· Fachbeitrag · Arbeitgeberleistungen
So lässt sich Mankogeld als steuer- und beitragsfreie Fehlgeldentschädigung zahlen
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de
| Schrauben, Leuchten, Fußmatten und viele andere Teile und Kfz-Zubehör zahlt der Kunde im Autohaus gerne auch mal bar. Das allseits bekannte Problem dabei: Im Regelfall zahlt der Kunde nicht passend, beim Herausgeben durch den Mitarbeiter kommt es zu Fehlern und am Tagesende stimmt der Kassensaldo nicht. Zum Ausgleich von Kassenverlusten können Mitarbeiter, die im Bereich der Kassenführung tätig sind, eine besondere steuer- und beitragsfreie Entschädigung erhalten ‒ als Mankogeld oder Fehlgeldentschädigung. ASR erläutert die Einzelheiten zu diesem Gehaltsextra. |
Die „Lösung“ von Kassenfehlbeständen
Liegt am Tagesende ein Kassenfehlbestand vor, stellt sich Ihnen als Arbeitgeber die Frage, ob Sie den Kassenfehlbestand akzeptieren und Ihre Einnahmen reduzieren, oder der den Kassenfehlbestand möglicherweise verursachende Mitarbeiter für den Fehlbestand aus eigenem Portemonnaie aufzukommen hat.
Wichtig | Grundsätzlich haftet der Mitarbeiter bei leichter Fahrlässigkeit nicht für Kassenfehlbestände. Kann ihm mittlere Fahrlässigkeit vorgeworfen werden, haftet er anteilig. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kommt eine vollständige Haftung in Betracht. In der Praxis ist es allein aus Nachweisgründen nicht immer leicht, Fehlbeträge vom Mitarbeiter einzufordern.
Mankoabrede mit Mitarbeiter vereinbaren
Möchten Sie als Arbeitgeber dennoch erreichen, dass Ihre Mitarbeiter für nahezu alle Kassenfehlbeträge aufkommen und Sie damit immer eine „glatte“ Kasse haben, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Mankoabrede vereinbaren. Diese Abrede hat zum Ziel, dass der Mitarbeiter eine verschuldensunabhängige Haftung für das ihm anvertraute Geld übernimmt (quasi eine „Garantiehaftung“). Sie ist allerdings regelmäßig an drei Bedingungen geknüpft:
- 1. Der Mitarbeiter muss die alleinige Verfügungsgewalt und den alleinigen Zugang zu der ihm anvertrauten Kasse haben (also z. B. keine Poolkasse).
- 2. Als Ausgleich für das Haftungsrisiko muss der Mitarbeiter einen angemessenen wirtschaftlichen Ausgleich erhalten, das sog. Mankogeld.
- 3. Der Umfang der Haftung muss klar und eindeutig gefasst sein. Oft erstreckt sich die Haftung daher auf das im Gegenzug erhaltene Mankogeld.
PRAXISTIPP | Der Vorteil dieser Mankoabrede liegt auf der Hand. Der Mitarbeiter wird durch die Haftungsbegrenzung außer bei Vorsatz bzw. grober Fahrlässig keit vor extrem hohen Forderungen geschützt und kann bei glatter Kasse das Mankogeld als Gehaltsextra behalten. Sie als Arbeitgeber wiederum profitieren von motivierten Mitarbeitern, die sorgfältig auf den Kassenbestand achten. |
Steuerfreiheit von Mankogeld bzw. Fehlgeldentschädigung
Hier kommt das Steuerrecht ins Spiel. Erhält ein Mitarbeiter ein Mankogeld oder eine Fehlgeldentschädigung, kann dies(e) steuer- und beitragsfrei sein.
Für Mankogeld/Fehlgeldentschädigung gibt es einen Freibetrag
Pauschale Fehlgeldentschädigungen an Mitarbeiter, die im Kassen- und Zähldienst eingesetzt werden, sind nur insoweit als Arbeitslohn einzuordnen, wie sie 16 Euro im Monat übersteigen (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR). Sprich: Bis zu 16 Euro im Monat sind steuer- und beitragsfrei (Freibetrag).
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Kassierer Ingo erhält eine monatliche Fehlgeldentschädigung von 30 Euro.
Lösung: Bei den 16 Euro handelt es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze. Daher sind 16 Euro steuer- und beitragsfrei (kein Arbeitslohn). Die weiteren 14 Euro sind im Zeitpunkt des Zuflusses beim Mitarbeiter als regulärer Barlohn den Steuern und Sozialabgaben zu unterwerfen. |
Die Steuerfreiheit für Mankogelder und Fehlgeldentschädigungen greift dabei unabhängig davon, ob die Zahlung tatsächlich aufgrund einer Haftung des Mitarbeiters erfolgt. Auch Zahlungen, die lediglich dafür erfolgen, dass kein Kassenfehlbestand auftritt, fallen unter die Begünstigung.
Wichtig | Für die Steuer- und Beitragsfreiheit müssen Sie die Fehlgeldentschädigung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlen. Auch eine Gehaltsumwandlung berechtigt zur Inanspruchnahme der Begünstigung.
Diese Mitarbeitergruppen können von der Steuerbefreiung profitieren
Die Steuerbefreiung ist nicht auf die Mitarbeiter begrenzt, die tagtäglich mit dem Kassen- oder Zähldienst beschäftigt sind. Es kommt nur darauf an, dass die Mitarbeiter überhaupt (in geringem Umfang) im Kassen- oder Zähldienst tätig sind, also auch diejenigen Mitarbeiter, die z. B. die Portokasse verwalten.
Mankogeld reduziert Werbungskostenabzug
Auch wenn der Nachweis der tatsächlichen Höhe gegenüber dem Finanzamt in der Praxis schwer ist, gehören Zahlungen des Mitarbeiters für den Ausgleich von Kassenfehlbeträgen grundsätzlich zu den Werbungskosten des Mitarbeiters. Erhält jedoch der Mitarbeiter für die Fehlbeträge eine pauschale Entschädigung, so ist diese, soweit sie steuerfrei ist (monatlich bis zu 16 Euro), von den Werbungskosten abzuziehen (§ 3c Abs. 1 EStG).
Weiterführender Hinweis
- Musterformulierung für Fehlgeldabrede → Abruf-Nr. 48588964
