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  • · Fachbeitrag · Buchführung

    Geschäftsunterlagen - das darf jetzt in den Reißwolf

    | Entrümpeln Sie Ihre Archive und Registraturen. Schaffen Sie Platz für neue Geschäftsunterlagen. Die nachfolgend abgedruckte, alphabetisch geordnete Liste verschafft Ihnen einen Überblick, welche Geschäftsunterlagen Sie seit dem 1. Januar 2012 vernichten können, weil deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. |

     

    PRAXISHINWEISE | Sie müssen Folgendes wissen:

    • Geschäftsunterlagen müssen Sie je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.
    • Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Abs. 3 AO).
    • Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Einzelheiten dazu finden Sie in ASR 1/2007, Seite 5.

    Unterlagen

    aus dem Jahrund früher

    Abrechnungsunterlagen1)

    2001

    Abtretungserklärungen

    2005

    Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung

    2001

    Aktenvermerke

    2005

    Angebote

    2005

    Anhang z. Jahresabschluss2)

    2000

    Anlagevermögensbücher und -karteien

    2001

    Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

    2005

    Auftragsbestätigungen

    2005

    Ausgangsrechnungen

    2001

    Außendienstabrechnungen1)

    2001

    Bankbelege

    2001

    Bankbürgschaften

    2005

    Bauakten

    2005

    Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

    2001

    Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen

    2001

    Bestellunterlagen

    2005

    Betriebsabrechnungsbögen

    2001

    Betriebskostenrechnung1)

    2001

    Betriebsprüfungsberichte

    2005

    Bewertungsunterlagen

    2001

    Bewirtungsunterlagen

    2001

    Bilanzen (Jahresbilanzen)2)

    2000

    Bilanzunterlagen2)

    2000

    Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)

    2001

    Buchungsanweisungen

    2001

    Buchungsbelege

    2001

    COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)

    2001

    Darlehensunterlagen

    2005

    Datensicherungen

    2001

    Dauerauftragsunterlagen

    2005

    Debitorenlisten

    2001

    Depotauszüge

    2001

    Eigenbelege

    2001

    Eingangsrechnungen

    2001

    Einheitswertbescheide

    2001

    Essensmarkenabrechnungen1)

    2001

    Fahrtenbücher

    2001

    Fahrtkostenerstattungen1)

    2001

    Finanzberichte

    2005

    Gehaltslisten

    2001

    Geschäftsberichte

    2001

    Geschäftsbriefe

    2005

    Geschenknachweise

    2005

    Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)

    2001

    Grundbuchauszüge

    2005

    Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

    2001

    Gutschriftsanzeigen

    2001

    Handelsbriefe

    2005

    Handelsbücher

    2001

    Handelsregisterauszüge

    2005

    Hauptabschlussübersicht

    2001

    Inventuren

    2001

    Investitionszulagenbelege

    2005

    Jahresabschlusserläuterungen2)

    2000

    Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

    2001

    Kalkulationsunterlagen

    2005

    Kassenberichte, -bücher

    2001

    Kassenzettel1)

    2001

    Kontenpläne und Kontenplanänderungen

    2001

    Kontenregister

    2001

    Kontoauszüge

    2001

    Kreditunterlagen

    2001

    Lageberichte2)

    2000

    Lieferscheine

    2001

    Lohnbelege (nach HGB)

    2001

    Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)

    2005

    Magnetbänder mit Buchfunktion

    2001

    Mahnbescheide

    2005

    Mietunterlagen

    2001

    Nachnahmebelege

    2005

    Nebenbücher

    2001

    Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

    2001

    Pachtunterlagen

    2001

    Postscheckbelege

    2001

    Preislisten

    2005

    Protokolle

    2005

    Provisionsabrechnungen1)

    2001

    Prozessakten

    2005

    Quittungen

    2001

    Rechnungen

    2001

    Reisekostenabrechnungen1)

    2001

    Rentenversich.-nachweise

    2001

    Sachkonten

    2001

    Saldenbestätigungen

    2001

    Schadensunterlagen

    2005

    Scheck- und Wechselbelege

    2005

    Schriftwechsel

    2005

    Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

    2001

    Spendenbescheinigungen

    2005

    Steuerunterlagen

    2001

    Telefonkostennachweise1)

    2001

    Überstundenlisten

    2005

    Umsatzsteuervoranmeldungen

    2001

    Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

    2001

    Verkaufsbücher

    2001

    Vermögensverzeichnis

    2001

    Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)

    2005

    Versand- und Frachtunterlagen

    2005

    Versicherungspolicen

    2005

    Verträge

    2005

    Wareneingangs- und -ausgangsbücher

    2001

    Wechsel

    2005

    Zahlungsanweisungen

    2000

    Zinsberechnungen

    2005

    Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

    2001

    1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)

    2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2001

    Quelle: Ausgabe 02 / 2012 | Seite 5 | ID 30830600