dokumentation der Abfrage beim BZSt einfach und effizient ermöglicht. |

Darauf kommt es bei EU-Lieferungen an

Innergemeinschaftliche Lieferungen im Autohaus sind z. B. Lieferungen eines Fahrzeugs oder von Ersatzteilen an einen anderen Unternehmer, bei denen der Gegenstand ‒ also das Fahrzeug oder das Ersatzteil ‒ über die Grenze in einen anderen EU-Mitgliedstaat bewegt wird.

UST-IdNr. spielt zentrale Rolle

Dabei schon immer wichtig: Die ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Kunden und ihre Gültigkeit. Seit den „Quick Fixes“ hat sie jedoch entscheidende Bedeutung erlangt. Denn nur mit der EU-ausländischen USt-IdNr. des Kunden, die im Zeitpunkt der Lieferung gültig ist, ist die Lieferung steuerfrei.

Ist die USt-IdNr. nicht gültig oder nicht dem Kunden zugeordnet, darf die Abrechnung der innergemeinschaftlichen Lieferung nicht steuerbefreit erfolgen. Andernfalls gehen Sie als Händler das Risiko ein, bei einer späteren Prüfung des Finanzamts Umsatzsteuer zuzüglich Zinsen nachentrichten zu müssen.

Überprüfung und Dokumentation von Richtigkeit und Gültigkeit sind Pflicht

Besonders risikoanfällig sind Sachverhalte, in denen die USt-IdNr. eines Kunden von dessen Mitgliedstaat nachträglich für ungültig erklärt wird. Solche Fälle kommen in der Praxis immer wieder vor. Dann bleibt Ihnen oft nur die Möglichkeit, sich auf Vertrauensschutz zu berufen. Grundvoraussetzung dafür ist aber, dass Sie alle Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns beachtet haben ‒ und dazu zählt insbesondere die Überprüfung der Richtigkeit und Gültigkeit der USt-IdNr. des Kunden und deren Dokumentation.

So erfolgen Abfrage und Dokumentation rechts- und „finanzamtssicher“

Die deutsche Finanzverwaltung verlangt, dass die Gültigkeitsabfrage mithilfe der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) erfolgt. Dabei müssen Sie als Händler Ihre eigene USt-IdNr. angeben, mit der Sie die Abfrage durchführen. Diese Daten speichert das BZSt. Der Prüfer des Finanzamts wird vor einer Prüfung bei Ihrem Autohaus in der Datenbank des BZSt auslesen, welche und wie viele Abfragen Sie mit Ihrer USt-IdNr. durchgeführt haben. So kann der Prüfer leicht feststellen, ob und wie viele solcher Abfragen Ihr Autohaus beim BZSt vorgenommen ‒ oder aus seiner Sicht: unterlassen ‒ hat.

Die Abfrage beim BZSt und ihr Ergebnis müssen Sie leicht und eindeutig nachvollziehbar dokumentieren. Dazu lässt die Finanzverwaltung zu, einen Screenshot von der Website der Bestätigungsanfrage des BZSt anzufertigen und zu speichern. Der Haken: Diese Daten können mittels Bildbearbeitungsprogrammen ohne vertiefte Computerkenntnisse verändert werden. Deswegen gibt ein Screenshot keine Garantie gegen Beanstandungen der Finanzverwaltung. Hinzu kommt: Jede USt-IdNr. muss einzeln eingegeben und jeweils ein Screenshot der Ergebnisseite aufgenommen werden. Bei mehreren Abfragen erfordert das einen enormen manuellen Aufwand und ist fehleranfällig.

VIP-Tool vereinfacht Durchführung und Dokumentation

Weitaus einfacher und effizienter gelingt die Durchführung und Dokumentation mit einer Software, die ASR genauer unter die Lupe genommen hat: Dem VAT Identification Proof Tool, kurz VIP Tool. Es sorgt für eine zweifelsfreie digitale Dokumentation der Abfrage beim BZSt. Die Vorteile des Tools auf einen Blick:

Überblick / Das kann das VIP-Tool

• Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche kann jeder beliebige Anwender entweder eine Einzel- oder eine Massendatenabfrage durchführen.

• Kundenstammdaten lassen sich mit Anschrift und USt-IdNr. aus den Kundenstammdaten exportieren und in das VIP-Tool importieren.

• Auf Knopfdruck wird die Gültigkeitsabfrage beim BZSt durchgeführt. Dazu stellt das BZST eine amtliche Schnittstelle zur Verfügung.

• Das VIP-Tool generiert aus dem Ergebnis der Abfrage beim BZSt ein lesefreundliches, nicht veränderbares PDF-Dokument, das mit einem zertifizierten Zeitstempel versehen wird. Das Ergebnis und der Zeitpunkt der Gültigkeitsabfrage sowie die eigene USt-IdNr. sind damit eindeutig, lückenlos und unveränderlich dokumentiert. Dies genügt den höchsten Anforderungen im Sinne der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (Stichwort: Revisionssicherheit).

• Das PDF-Dokument können Sie einfach in Ihrem unternehmenseigenen System speichern und dadurch digital archivieren; zusätzlich ist ein lesefreundlicher Ausdruck möglich.

• Die Ergebnisse werden mit einem leicht verständlichen Ampelsystem gekennzeichnet, das es erleichtert, bei Bedarf weitere Maßnahmen zu ergreifen, z. B. den Kunden zur Berichtigung der mitgeteilten Daten aufzufordern.

• Darüber hinaus ermöglicht das VIP-Tool die nutzerunabhängige Speicherung der Abfrageergebnisse: Solange Sie die Software nutzen, werden die Abfrageergebnisse auch in der deutschen Cloud gespeichert. Sollten also Anwender wechseln oder eine Ablage im eigenen System vergessen worden sein, kann das Abfrageergebnis aus der Cloud heruntergeladen werden.

• Die Kosten sind unabhängig von der Anzahl der Nutzer. Sie richten sich allein nach der Anzahl der USt-IdNr.n, unter denen Gültigkeitsabfragen durchgeführt werden. In der Regel ist also nur eine Lizenz erforderlich. Bei mehreren Standorten oder in Konzernen mit mehreren Unternehmen und folglich USt-IdNr.n fallen Kosten je nach Anzahl der USt-IdNr. an.

Wichtig | Das VIP-Tool stammt von einem ISO-zertifizierten deutschen Softwarehaus und nutzt sichere deutsche Server.

Weiterführender Hinweis

• Das VIP-Tool stammt aus dem Hause der ZfU Steuerberatungsgesellschaft. Dort ist man auf nationales und internationales Umsatzsteuerrecht spezialisiert und hat einen Beratungsschwerpunkt in der Kfz-Branche. Die ZfU bietet das VIP-Tool ab 99 Euro zzgl. Umsatzsteuer/Monat im Rahmen ihres Beratungsportfolios an. Weitere Informationen finden Sie auf der Website www.viptool.de.

Quelle: Ausgabe 01 / 2024 | Seite 20 | ID 49810574