01.02.2004 | Lohnsteueranmeldung

Elektronische Meldungen im Lohnbüro

von Bilanzbuchhalterin Brunhilde Liebchen, Siebenbach

Mit Beginn des Jahres 2005 hält das Internet endgültig Einzug in das Lohnbüro. Ab diesem Zeitpunkt darf die Lohnsteueranmeldung nur noch in elektronischer Form an die Finanzverwaltung übermittelt werden (Elster = Elektronische Steuererklärung). Dies gilt im Übrigen nicht nur für die Lohnsteueranmeldung, sondern ebenso für die Lohnsteuerbescheinigung (und die besondere Lohnsteuerbescheinigung). Die Meldungen zur Sozialversicherung und die Beitragsnachweise an die Krankenkassen folgen zeitnah im Jahr 2006. Viele Mandanten stehen den neuen Anforderung hilflos gegenüber. Geben Sie als qualifizierter Sachbearbeiter kompetent Auskunft und Hilfestellung. Die notwendigen Fachinformationen erhalten Sie hier. 

Anforderungen an die Lohnsoftware

Mit Ausnahme der Lohnsteuerbescheinigungen ist die elektronische Übermittlung heute bereits möglich – und auch sinnvoll, da diese Übertragungsform durchaus zu einer Zeitersparnis im Lohnbüro führt. Gerade im Bereich der Sozialversicherung ist diese Zeitersparnis besonders deutlich. Voraussetzung ist allerdings, dass die eingesetzte Lohnsoftware die notwendigen Programmteile bereitstellt. Bei der Sozialversicherung bedeutet dies für die Lohnsoftware, dass sie sich einer Systemprüfung durch die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen) GmbH unterziehen muss. Bestandteil dieser Systemprüfung ist die Verarbeitung aller sozialversicherungsrelevanten Fälle über einen Zeitraum von einem Kalenderjahr. Die Verarbeitung der Testfälle wird durch Mitarbeiter der ITSG GmbH beratend unterstützt und schließlich auch unter Prüfungsbedingungen getestet. Hinzu kommt die Überwachung der Software im praktischen Einsatz bei Pilotanwendern. Hierbei wird das Augenmerk nicht ausschließlich auf die beitragsrechtliche Behandlung der Fälle gelegt, sondern auch darauf geachtet, dass Handling und Plausibilitäten innerhalb der Software dem Anwender die Arbeit erleichtern.  

Anträge und Formulare

Im Bereich der Lohnsteuer muss eine Erklärung gemäß StDÜV (Steuerdaten-Übermittlungsverordnung) beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt abgegeben werden. Diese Erklärung wird meist als Dokumentenvorlage von der Lohnsoftware zur Verfügung gestellt. Eine Genehmigung seitens der Finanzverwaltung ist nicht erforderlich und somit kann die nächste Lohnsteueranmeldung per Elster über das Internet abgegeben werden. Ein manueller Postversand ist nicht mehr erforderlich. Um am elektronischen Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen teilnehmen zu können, ist ein Antrag auf Zulassung zur Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren (DEÜV-Zulassungsantrag) zu stellen. Auch dieser Zulassungsantrag findet sich für gewöhnlich als Dokumentenvorlage in der Lohnsoftware. Der ausgefüllte Antrag ist an eine der dort benannten Zulassungsstellen weiterzuleiten. Dabei handelt es sich um die verschiedenen Krankenkassenverbände, die sich je nach Krankenkassenart (z.B. AOK, EK, IKK) zusammengeschlossen haben, bzw. um deren Rechenzentren. Es kann eine Zulassungsstelle ausgewählt werden, an die der Zulassungsantrag gestellt wird und die sich um die Weiterleitung kümmert. Nicht erforderlich ist es, den Zulassungsantrag an alle Zulassungsstellen zu versenden. Wird ein systemgeprüftes Softwareprogramm eingesetzt, ist die Zulassung meist nur Formsache.  

Versand der Daten

Wird der Antragsteller von dieser Zulassungsstelle zugelassen, erhält er eine offizielle Mitteilung. Die Betriebsnummer wird in einer Krankenkassen übergreifenden Datenbank gespeichert. Damit wird sichergestellt, dass alle Meldungen, unabhängig von der Krankenkassenart, maschinell abgegeben werden können. Es ist allerdings ratsam, zwischen der Mitteilung zur Zulassung und dem ersten Versand der Daten einige Tage verstreichen zu lassen, damit auch jede Annahmestelle von der Zulassung Kenntnis erhält. Im Regelfall unterstützt die eingesetzte Lohnsoftware sowohl die Antragstellung, als auch die Auswahl der Annahmestellen für die Meldungen. Hierbei wird in den meisten Fällen eine zuständige AOK Annahmestelle für die bei der AOK Versicherten ausgewählt. Die Versicherten der Ersatzkassen werden zur VdAK, die Versicherten der Betriebskrankenkassen zum Bundesverband der BKK, die Versicherten der Innungskrankenkasse zum Bundesverband der IKK sowie die Versicherten der Bundesknappschaft (u. a. Minijobs) zur Bundesknappschaft gemeldet. Die bereitgestellten Daten der Meldungen können per Diskette (pro Annahmestelle eine Diskette mit Begleitschreiben) oder im E-Mail-Verfahren versandt werden.  

Um die Daten per E-Mail versenden zu können, ist ein Programm erforderlich, das die Daten zum Versand verschlüsselt. Dieses wird von Ihrer Lohnsoftware angeboten oder ist bereits im Umfang der Software enthalten. Beitragsnachweise dürfen nur in Ausnahmefällen (d.h. speziell von einzelnen Annahmestellen genehmigt) per Diskette versandt werden. Ansonsten ist ausschließlich die Versendung per E-Mail vorgesehen. Der Versand per E-Mail ist in jedem Fall der schnellere und bequemere Weg, da ein zeitintensives Versenden per Postweg entfällt. Sobald die Daten per E-Mail versandt sind, erhält der Absender eine Empfangsbestätigung der Annahmestelle, und nach Verarbeitung der Daten folgt ein Verarbeitungsprotokoll. Auch die Bestätigungen der Annahmestellen erhalten Sie per E-Mail. 

Fazit