· #WirvsVirus Hackathon
Chatbot UDO bewältigt die Kurzarbeit ‒ vom Antrag bis zur Dokumentation
| Sie haben in den Monaten der Krise Kurzarbeit in Ihrem Unternehmen vermeiden können? Doch Sie rechnen damit, dass Sie Kurzarbeitergeld doch noch beanspruchen müssen. Dann könnte Ihnen UDO (ein Chatbot) helfen. Das ehrenamtliche Projekt hat binnen weniger Monate eine ganzheitliche Website entwickelt, die Unternehmer beim gesamten Prozess der Kurzarbeit unterstützt: einfach, digital und kostenlos. |
Um Arbeitsplätze zu erhalten, haben tausende Arbeitgeber entschieden, für ihre Mitarbeiter Kurzarbeit anzumelden. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die nötigen Vorlagen zum Erhalt von Kurzarbeitergeld (Kug) vereinfacht.
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Von der Anzeige über den Antrag bis hin zur monatlichen Dokumentation der gearbeiteten Stunden der Mitarbeiter sind die einzelnen Schritte dennoch aufwendig und erfordern Fachkenntnisse. Dass es auch ganz einfach gehen kann, beweist der kostenlose Chatbot UDO. Das UDO-Team ist als einer der Gewinner aus dem #WirVsVirus Hackathon der Bundesregierung im März diesen Jahres hervorgegangen. Seit September deckt UDO den kompletten Antrag für Kurzarbeit ab.
Das Team
Bereitgestellt wird das Angebot von einem interdisziplinären Team aus Experten für Arbeitsrecht, Software-Entwicklern, Web-Designern, Grafikern, Projektmanagern sowie Fachleuten für Marketing und Kommunikation. Die kreativen Köpfe arbeiten ehrenamtlich und unentgeltlich.
UDO machts dem Chef easy
UDO führt mit leicht verständlichen Fragen und Formulierungen durch die Prozesse zur Anzeige und zur Beantragung von Kurzarbeit. Schließlich erhält der Nutzer das fertig ausgefüllte PDF-Formular für die Bundesagentur für Arbeit. UDO weist bei der Dateneingabe auf mögliche Fehler hin oder berechnet die korrekten Werte automatisch im Hintergrund. Das vereinfacht die Bearbeitung, minimiert Fehler und kann die Zahlung von Leistungen beschleunigen.
Inzwischen haben rund 3.000 Unternehmen über UDO Kurzarbeit angezeigt. Doch die Anzeige ist nur der erste von mehreren Schritten, um finanzielle Unterstützung von der Bundesagentur für Arbeit zu erhalten. Für jeden Monat und jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit müssen übliche und geleistete Arbeitsstunden und Entgelte explizit gegenübergestellt und der Bundesagentur für Arbeit vorgelegt werden. Ein großer Aufwand, besonders für kleine Unternehmen, die nicht über eine entsprechende Software zur automatischen Übertragung der Daten an die Bundesagentur für Arbeit verfügen. Der Anspruch des gesamten Teams war es, diese Schritte zu vereinfachen. Mit dem Chatbot UDO werden in einem einfachen Dialog die nötigen Informationen gesammelt und automatisch in die entsprechenden Formulare eingetragen. Die Übertragung der entsprechenden Dokumente erfolgt dann klassisch per Post oder die eServices der Bundesagentur für Arbeit.
Gerade auf der Zielgeraden war Expertise gefragt, denn „unser Anspruch war es, die Website und den integrierten Chatbot intuitiv und kompakt zu gestalten. Neben den technischen Aspekten gab es viele rechtliche Fragen zu klären. Besonders die Entwicklung des Formulars 108, das Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitsstunden benötigen, war extrem komplex. Wir freuen uns, dass uns dies in intensiver Zusammenarbeit vollständig remote gelungen ist“, so Bastian Ulke vom UDO-Team.
Das Angebot von UDO richtet sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), um für sie die Hürden zu verringern, vom Kurzarbeitergeld zu profitieren. Von den bisherigen UDO-Nutzern hat nach eigenen Angaben mehr als die Hälfte maximal fünf Mitarbeiter. Ein Drittel der Unternehmen beschäftigt weniger als zwanzig Mitarbeiter. Die meisten dieser Unternehmen kommen aus der Hotellerie und Gastronomie (12,5%). Jeder zehnte Betrieb stammt aus dem Gesundheitswesen. Sieben Prozent entfallen auf den Einzelhandel, Handwerker und Baugewerbe machen jeweils sechs Prozent aus.
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UDO ‒ Kurzarbeit einfach (kurzarbeit-einfach.de) ist ein Chatbot, der Arbeitgeber digital durch die Anträge für Kurzarbeit führt. Die kostenlose Lösung unterstützt alle kleinen und mittleren Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern ‒ einfach, transparent und unkompliziert. Entwickelt wurde der Chatbot während #wirvsvirus, dem weltweit größten Hackathon der Bundesregierung zur Bewältigung der Herausforderungen durch die Coronakrise. Hinter UDO steht ein Team aus Plattformexperten, UI- und UX-Designern, Projektmanagern und Marketingspezialisten, das ehrenamtlich und unentgeltlich an der Entwicklung des Chatbots arbeitet. Zahlreiche Partner unterstützen das Kernteam: die Bundesagentur für Arbeit, die Techniker Krankenkasse, die Digitalisierungsagentur Ray Sono, die Steuerberatungsgesellschaft PMPG, die Innovationsberatung Urban Impact und die Kommunikationsberatung Klenk & Hoursch. Verteilt über ganz Deutschland haben sich die Experten zusammengefunden, um die Betriebe auf dem Weg durch die Coronakrise zu unterstützen ‒ damit diese so unbeschadet wie möglich durch die Krise kommen und auch in Zukunft das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bilden. |
JT mit PM „UDO ‒ Kurzarbeit-einfach.de“
