· Fachbeitrag · Der Praktische Fall
Zuschläge für Nachtarbeit: Die Voraussetzungen für die Steuer- und Beitragsfreiheit im Überblick
| Arbeitgeber haben die Möglichkeit, steuer- und sozialversicherungsfreie Nachtzuschläge zu zahlen. Der praktische Fall verdeutlicht die jeweiligen Voraussetzungen und geht auch darauf ein, inwieweit Abschlagszahlungen zulässig sind. |
1. Sachverhalt
M betreibt eine kleine Bauschlosserei als Einzelunternehmen. Wegen der guten Auftragslage beabsichtigt M, seinen Betrieb erstmalig auf zwei Schichten umzustellen (Frühschicht von 6 Uhr bis 14 Uhr; Spätschicht von 14 Uhr bis 22 Uhr). Um seinen Mitarbeitern die Umstellung „schmackhaft“ zu machen, möchte er steuer- und beitragsfreie Nachtzuschläge zahlen. Im Vorfeld fragt er seinen Steuerberater, welche Voraussetzungen bestehen und inwieweit er den zusätzlichen Abrechnungsaufwand minimieren kann.
2. Lösung
Der Steuerberater stellt M zunächst die allgemeinen rechtlichen Grundlagen vor, geht anschließend auf die maximale Zuschlagshöhe ein und erläutert abschließend die Voraussetzungen bei Abschlagszahlungen.
2.1 Allgemeine rechtliche Grundlagen
Nach § 3b EStG können Nachtarbeitszuschläge steuerfrei bleiben, wenn die Arbeitsleistung in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr erbracht wurde. Die Steuerfreiheit gilt für Arbeitnehmer im lohnsteuerrechtlichen Sinne, sodass Selbstständige von der Steuerfreiheit nicht profitieren können.
Hinweis | Bei dem Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH stellt eine zusätzliche Vergütung für Nachtarbeit regelmäßig eine verdeckte Gewinnausschüttung dar (H 3b LStH „Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit“).
Folgende Voraussetzungen müssen für die Steuerfreiheit u.a. erfüllt sein:
- Zeitzuschlag neben dem Grundlohn sowie
- Zahlung für tatsächlich geleistete Nachtarbeit.
Der Zuschlag muss für die Arbeitsleistung in der begünstigten Zeit gezahlt werden (Zeitzuschlag). Nicht begünstigt sind demzufolge z.B. Gefahrenzulagen (BFH 15.9.11, VI R 6/09). Zuschläge für die Wechselschichtarbeit, die der Arbeitnehmer für seine Wechselschichttätigkeit regelmäßig und fortlaufend bezieht, gehören nach der Rechtsprechung des BFH (7.7.05, IX R 81/98) zum steuerpflichtigen Grundlohn. Sie sind auch während der durch § 3b EStG begünstigten Nachtzeit nicht steuerbefreit.
Der Zuschlag für die Nachtarbeit muss neben dem Grundlohn gezahlt werden. Dies ist z.B. dann nicht der Fall, wenn er aus dem arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn rechnerisch ermittelt wird, selbst wenn im Hinblick auf eine ungünstig liegende Arbeitszeit ein höherer Arbeitslohn gezahlt werden sollte (H 3b LStH „Zuschlag zum Grundlohn“).
Da nur die tatsächlich geleistete Nachtarbeit gefördert wird, sind Einzelaufzeichnungen (z.B. Stundenzettel) erforderlich, aus denen hervorgeht, dass die Arbeitsleistung tatsächlich im begünstigten Zeitraum erbracht wurde. Darüber hinaus ist eine klare Vereinbarung (z.B. auf Basis eines Tarifvertrags oder des Arbeitsvertrags) erforderlich.
Hinweis | Der fehlende Nachweis tatsächlich erbrachter Arbeitsleistungen kann nicht durch Modellrechnungen ersetzt werden (BFH 25.5.05, IX R 72/02).
2.2 Maximale Zuschlagshöhe
Ob die Zuschläge steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden können, hängt neben den generellen Voraussetzungen auch von der Höhe des jeweiligen Grundlohns ab. Nach § 3b Abs. 2 S. 1 EStG gilt als Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum zusteht. Er ist in einen Stundenlohn umzurechnen (zur Ermittlung vgl. R 3b Abs. 2 LStR) und mit höchstens 50 EUR anzusetzen.
Hinweis | Sozialversicherungsrechtlich gilt demgegenüber ein Höchstbetrag von 25 EUR (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Darüber hinaus sind in der gesetzlichen Unfallversicherung auch lohnsteuerfreie Nachtarbeitszuschläge grundsätzlich dem Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 2 SvEV).
25 % des Grundlohns können als steuer- und sozialversicherungsfreier Nachtzuschlag gezahlt werden, wobei als Nachtarbeit die Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr gilt. Für Nachtarbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sind sogar 40 % begünstigt, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde.
Im vorliegenden Fall ist nur die Arbeitszeit zwischen 20 Uhr und 22 Uhr begünstigt. Beträgt der Grundlohn eines Mitarbeiters z.B. 20 EUR und arbeitet der Mitarbeiter 10 Stunden im begünstigten Zeitraum, könnte M einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschlag i.H. von 50 EUR zahlen.
2.3 Vereinfachung durch Abschlagszahlungen
Im Zuge einer möglichst einfachen Abrechnung ist zu beachten, dass pauschale Zuschläge für Nachtarbeit regelmäßig nur dann steuerfrei sind, wenn sie nach dem einvernehmlichen Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer als Abschlagszahlungen oder Vorschüsse auf eine spätere Einzelabrechnung gemäß § 41b EStG geleistet werden.
Auf eine Einzelabrechnung kann nur im Einzelfall verzichtet werden, wenn die Arbeitsleistungen fast ausschließlich zur Nachtzeit zu erbringen und die pauschal geleisteten Zuschläge so bemessen sind, dass sie auch unter Einbeziehung von Urlaub und sonstigen Fehlzeiten (auf das Jahr bezogen) die Voraussetzungen der Steuerfreiheit erfüllen (BFH 8.12.11, VI R 18/11).
