28.01.2014 · Fachbeitrag · Buchführung

Geschäftsunterlagen - das darf 2014 in den Reißwolf

| Entrümpeln Sie Ihre Archive und Registraturen. Die nachfolgend abgedruckte, alphabetisch sortierte Übersicht „Aufbewahrungsfristen 2014“ verrät Ihnen, welche Geschäftsunterlagen Sie jetzt vernichten dürfen, weil deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. |

PRAXISHINWEISE | Zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sollten Sie auch Folgendes wissen:

• Geschäftsunterlagen sind je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

• Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO).

• Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie eine Rückstellung in Ihrer Bilanz bilden. Wie Sie diese richtig ermitteln, steht in ASR 1/2007, Seite 5.

 

Weiterführende Hinweise

• Die Übersicht „Aufbewahrungsfristen 2014“ finden Sie auf asr.iww.de unter Downloads → Checklisten/Arbeitshilfen → Unternehmensführung

• Beitrag „Rückstellungen bilden und Fristen einhalten“, ASR 1/2007, Seite 5

Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher		Unterlagen	aus dem Jahr und früher
Abrechnungsunterlagen1)		2003	Darlehensunterlagen		2007	Kalkulationsunterlagen		2007	Sachkonten		2003
Abtretungserklärungen		2007	Datensicherungen		2003	Kassenberichte, -bücher		2003	Saldenbestätigungen		2003
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung		2003	Dauerauftragsunterlagen		2007	Kassenzettel1)		2003	Schadensunterlagen		2007
			Debitorenlisten		2003	Kontenpläne und Konteplanänderungen		2003	Scheck- und Wechselbelege		2007
			Depotauszüge		2003				Schriftwechsel		2007
Aktenvermerke		2007				Kontenregister		2003	Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung		2003
Angebote		2007	Eigenbelege		2003	Kontoauszüge		2003
Anhang z. Jahresabschluss2)		2002	Eingangsrechnungen		2003	Kreditunterlagen		2003	Spendenbescheinigungen		2007
Anlagevermögensbücher und -karteien		2003	Einheitswertbescheide		2003				Steuerunterlagen		2003
			Essensmarkenabrechnungen1)		2003	Lageberichte2)		2002
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage		2007				Lieferscheine		2003	Telefonkostennachweise1)		2003
			Fahrtenbücher		2003	Lohnbelege (nach HGB)		2003
Auftragsbestätigungen		2007	Fahrtkostenerstattungen1)		2003	Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)		2007	Überstundenlisten		2007
Ausgangsrechnungen		2003	Finanzberichte		2007
Außendienstabrechnungen1)		2003							Umsatzsteuer-voranmeldungen		2003
			Gehaltslisten		2003	Magnetbänder mit Buchfunktion		2003
Bankbelege		2003	Geschäftsberichte		2003
Bankbürgschaften		2007	Geschäftsbriefe		2007	Mahnbescheide		2007	Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)		2003
Bauakten		2007	Geschenknachweise		2007	Mietunterlagen		2003
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger		2003	Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)		2003				Verkaufsbücher		2003
						Nachnahmebelege		2007	Vermögensverzeichnis		2003
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen		2003	Grundbuchauszüge		2007	Nebenbücher		2003	Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)		2007
			Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)		2003
Bestellunterlagen		2007				Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung		2003	Versand- und Frachtunterlagen		2007
Betriebsabrechnungsbögen		2003	Gutschriftsanzeigen		2003
Betriebskostenrechnung1)		2003							Versicherungspolicen		2007
Betriebsprüfungsberichte		2007	Handelsbriefe		2007	Pachtunterlagen		2003	Verträge		2007
Bewertungsunterlagen		2003	Handelsbücher		2003	Postscheckbelege		2003
Bewirtungsunterlagen		2003	Handelsregisterauszüge		2007	Preislisten		2007	Wareneingangs- und -ausgangsbücher		2003
Bilanzen (Jahresbilanzen)2)		2002	Hauptabschlussübersicht		2003	Protokolle		2007
Bilanzunterlagen2)		2002				Provisionsabrechnungen1)		2003	Wechsel		2007
Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)		2003	Inventuren		2003	Prozessakten		2007
			Investitionszulagenbelege		2007				Zahlungsanweisungen		2002
Buchungsanweisungen		2003				Quittungen		2003	Zinsberechnungen		2007
Buchungsbelege		2003	Jahresabschlusserläuterungen2)		2002				Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)		2003
						Rechnungen		2003
COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)		2003	Journale für Hauptbuch und Kontokorrent		2003	Reisekostenabrechnungen1)		2003
						Rentenversich.-nachweise		2003
1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist) 2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2003

Quelle: Ausgabe 02 / 2014 | Seite 6 | ID 42499032