26.09.2012 · Fachbeitrag · Aufzeichnungspflichten

Wann ist ein Fahrtenbuch „ordnungsgemäß“?

von Diplom-Finanzwirt Michael Seifert, Steuerberater, Troisdorf

Regelmäßig kommt es zu Diskussionen mit dem Finanzamt, ob ein Fahrtenbuch als „ordnungsgemäß“ anzusehen ist. Die Finanzverwaltung vertritt im Einklang mit der höchstrichterlichen Rechtsprechung eine ausgesprochen enge Rechtsauslegung. Der BFH hat seine enge Sichtweise jüngst sogar weiter verschärft (BFH 1.3.12, VI R 33/10, Abruf-Nr. 121590). Mandanten, die ein Fahrtenbuch führen, sollten unbedingt auf diese ausgeweiteten Mindestanforderungen hingewiesen werden, damit dieses nicht verworfen und stattdessen die Ein-Prozent-Regelung angewandt wird.

Sachverhalt

Die Klägerin, eine GmbH, berichtigte die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für ihren Gesellschafter-Geschäftsführer F und meldete infolgedessen negative Lohnsteuerabzugsbeträge an. Sie begründete dies damit, dass die private Nutzung eines Dienstwagens durch den F bislang nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert worden sei, obwohl dieser ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt habe. Die vorgelegten Fahrtenbücher wiesen neben dem jeweiligen Datum zumeist Ortsangaben auf (z.B. „F - ...straße - F“), gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. „F - Tanken - F“), außerdem den Kilometerstand des Fahrzeugs nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer.

Wichtig | Die Klägerin ergänzte diese Angaben im Einspruchsverfahren durch eine nachträglich erstellte Auflistung. Grundlage dafür war der von F handschriftlich geführte Tageskalender. Die Auflistung enthielt das Datum, den Standort des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt (in aller Regel „Firma“), den Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, den Grund der Fahrt (z.B. „Essen mit Hrn. ...“), den Fahrer, das Fahrtziel und eine Nr. zur Bezeichnung der am Ende der Liste näher aufgeführten Fahrtrouten. Die Fahrtziele stimmten mit den Ortsangaben im Fahrtenbuch überein.