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Reichweite des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung
| Nach einem Urteil des FG Hamburg (23.3.23, 2 K 172/19; Rev. BFH XI R 15/23, Einspruchsmuster ) hat die Finanzverwaltung keinen Anspruch auf Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals, welches nach den Vorgaben der Finanzverwaltung Informationen zu jeder einzelnen empfangenen bzw. versandten E-Mail des Steuerpflichtigen enthalten soll. Die Aufforderung zur Vorlage eines Gesamtjournals, in dem auch nicht nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtige E-Mails aufgelistet bzw. nach den Vorgaben der Finanzverwaltung dargestellt werden sollen, überschreitet danach die Befugnisse der Finanzverwaltung aus § 147 Abs. 6 AO und ist damit rechtswidrig. |
Im entschiedenen Fall forderte das FA von der Klägerin im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten Handelsbriefen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und für den Fall, dass die angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem alle E-Mails erfasst sein sollten. Das Vorlageverlangen bezüglich eines Gesamtjournals in dem begehrten Umfang sah das Gericht als rechtswidrig an, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht unterliege. Eine Verpflichtung zum Führen bzw. zur Aufbewahrung eines solchen Gesamtjournals könne weder aus § 200 AO noch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung i. S. d. §§ 238 ff. HGB oder den §§ 140 ff. AO entnommen werden. Auf der anderen Seite ist das FG jedoch der Auffassung, dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO und daher aufbewahrungspflichtig sind.
PRAXISTIPP | Diese Entscheidung zur Reichweite des Datenzugriffs der Finanzverwaltung in Bezug auf E-Mails hat erhebliche praktische Bedeutung. Daher darf die Beurteilung dieser Rechtsfrage durch den BFH mit Spannung erwartet werden. In der steuerrechtlichen Literatur wird die Rechtsauffassung des FG zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO teilweise als datenschutzrechtlich bedenklich und unverhältnismäßig angesehen, da dann im Konzern sämtliche E-Mails aller Mitarbeiter aufzubewahren wären (so Fischer/Willam, IStR 23, 585). Bis zur höchstrichterlichen Klärung kann jedenfalls ein entsprechendes Vorlageverlangen ‒ mindestens hinsichtlich eines Gesamtjournals ‒ vorläufig mit Hilfe eines Einspruchs unter Hinweis auf den Besprechungsfall und das vorgenannte Revisionsverfahren „abgewehrt“ werden. |
