09.05.2012 · Fachbeitrag · Buchführung/Umsatzsteuer

Elektronische Rechnung und Kontierungsvermerk

| Seit kurzem erkennt die Finanzverwaltung elektronisch übermittelte Rechnungen auch ohne digitale Signatur an. Nunmehr hat sich das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) geäußert, wie Sie als Rechnungsempfänger die für den Vorsteuerabzug erforderliche Kontierung auf die elektronische Rechnung bringen. |

Hintergrund | Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) muss die Rechnung Angaben enthalten, die die Belegfunktion erfüllen. Dazu zählen Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum. Ferner muss die Rechnung so gespeichert werden, dass eine Änderung ausgeschlossen ist.

PRAXISHINWEIS | Da die elektronische Rechnung selbst nicht verändert werden darf, schlägt das BayLfSt vor, die Kontierungsinformationen in einer Extra-Datei zu erfassen. Diese soll dann mit der elektronischen Rechnung so verbunden werden, dass sie nicht mehr getrennt werden kann (BayLfSt, Verfügung vom 13.2.2012, Az. S 0316.1.1-5/1 St42). Das BMF hat in seiner Antwort auf eine Anfrage der Bundessteuerberaterkammer ein solches Vorgehen als ordnungsgemäß im Sinne der GoBS anerkannt, wenn im Übrigen die Anforderungen der GoBS und der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) beachtet werden.