03.12.2020 · Fachbeitrag · Jahresabschluss

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen rechtssicher bilden

von Dipl.-Finw. (FH), M.A. (Taxation), Daniel Denker, Oldenburg undDipl.-Finw. (FH) Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de

| Unzählige Geschäftsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren ‒ unabhängig davon, ob diese in Papier- oder elektronischer Form vorliegen. Für die künftigen Aufwendungen ist eine Aufbewahrungsrückstellung zu bilden, die als Betriebsausgabe die Steuerlast verringert. MBP zeigt die Rahmenbedingungen und erläutert anhand von Beispielen, wie eine derartige Rückstellung betriebsprüfungssicher gebildet wird. |

1. Pflicht zur Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung

Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, da hierfür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB, § 147 AO sowie Einzelsteuergesetze) besteht. Die Grundsätze zur Ermittlung der Rückstellung hat die OFD Niedersachsen (5.10.15, S 2137 - 106 - St 221/St 222) umfangreich dargelegt.

2. Grundsätzliches zur Rückstellungsberechnung

Um die Rückstellung berechnen zu können, ist zunächst zu ermitteln, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht (BFH 18.1.11, X R 14/09). Denn nicht für alle Unterlagen greifen die allseits bekannten zehn Jahre: