22.11.2021 · Fachbeitrag · GoBD

Steuersicherer Umgang mit E-Korrespondenz: Sieben Grundregeln für Ihr Tagesgeschäft

von Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauftragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund

| Der weitaus größte Teil der Korrespondenz erfolgt im Autohaus mittlerweile elektronisch, Papier ist die Ausnahme. Dennoch herrscht noch immer Unsicherheit, wie mit der E-Korrespondenz konkret umzugehen ist und wie die steuerlichen Vorgaben lauten. Mancher sieht dies erstaunlich „locker“, druckt für wichtig gehaltene Informationen aus und löscht die E-Post. Machen Sie das nicht. Setzen Sie die Regeln um, die Ihnen ASR auf Grundlage der „GoBD“ empfiehlt. |

In der Praxis laufen Papier- und E-Post noch nebeneinander

In der Buchhaltung eines Autohauses finden sich wohl immer beide Belegformen:

• Beispiel

Autohaus A ist ein typischer Markenhändler mit angeschlossenem Werkstattbetrieb. Während Ausgangsrechnungen und damit vor allem Fahrzeug- und Werkstattrechnungen weiterhin auf Papier erstellt werden, erhält A die Eingangsrechnungen überwiegend als PDF-Datei, die an eine E-Mail angehängt sind. Ebenfalls per E-Mail erfolgen große Teile der Herstellerkorrespondenz ‒ etwa zu Produkteinführungen, Rückrufen und Verkaufszielen. Auch die Gutachten von Sachverständigen erreichen A in der Regel per E-Mail.