27.11.2015 · Fachbeitrag · Bilanz

So gestalten Sie Rückstellungen in Ihrem Autohaus oder Kfz-Betrieb optimal - Teil II

von WP/StB Dr. Johannes A. Huber und StB Dr. Simone Jäck, ATG Allgäuer Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Kempten

| Rückstellungen im Jahresabschluss erfassen dem Grunde und/oder der Höhe nach ungewisse Verbindlichkeiten. Diese Ungewissheit eröffnet Ihnen Ermessensspielräume, die Sie für Ihre bilanzpolitischen Ziele nutzen können. Dafür erforderlich ist, dass Sie die Sachverhalte sowie die handels- und steuerrechtlichen Regelungen kennen. ASR beantwortet die Frage, für welche Sachverhalte Sie Rückstellungen bilden können. Im nachfolgenden zweiten Teil geht es um die Rückstellungen für Verpflichtungen aus Ein- und Verkauf sowie um weitere rückstellungsrelevante Sachverhalte. |

Rückstellungen je nach Sachverhalt

Erfahren Sie im zweiten Teil der Serie, welche Rückstellungen Sie bilden können für

Verpflichtungen aus dem Einkaufs- und Beschaffungsbereich,

Verpflichtungen aus dem Verkaufs- und Absatzbereich und

weitere Sachverhalte, die nicht unter die bisher genannten Überschriften gepasst haben.

Rückstellungen für Verpflichtungen aus dem Einkaufs- und Beschaffungsbereich
Stichwort	Beschreibung der Sachverhalte	Regelungen
Ausstehende Rechnungen	Rückstellungen sind erforderlich, soweit Rechnungen für Wareneingänge oder empfangene Leistungen des vergangenen Jahres noch nicht vorliegen. Je früher der Kfz-Betrieb seinen Jahresabschluss aufstellt, umso mehr Bedeutung gewinnt diese Rückstellungsart.	HR: ja SR: ja
Mehrkilometer	Soweit bei geleasten Betriebsfahrzeugen die vertraglich vereinbarte Kilometerleistung überschritten ist, muss eine entsprechende Rückstellung gebildet werden.	HR: ja SR: ja
Miet- und Pachtverträge	Enthält ein Mietvertrag eine Verpflichtung, Mietereinbauten zu entfernen bzw. zurückzubauen, ist eine Rückstellung dafür über die Laufzeit des Mietvertrags anzusammeln. Die Bewertung ist nach Handels- und Steuerrecht unterschiedlich geregelt. Strittig ist die Frage, wie mit einer gebildeten Rückstellung nach einer Verlängerung des Mietvertrags umzugehen ist. Praxishinweis \| Könnten Sie aktuell einen Mietvertrag zu günstigeren Konditionen abschließen, eröffnet zwar das Handelsrecht die Möglichkeit einer Rückstellungsbildung; die Finanzverwaltung erkennt eine solche Rückstellung jedoch nicht an.	HR: ja SR: ja
Minderbezug	Sofern Beschaffungsverträge Mindestabnahmemengen vorsehen, deren voraussichtliche Unterschreitung eine Vertrags- oder Konventionalstrafe (Pönale) auslösen, kann die Bildung einer Rückstellung erforderlich werden.	HR: ja SR: ja
Stichwort	Beschreibung der Sachverhalte	Regelungen
Noch nicht verbuchte Rechnungen	Häufig werden im Rechnungswesen empfangene Leistungen oder eingegangene Waren erst dann erfasst, wenn eine Eingangsrechnung vorliegt und von der zuständigen Stelle im Unternehmen geprüft ist. Liegt zwischen dem Bezug und der Rechnungserfassung ein Bilanzstichtag, muss eine Rückstellung gebildet werden. Praxishinweis \| Stellen Sie durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass eingegangene, aber noch nicht geprüfte und verbuchte Rechnungen festgestellt werden und dem Rechnungswesen zur Kenntnis gelangen.	HR: ja SR: ja
Software-Lizenzgebühren	Auch im Kfz-Gewerbe kann es vorkommen, dass nicht für alle installierten Softwareprogramme Lizenzgebühren entrichtet werden. Sind Lizenzierungsüberprüfungen seitens des Softwareanbieters absehbar, und müssen Sie mit Nachzahlungen rechnen, müssen Sie eine entsprechende Rückstellung bilden. Praxishinweis \| Auch bei Netzwerklizenzen oder gespiegelten Servern können - meist unbewusste - Verstöße gegen die Lizenzierungsbedingungen vorliegen. Überprüfen Sie Ihre IT, bevor der Softwarehersteller auf Sie zukommt und eine Rückstellung erforderlich wird.	HR: ja SR: ja
Versicherungsprämien	Sind Prämiennachzahlungen konkret absehbar, weil Versicherungsbedingungen (z. B. die Kilometerleistung bei einem Betriebsfahrzeug) nicht eingehalten werden, ist die Bildung einer Rückstellung erforderlich.	HR: ja SR: ja

Rückstellungen für Verpflichtungen aus dem Verkaufs- und Absatzbereich
Stichwort	Beschreibung der Sachverhalte	Regelungen
Entsorgungskosten	Kfz-Betriebe können aufgrund verschiedener gesetzlicher Vorschriften zur Rücknahme und Entsorgung verkaufter Produkte verpflichtet sein. Aber bereits eine individuell vereinbarte oder üblicherweise gewährte Rücknahme nach Gebrauch kann eine Rückstellungsmöglichkeit eröffnen. Im Steuerrecht soll teilweise keine Rückstellung erlaubt sein, wenn es dem Kfz-Betrieb freisteht, wann und wie er die Entsorgung durchführt.	HR: ja SR: ja (aber: strengere Anforderungen)
Gewährleistungs-, Garantie- und Kulanzleistungen	Für Gewährleistungen, zu denen Sie künftig rechtlich verpflichtet sind oder aus Kulanzgründen üblicherweise erbringen, ist eine Rückstellung erforderlich. Bei der dabei notwendigen Schätzung wird auf die individuellen Erfahrungen des Autohauses aus der Vergangenheit zurückgegriffen. Soweit das Autohaus voraussichtlich Rückgriff (z. B. auf den Hersteller) nehmen kann, ist dies bei der Rückstellungsberechnung mindernd zu berücksichtigen. Praxishinweis \| Häufig erkennt das Finanzamt die Rückstellung nur dann an, wenn konkrete Nachweise über die in der Vergangenheit erbrachten Leistungen vorgelegt werden können. Sorgen Sie deshalb dafür, dass alle Gewährleistungen im Kfz-Betrieb vollständig dokumentiert und ausgewertet werden.	HR: ja SR: ja
Gutscheine	Insbesondere zur Absatzförderung werden häufig Gutscheine ausgegeben, die den Kfz-Betrieb zu unentgeltlichen oder verbilligten Lieferungen oder Leistungen verpflichten und deshalb zurückgestellt werden müssen.	HR: ja SR: ja
Stichwort	Beschreibung der Sachverhalte	Regelungen
Handelsvertreterausgleich	Kfz-Betriebe, die als Haupthändler Verträge mit Untervertretern abgeschlossen haben, sind bei Vertragsbeendigung nach individueller Vereinbarung oder nach HGB-Vorschriften zum Handelsvertreterausgleich verpflichtet. Wird der Unterverteretervertrag vor dem Bilanzstichtag beendet, ist eine Rückstellung erforderlich. Praxishinweis \| Nach dem Handelsgesetzbuch beträgt der Ausgleich höchstens eine nach dem Durchschnitt der letzten fünf Jahre bemessene Jahresprovision.	HR: ja SR: ja
Kundenboni und -rabatte	Erst nach Abschluss des betreffenden Jahres der Höhe nach feststehende, aber bereits vorher verursachte Boni und Rabatte, Gutschriften oder Nachlässe an Kunden sind durch eine Rückstellung zu erfassen. Praxishinweis \| Zu erwartende Skontoabzüge auf fakturierte Leistungen sind nicht bei den Rückstellungen, sondern bei der pauschalen Wertberichtigung der Forderungen zu berücksichtigen.	HR: ja SR: ja
Leasingrückläufer	Keine andere latente Verpflichtung aus dem Absatz von Fahrzeugen hat eine so große Bedeutung, wie die Rücknahme von Leasingfahrzeugen. Eine umfassende Darstellung ist an dieser Stelle nicht möglich. Festzuhalten bleibt, dass in der Regel eine Verpflichtung handels- und auch steuerrechtlich zu bilanzieren ist.	HR: ja SR: ja
Nachlieferungen und -leistungen	Machen Sie zur Absatzförderung Zusagen, spätere Lieferungen oder Leistungen (z. B. Freiinspektionen, Nachbetreuung) verbilligt oder kostenlos auszuführen, müssen Sie eine Rückstellung bilden, soweit der Hersteller diese nicht erstattet. Praxishinweis \| Stellen Sie organisatorisch sicher, dass die Abteilung Rechnungswesen von allen derartigen Zusagen erfährt, um die Rückstellung dafür ausreichend bemessen zu können.	HR: ja SR: ja
Rückgaben/Retouren	Müssen Sie im Einzelfall ein verkauftes Fahrzeug zurücknehmen oder gewähren Sie die Rücknahme kulanzhalber, eröffnet sich Spielraum zur Rückstellungsbildung. Praxishinweis \| Die Rückstellung kann wie folgt bemessen werden: Nettokaufpreis abzüglich aktivierbarer Betrag für das zurückgenommene Fahrzeug (Marktwert netto) zuzüglich eventueller Rücknahmekosten und Kosten für die Reparatur eventueller Beschädigungen (soweit nicht bereits im Marktwert mindernd berücksichtigt).	HR: ja SR: ja
Schadenersatzverpflichtungen	Fordert ein Kunde Schadenersatz für mängelbehaftete Lieferungen oder Leistungen, ist die Bildung einer Rückstellung angezeigt. Besondere aktuelle Relevanz hat drohender Schadenersatz aufgrund bestimmter zugesagter Eigenschaften des Fahrzeugs, wie zum Beispiel Verbrauchs- oder Emissionswerte. Verpflichtungen daraus betreffen jedoch in der Regel die Hersteller. Praxishinweis \| Falls Gerichts- bzw. eigene oder gegnerische Anwaltskosten drohen, beziehen Sie diese in die Rückstellung ein. Grenzen Sie die Schadenersatzverpflichtungen von den bloßen Kulanz- und Gewährleistungen ab. Diese werden in einer separaten Rückstellungsart erfasst (siehe oben unter Gewährleistungs-, Garantie- und Kulanzleistungen).	HR: ja SR: ja
Verkaufsprovisionen	Noch nicht abgerechnete Provisionen für Verkäufer (intern oder extern) müssen zum Bilanzstichtag zurückgestellt werden.	HR: ja SR: ja

Rückstellungen für weitere Sachverhalte
Stichwort	Beschreibung der Sachverhalte	Regelungen
Aufwandsrückstellungen	Nach derzeitiger Rechtslage sind - soweit für das Kfz-Gewerbe relevant - in Handels- und Steuerbilanz nur noch Aufwandsrückstellungen für unterlassene Instandhaltungen zulässig, die innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden.	HR: ja SR: ja
Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften	Abgeschlossene Geschäfte „schweben“, wenn die Vertragsparteien ihre Leistungspflichten noch nicht erfüllt haben. Sie müssen in der Handelsbilanz eine Rückstellung bilden, soweit ernsthaft mit einem Verlust aus einem Geschäft zu rechnen ist, das vor dem Bilanzstichtag abgeschlossen wurde. In Frage kommen dabei Beschaffungs- und Absatzgeschäfte ebenso wie Dauerschuldverhältnisse. Das Steuerrecht verbietet Drohverlustrückstellungen.	HR: ja SR: nein
Jahresabschlusskosten	Im neuen Jahr anfallende Kosten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss sind zurückzustellen. Praxishinweis \| Berücksichtigen Sie alle Aufwendungen: Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle des Vorjahrs Inventur Erstellung des Abschlusses (intern und gegebenenfalls extern) Gutachten (z. B. für Pensionen und Altersteilzeit), Prüfung (gegebenenfalls auch des Konzernabschlusses), Offenlegung und Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen. Auch die Kosten für die Erstellung der Steuererklärungen und - bei Kfz-Betrieben, die der Anschlussprüfung unterliegen - für künftige Kosten der steuerlichen Betriebsprüfung (einschließlich der aus dem Zugriffsrecht des Finanzamts auf digitale Daten entstehenden Kosten) sind rückstellungspflichtig.	HR: ja SR: ja (aber: abweichende Bewertung bei längerfristigen Rückstellungen)
Wechselobligo	Gerade weil die Bezahlung mit Wechseln heutzutage eher selten vorkommt, sollten Sie auf die drohende Inanspruchnahme aus dem Wechselobligo und eine entsprechende Rückstellungspflicht achten. Praxishinweis \| Auch ohne konkretes Risiko einer Inanspruchnahme ist das Wechselobligo als Haftungsverhältnis zumindest im Jahresabschluss anzugeben.	HR: ja SR: ja
Weitere Rückstellungen	Auch für Kfz-Betriebe kommen folgende weitere Sachverhalte für eine Rückstellungsbildung in Betracht: Beiträge (z. B. Berufsgenossenschaft, Kammern, Verbände) Finanzinstrumente (z. B. Devisentermin- und Swapgeschäfte) Raumkosten (z. B. Nebenkostenabrechnung, Strom, Gas, Wasser) Rechts- und Beratungskosten (z. B. Prozess-, Anwalts- und Gerichtskosten einschließlich der internen Aufwendungen sowie gegebenenfalls der gegnerischen Ansprüche und Kosten, Strafen und Bußgelder).	HR: ja SR: ja (aber: teilweise steuerliche Hinzurechnung)