· Fachbeitrag · Kfz-Kosten
Dienstwagen-Überlassung mit Kostenbeteiligung: BMF mit neuen Regeln zum geldwerten Vorteil
von Dipl. Finanzwirtin (FH) und Steuerberaterin Susanne Weber, WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH, München
| Nicht alle Autohäuser, die Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, tun dies voll unentgeltlich. Manchmal wird vereinbart, dass sich der Mitarbeiter an den Sprit- oder anderen Kosten, die auf die Privatnutzung des Dienstwagens entfallen, beteiligt. Das BMF hat jetzt neue Regeln erlassen, wie sich solche Zuzahlungen auf den lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagens auswirken. |
Die lohnsteuerliche Ausgangslage
Sowohl bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode können Entgelte, die der Mitarbeiter für die Nutzung eines Firmenwagens zahlt, vom zu versteuernden geldwerten Vorteil abgezogen werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]). Zahlungen, die der Mitarbeiter an einen Dritten leistet (zum Beispiel Sprit- oder Garagenkosten) durften bislang von dem nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelten geldwerten Vorteil nicht abgezogen werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 Satz 5 LStR). Das ändert sich jetzt. Bei der Fahrtenbuchmethode fließen solche vom Mitarbeiter selbst getragenen Kosten wie bisher erst gar nicht in die Gesamtkosten ein (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 8 LStR).
BMF regelt Berücksichtigung von Nutzungsentgelten neu
Das BMF hat die steuerliche Behandlung von Zuzahlungen der Mitarbeiter zum Dienstwagen, die aus dem Nettolohn geleistet werden (Nutzungsentgelt), neu geregelt (BMF, Schreiben vom 19.4.2013, Az. IV C 5 - S 2334/11/10004; Abruf-Nr. 131337).
Wichtig | Dienstwagenregelungen, in denen die Eigenbeteiligung der Mitarbeiter durch Entgeltumwandlung finanziert wird, werden durch das BMF-Schreiben nicht berührt. Gleiches gilt für die Regelungen zu Zuzahlungen, die der Mitarbeiter zu den Anschaffungskosten des Fahrzeugs leisten muss.
Was ist ein Nutzungsentgelt?
Ein Nutzungsentgelt liegt nach dem BMF-Schreiben vor, wenn der Mitarbeiter an den Arbeitgeber oder auf dessen Weisung an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers (abgekürzter Zahlungsweg) für die „außerdienstliche Nutzung“ eines betrieblichen Fahrzeugs eine Zahlung leistet.
Eine außerdienstliche Nutzung ist der Einsatz des Dienstwagens für
- private Fahrten,
- Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und
- Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Vereinbarung des Nutzungsentgelts
Das Nutzungsentgelt muss arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage für die Gestellung des betrieblichen Fahrzeugs vereinbart worden sein und darf nicht die Weiterbelastung einzelner Fahrzeugkosten zum Gegenstand haben.
Ermittlung des Nutzungsentgelts
Wie Sie als Arbeitgeber das pauschale Nutzungsentgelt kalkulieren, ist unerheblich. Sie können das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Fahrzeugs bemessen. Wenn Ihr Mitarbeiter aber einzelne Kosten, wie zum Beispiel Treibstoff, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche vollständig oder teilweise übernimmt, wird dies nicht als ein der tatsächlichen Nutzung bemessenes Nutzungsentgelt angesehen.
Beachten Sie | Bislang konnten einzelne Fahrzeugkosten, die Sie als Arbeitgeber verauslagt und dem Mitarbeiter anschließend weiterbelastet haben, als Nutzungsentgelt vom geldwerten Vorteil abgezogen werden. Das gleiche galt für pauschale Abschlagszahlungen, die Ihr Mitarbeiter zunächst an Sie leistet und die Sie später nach den tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten abrechnen. Seit dem 1.Juli 2013 mindern solche Beträge den geldwerten Vorteil des Dienstwagens nicht mehr.
Neue Anforderungen für Minderung des geldwerten Vorteils
Seit dem 1. Juli 2013 werden Eigenanteile nur noch dann als den geldwerten Vorteil mindernde Nutzungsentgelte anerkannt, wenn sie als
- nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (zum Beispiel als Monatspauschale),
- an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (zum Beispiel als Kilometerpauschale) oder
- als vom Mitarbeiter übernommene Leasingraten vereinbart wurden.
Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag nach Auffassung des BMF weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten (mehr dazu unten).
Beispiele zur Verdeutlichung
Die Auswirkungen der neuen Regelungen werden am besten nachvollziehbar anhand von Beispielen.
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Sie stellen Ihrem Verkaufsleiter einen Dienstwagen auch zu privaten Fahrten und zu Fahrten zwischen Wohnung und Autohaus (Entfernung: 10 km) zur Verfügung. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 35.000 Euro. Für die Betankung des Fahrzeugs überlassen Sie dem Mitarbeiter eine Tankkarte. |
Geldwerter Vorteil wird nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung kann ein Nutzungsentgelt dann vom lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil abgezogen werden, wenn es in Form einer Pauschale vereinbart ist. Andere Zuzahlungsvereinbarungen sind ungünstig. Das veranschaulichen die folgenden vier Varianten.
Variante 1: Nach der Dienstwagenrichtlinie Ihres Autohauses muss der Mitarbeiter eine monatliche Zuzahlung in Höhe von 300 Euro leisten. Folge: Weil die Zuzahlung als nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag festgelegt ist, kann sie auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden.
Variante 2: Nach der Dienstwagenrichtlinie muss Ihr Mitarbeiter eine Zuzahlung in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises leisten. Folge: Weil die Zuzahlung als nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag festgelegt ist, kann sie auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden. Die Ermittlung ist identisch wie bei Variante 1. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil beträgt 105 Euro (Geldwerter Vorteil 350,00 Euro + 105,00 Euro ./. Eigenanteil 350,00 Euro).
Variante 3: Ihre Dienstwagenrichtlinie sieht vor, dass der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen und für jeden privat gefahrenen Kilometer (inklusive Fahrten zwischen Wohnung und Autohaus) ein Nutzungsentgelt von 0,23 Euro zahlen muss. Das Nutzungsentgelt wird jeweils im Folgemonat vom Nettolohn des Mitarbeiters einbehalten. Im September 2013 fährt der Mitarbeiter 1.075 Kilometer privat, sodass in der Gehaltsabrechnung für Oktober 2013 ein Nutzungsentgelt in Höhe von 247,25 Euro vom Nettolohn abgezogen wird. Folge: Weil die Zuzahlung in Höhe eines von vorneherein festgelegten Kilometersatzes als pauschales Nutzungsentgelt anerkannt wird, kann sie auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden.
Variante 4: Nach der Dienstwagenrichtlinie muss der Mitarbeiter ein monatliches Nutzungsentgelt in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises zahlen (siehe Variante 2). Zusätzlich muss er auch Spritkosten, die bei Urlaubsfahrten angefallen sind, selber tragen. Für diese Kosten darf er die Tankkarte nicht nutzen. Folge: Der geldwerte Vorteil darf nur um das monatliche Nutzungsentgelt gemindert werden. Der privat bezahlte Sprit mindert den geldwerten Vorteil nicht. |
Geldwerter Vorteil wird nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt
Bei der Fahrtenbuchmethode fließen von Ihrem Mitarbeiter selbst getragene individuelle Fahrzeugkosten von vorneherein nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen damit nicht den individuellen Nutzungswert. Pauschale Nutzungsentgelte können jedoch vom individuellen Nutzungswert abgezogen werden. Im Beispielsfall bedeutet das Folgendes:
Variante 1: Nach Ihrer Dienstwagenrichtlinie muss der Mitarbeiter ein Nutzungsentgelt in Höhe von 0,23 Euro je privat gefahrenem Kilometer zahlen. Dieses wird jeweils im Folgemonat vom Nettolohn des Mitarbeiters einbehalten. Folge: Weil das BMF die Zuzahlung in Höhe eines von vorneherein festgelegten Kilometersatzes als pauschales Nutzungsentgelt anerkennt, kann dieses vom geldwerten Vorteil abgezogen werden.
Variante 2: Ihr Mitarbeiter muss an Sie ein Entgelt in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten entrichten, das vom Gehalt des Folgemonats einbehalten wird. Folge: Die vom Mitarbeiter selbst getragenen Treibstoffkosten fließen nicht in die Gesamtkosten des Fahrzeugs ein und bleiben somit bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils außer Ansatz. Der individuelle Nutzungswert ist anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten zu ermitteln.
Variante 3: Die Dienstwagenrichtlinie sieht vor, dass Ihr Mitarbeiter ein Nutzungsentgelt in Höhe von monatlich 300 Euro zahlt, das vom Nettolohn einbehalten wird. Tankkosten bei Urlaubsfahrten sind vom Mitarbeiter selbst zu tragen und dürfen nicht mit der Tankkarte bezahlt werden. Folge: Weil die Zuzahlung von 300 Euro als nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag festgelegt ist, kann sie vom geldwerten Vorteil abgezogen werden. Die privat gezahlten Benzinkosten fließen nicht in die Gesamtkosten des Fahrzeugs ein. Der individuelle Nutzungswert ist anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten zu ermitteln. |
Nutzungsentgelt übersteigt den geldwerten Vorteil
Das BMF vertritt die Auffassung, ein Werbungskostenabzug komme nicht in Frage, wenn das Nutzungsentgelt für die Privatnutzung des Dienstwagens den geldwerten Vorteil übersteigt. Das ist nicht unumstritten: Diese Zahlungen könnten unseres Erachtens durchaus als tatsächliche Aufwendungen des Mitarbeiters für Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen) angesehen werden, die nach R 9.5 Abs. 1 Satz 1 Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) als Werbungskosten zu berücksichtigten sind.
PRAXISHINWEIS | Betroffene Mitarbeiter sollten entsprechende Werbungskosten geltend machen und das mit dem Hinweis auf die EStR begründen. Sie müssen dies aber gegebenenfalls vor dem Finanzgericht durchsetzen. |
Weiterführender Hinweis
- Wortlaut des BMF-Schreibens vom 19.4.2013; Abruf-Nr. 131337
