01.07.2006 | Bundesfinanzministerium
Zur Angabe des Leistungsempfängers bei Rechnungen an Empfangsbevollmächtigte
| Der Leistungsempfänger muss für den Vorsteuerabzug eine Rechnung vorweisen können, die alle gesetzlichen Pflichtmerkmale enthält. Hierzu gehören insbesondere sein vollständiger Name und seine Anschrift. Üblicherweise ist der Leistungsempfänger bereits im Adressfeld genannt. Im Zuge von Outsourcing des Rechnungswesens gehen Unternehmen aber immer mehr dazu über, für ihre Rechnungen einen Empfangsbevollmächtigten zu benennen. Das BMF hat nun mit Schreiben vom 28.3.06 (IV A 5 – S 7280 a – 14/06, Abruf-Nr. 061260) dazu Stellung genommen, in welcher Form der Leistungsempfänger dann zusätzlich in der Rechnung aufgeführt werden muss. |
Das BMF-Schreiben vom 28.3.06
Hat der Leistungsempfänger einen Dritten mit der Abwicklung seines Rechnungseingangsverkehrs beauftragt und zum Empfang seiner Rechnungen bevollmächtigt, wird der Leistungsempfänger zwar meist im postalischen Adressfeld benannt, die weitere Adressierung „c/o“ erfolgt aber nur an den Empfangsbevollmächtigten. Da meist kein zusätzliches Adressfeld vorgesehen ist, fehlt in diesen Rechnungen dann die Anschrift des eigentlichen Leistungsempfängers. Da die Namens- bzw. Firmenangaben aber regelmäßig eindeutige Rückschlüsse auf den Leistungsempfänger zulassen, war die Frage aufgekommen, ob nicht auch eine solche Art der Rechnungslegung den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Das BMF hat nun darauf hingewiesen, dass § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG die vollständige Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers zwingend vorsehe. Nach § 31 Abs. 2 UStDV sei dem zwar auch dann Genüge getan, wenn sich aus den Rechnungsangaben Name und Anschrift eindeutig feststellen lasse, was auch die Verwendung von Abkürzungen erlaube (§ 31 Abs. 3 UStG). Die Ergänzung der Steuernummer (StNr.) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers genüge dieser Voraussetzung allerdings nicht. Die Anschrift des empfangsbevollmächtigten Dritten könne dabei auch nicht als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers gewertet werden, solange Letzterer unter dieser Anschrift nicht zugleich eine eigene Zweigniederlassung oder Betriebsstätte unterhalte. Auch wenn der Leistungsempfänger sein gesamtes Rechnungswesen auf den empfangsberechtigten Dritten übertragen habe, stelle der Betriebsort des Dritten nicht zugleich eine Betriebsanschrift des Leistungsempfängers dar. Zudem sei zu beachten, dass eine gegenüber einem anderen als dem Leistungsempfänger in Rechnung gestellte Umsatzsteuer eine zusätzliche Umsatzsteuerschuldnerschaft nach § 14c Abs. 2 UStG auslöse.
Anmerkungen und Praxishinweise
Das BMF-Schreiben wird der Tendenz zur Auslagerung des Rechnungswesens einen Dämpfer versetzen, da auch bei einer Empfangsbevollmächtigung eines Dritten keine Vereinfachungen bei den Rechnungspflichtangaben gelten sollen. Inhaltlich ist der Argumentation des BMF aber wohl zuzustimmen. Zwar verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG nur eine „eindeutige Feststellbarkeit von Name und Anschrift anhand der Rechnungsangaben“ (§ 31 Abs. 2 UStDV). Dies ist aber wohl so auszulegen, dass auch noch Rechnungsangaben ausreichen, aus denen mittels allgemein zugänglicher Recherchequellen Name und Anschrift des Unternehmers zweifelsfrei ermittelt werden können; beispielhaft führen die UStR hier die Angabe eines Großkundenpostfachs auf (A. 185 Abs. 2 UStR 2005).
Die Ablehnung von StNr. und USt-IdNr. als Recherchemerkmal ist konsequent, denn sie ermöglicht keine Feststellung von Name und Anschrift mittels allgemein zugänglicher Recherchen. Ob etwas anderes gelten könnte, wenn der Leistende neben dem Namen des Leistungsempfängers auch den Ort des Betriebssitzes ergänzt, lässt das BMF offen. M.E. könnte dies ausreichen, wenn sich aus dieser Kombination mittels Telefon- oder Branchenverzeichnis (z.B. im Internet) nur ein eindeutiges Suchergebnis ergäbe – also eine Unverwechselbarkeit sichergestellt wäre. Auch die Ablehnung des Betriebssitzes des Bevollmächtigten als Betriebsadresse des Leistungsempfängers i.S. von A. 185 Abs. 3 S. 2 UStR 2005 ist zutreffend. Jede andere Auslegung ergäbe nämlich sinnwidrig bei jeder Aufgabenauslagerung auf einen externen Erfüllungsgehilfen eine weitere Betriebsanschrift des Auftraggebers.
Auch der BMF-Hinweis zu § 14c Abs. 2 UStG ist dem Grunde nach nicht falsch. Sollte das BMF aus dieser Aussage aber die Rechtsfolge herleiten wollen, jede an den Leistungsempfänger mit „c/o“ an die Anschrift des Empfangsbevollmächtigten adressierte Rechnung führe zu einer zusätzlichen Umsatzsteuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG, so ist diese Auslegung m.E. unzutreffend. Eine solche Rechnung mag zwar an einem Mangel i.S. von § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG leiden und den dort nur namentlich (aber ohne Anschrift) benannten Leistungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Da hier aber der eigentliche Leistungsempfänger einerseits und die Funktion des Bekanntgabeadressaten als lediglich Empfangsbevollmächtigter andererseits durch die Bezeichnung „c/o“ hinreichend zum Ausdruck kommt, ist für einen unberechtigten Steuerausweis i.S. von § 14c Abs. 2 UStG (hier: Rechnungsstellung gegenüber einem anderen als dem Leistungsempfänger) m.E. kein Raum mehr.
Angesichts der vorliegenden BMF-Anweisung stößt der Wunsch nach Auslagerung des Rechnungswesens auf praktische Probleme: Die in Deutschland gängigen Rechnungsformate enthalten regelmäßig nur ein einziges Adressfeld – sehen also die bei der Bekanntgabe von behördlichen Verwaltungsakten übliche Unterteilung in „Bekanntgabeadressaten“ und „Inhaltsadressaten“ nicht vor. Eine entsprechend modifizierte Rechnungslegung – auch wenn technisch möglich – dürfte aber in der Praxis auf Grund des zusätzlichen Verwaltungs- und Kostenaufwands beim Leistenden nicht durchsetzbar sein oder allenfalls bei intensiveren Geschäftsbeziehungen in Betracht kommen. Entsprechende Einzelbeanstandungen von Eingangsrechnungen durch den Empfangsbevollmächtigten würden die mit dem Outsourcing bezweckte Kostenersparnis konterkarieren. Auch versandtechnische Alternativen – wie Rechnungsadressierung an den Leistungsempfänger, aber abweichende Adressierung auf dem Kuvert an den Empfangsbevollmächtigten – verursachen zumindest im Massenverfahren erheblichen Zusatzaufwand.
Bei Leistenden, die zu den o.a. Rechnungsmodifizierungen nicht bereit sind, muss der Leistungsempfänger bei unverändert gewünschtem „Rechnungsoutsourcing“ anders vorgehen. § 31 Abs. 1 UStDV bietet hier eine Alternative. Nach dieser Vorschrift können sich Pflichtangaben auch aus rechnungsergänzenden Dokumenten ergeben, soweit auf diese in der „Hauptrechnung“ ausdrücklich verwiesen wird. Als solche Ergänzungsdokumente kommen z.B. Liefer- oder Transportbelege bzw. Bestell- oder Vertragskorrespondenz in Betracht, da auf diesen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers aufgeführt sein dürften.
Problematisch ist dabei aber, dass „Hauptrechnung“ und „Ergänzungsdokumente“ später leicht überprüfbar sein müssen, was i.d.R. nur durch eine gemeinsame Archivierung gewährleistet werden kann. Da sich die „Ergänzungsdokumente“ jedoch in aller Regel beim Leistungsempfänger befinden, müsste ein händisches Zuordnen dieser Dokumente zur Hauptrechnung beim Empfangsbevollmächtigten erfolgen. Auch dies dürfte die gewünschte Vereinfachungs- und Kosteneinsparung nachhaltig beeinträchtigen. Als letzter Ausweg bliebe allenfalls noch die Abrechnung per Gutschrift, die der Leistungsempfänger auch durch seinen Empfangsbevollmächtigten ausstellen lassen kann (A. 184 Abs. 1 S. 3 UStR 2005).
Beim Rechnungswesen sind vielfältige Auslagerungen von Aufgaben auf Dritte denkbar. Diese Möglichkeiten sind teilweise auch entsprechend geregelt – beginnend bei der Rechnungserstellung (§ 14 Abs. 2 S. 4 UStG) bzw. der Signierung i.S. von § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG (A. 184a Abs. 7 UStR 2005) über die vom Empfänger elektronischer Rechnungen durchzuführenden Verifizierungen (A. 184a Abs. 7 S. 6 UStR 2005) bis hin zur Rechnungsarchivierung beim Dritten (§ 14b UStG).
Dass der Leistungsempfänger zur Vornahme des Vorsteuerabzugs nicht – wie es der Wortlaut von § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG vielleicht vermuten ließe – höchstpersönlich „im Besitz der Rechnung“ sein muss, hat das BMF nun immerhin deutlich gemacht. Das BMF lässt den Besitz des empfangsbevollmächtigten Dritten genügen. M.E. sollte aber davon ausgegangen werden, dass die Finanzverwaltung zur Vermeidung von Interessenskonflikten als Bevollmächtigte nur „echte Dritte“ – aber nicht den Leistenden – akzeptieren wird (so auch zur Rechnungsausstellung: A. 183 Abs. 3 S. 5 UStR 2005). Dies verbaut bei den elektronischen Rechnungen im Sinne von § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG ansonsten denkbare neue Verfahrensmodelle.
