Nicht manipulierbare Kasse: Der Erlass aus dem BMF und wie Sie darauf reagieren sollten

| Das BMF hat einen neuen Erlass zur Manipulationssicherheit digitaler Aufzeichnungssysteme herausgegeben. ASR stellt den Erlass vor und erläutert Ihnen, was Sie veranlassen und warum Sie sich mit dem Hersteller Ihres elektronischen Registrierkassensystems abstimmen sollten. |

Der Hintergrund zum Umsetzungsstichtag 01.01.2020

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 01.01.2020 mittels einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein (§146a AO). Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.

Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26.09.2017 (Abruf-Nr. 210795) sind die Anforderungen des § 146a AO weiter präzisiert worden. Der aktuelle Anwendungserlass aus dem BMF ist die nächste Stufe (BMF, Schreiben vom 17.06.2019, Az. IV A 4 ‒ S 0316-a/18/10001, Abruf-Nr. 209442).

Wer und was ist betroffen?

Betroffen sind Sie, wenn Sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder „andere Vorgänge“ mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (z. B. Registrierkassen) erfassen. In diesem Fall müssen Sie ein System verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Wichtig | Nach § 1 KassenSichV fallen nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen unter diese Vorgaben. Ausgenommen sind u. a. elektronische Buchhaltungsprogramme.

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die TSE muss in der Lage sein, sämtliche Geschäftsvorfälle oder alle anderen Vorgänge im Sinne des § 146a Abs. 1 S. 1 AO zu erfassen. Es muss Ihre digitalen Grundaufzeichnungen protokollieren können. Dazu gehören

• Zeitpunkt, Art, Daten, Beendigung, Abbruch des Vorgangs,

• die Zahlungsart (bar oder unbar) sowie

• ein Prüfwert und die Seriennummer des Moduls.

Zu den „anderen Vorgängen“ gehören laut BMF Tatbestände, die „durch andere Ereignisse im Rahmen der Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst werden“. Faktisch ist das jede Betätigung der Kasse (Tastendruck, Scannen eines Barcodes, Stornierungen, Trainingsbuchungen etc.). Diese Grundaufzeichnungen müssen auch nach vom BMF festgelegten Grundsätzen gespeichert werden!

Die einheitliche digitale Schnittstelle

Die Daten aus Protokollierung und Speicherung müssen Sie dem Finanzamt für eine Außenprüfung (§ 193 AO) oder Kassen-Nachschau (§ 146b AO) bereitstellen (§ 4 KassenSichV). Das gilt unabhängig davon, welches Programm Sie verwenden.

Die technischen Anforderungen an die TSE hat das BSI bereits vorgegeben. Diese Vorgaben richten sich an die Hersteller von Kassensystemen. Sie müssen ihre Systeme vom BSI zertifizieren lassen, damit ihre Systeme den Vorgaben des Kassengesetzes entsprechen.

Das Problem: Kein System ist bis dato TSE-fähig

Wenn Ihr Autohaus oder Kfz-Betrieb betroffen ist, sollten Sie jetzt handeln und sich von Ihrem Systemhersteller bestätigen lassen, dass Ihr Kassensystem rechtzeitig mit einem zertifizierten TSE-Modul ausgestattet wird. Das Problem ist, dass es wohl derzeit noch keine zertifizierte TSE am Markt gibt und dass bis Jahresende auch nicht ausreichend viele zertifiziert werden können.

BMF hat Aufschub signalisiert

Das BMF hat auch schon signalisiert, dass man eine Nichtaufgriffsregelung anstrebt. Ein entsprechendes BMF-Schreiben sei in Vorbereitung (Anm. der Redaktion: Lag bei Redaktionsschluss am 21.10.2109 noch nicht vor.). Geplant ist wohl eine Übergangszeit bis Ende September 2020, in der die Regelungen aus dem BMF-Schreiben vom 16.07.2019 noch nicht gelten.

Sind Sie von der „TSE-Pflicht“ noch gar nicht betroffen?

Weniger brisant ist das Thema für Sie, wenn Ihr Autohaus bzw. Kfz-Betrieb erst ab dem 01.01.2023 verpflichtet ist, eine TSE zu nutzen. Das gilt, wenn Sie

• die Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben,

• diese die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen,

• aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind.

Mitteilungspflichten zur In- bzw. Außerbetriebnahme

Wer bereits zum 01.01.2020 betroffen ist, muss dem Finanzamt die Inbetriebnahme des Systems bis spätestens zum 31.01.2020 mitteilen. Hierfür wird ein amtlicher Vordruck bis Ende des Jahres aufgelegt.

Haben Sie das Aufzeichnungssystem nicht gekauft, sondern z. B. geleast oder geliehen, müssen Sie statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns/Beginn des Leihvertrags/Beginn der Zurverfügungstellung übermitteln. Dasselbe gilt später für die Außerbetriebnahme.

Pflicht zur Belegausgabe

Registrierkassen müssen für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen können ‒ elektronisch oder in Papierform. Dazu kommt die Pflicht, dem Kunden im zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall eine Quittung auszuhändigen. Der Kunde muss die aber nicht mitnehmen.