04.03.2014 · Fachbeitrag · FAQ zur E-Bilanz

Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Bilanz

von RA StB Dipl.-Finw. (FH) Arne Jansen und WP StB Dipl.-Kfm. Tobias Polka, beide Düsseldorf sowie StB Dipl.-Bw (FH) Christian Westhoff, Datteln

| Die E-Bilanz ist in den Steuerkanzleien derzeit sicherlich eines der Top-Themen. Für das Wirtschaftsjahr 2013 ist der Jahresabschluss nämlich erstmals elektronisch zu übermitteln. Nachfolgend werden Antworten auf die wichtigsten Praxisfragen gegeben. |

1. Allgemeine Fragen

Frage: Bis wann muss die E-Bilanz übermittelt werden?

Antwort: Wird der Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG ermittelt, ist der Inhalt der Bilanz sowie der GuV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln (§ 5b Abs. 1 S. 1 EStG). Da keine eigene Frist existiert, gelten die gleichen Fristen wie für die Abgabe der Steuererklärung. Für das Wirtschaftsjahr 2013 muss die E-Bilanz damit grundsätzlich bis zum 31.12.14 übermittelt werden, wenn der Steuerpflichtige steuerlich beraten wird und keine Vorabanforderung der Steuererklärungen vorliegt.

Frage: In welchen Fällen hat ein Härtefallantrag Aussicht auf Erfolg?

Antwort: § 5b Abs. 2 EStG verweist auf § 150 Abs. 8 AO, sodass ein Härtefallantrag nur dann aussichtsreich ist, wenn eine Übermittlung aus persönlichen und wirtschaftlichen Gründen unzumutbar ist. Diese Regelung wird von der Verwaltung eher restriktiv gehandhabt werden. U.E. könnte ein Antrag bei der unterjährigen Erstellung von „außergewöhnlichen Bilanzen“ (z.B. im Rahmen von Umwandlungsfällen, Liquidationen etc.) sinnvoll sein.

Hinweis | Der Antrag bedarf keiner besonderen Form. Er soll auch konkludent möglich sein, indem der Jahresabschluss in Papierform eingereicht wird.

2. Berichtsbestandteile

Frage: Welche Inhalte aus dem Jahresabschluss bzw. welche Berichtsbestandteile müssen elektronisch übermittelt werden?

Antwort: Hier ist zwischen Pflicht-Bestandteilen (z.B. Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz) sowie freiwilligen Bestandteilen (Anhang, Lagebericht etc.) zu unterscheiden. Die DATEV hat im „E-Bilanz- Assistent - Leitfaden zum Erstellen und Übermitteln von Elektronischen Bilanzen an die Finanzverwaltung“ (Stand: 12/2013) eine Übersicht erstellt.

PRAXISHINWEIS | Für „Mussfelder, Kontennachweis erwünscht“, ist die Übermittlung des Kontennachweises regelmäßig sinnvoll, da hierdurch Rückfragen durch das FA vermieden werden können.

Hinweis | Sonder- und Ergänzungsbilanzen können in dem Freitextfeld „Sonder- und Ergänzungsbilanzen“ im Berichtsbestandteil „Steuerliche Modifikationen“ übermittelt werden. Eine Übermittlung in gesonderten Datensätzen ist erst für Wirtschaftsjahre verpflichtend, die nach dem 31.12.14 beginnen.

3. Umsetzungsstrategie

Frage: Muss das Buchungsverhalten angepasst werden?

Antwort: Nein, eine Umstellung des Buchungsverhaltens ist grundsätzlich nicht erforderlich. Mit dem Mandanten sollte jedoch im Vorfeld die Umsetzungsstrategie abgestimmt werden. Hierbei ist wie folgt zu unterscheiden:

Minimalstrategie: Hier werden nur die Mindestvorgaben umgesetzt. Dem Vorteil eines geringen Umstellungs- und Pflegeaufwands steht hier aber ein erhöhtes Nachfrage- und Betriebsprüfungsrisiko gegenüber.

Beachten Sie | Basiert der Datensatz nahezu vollständig aus Auffangpositionen, ist die Einordnung in eine höhere Risikoklasse möglich. Allerdings sind Auffangpositionen nicht generell negativ besetzt. Vor allem dort, wo die Einrichtung neuer Konten Schwierigkeiten verursachen wird, können bzw. sollten sie genutzt werden.

Maximalstrategie: Hier wird die Taxonomie möglichst vollständig umgesetzt und auf Auffangpositionen weitgehend verzichtet. Bestehen keine Auffälligkeiten, wird dies geringe Nachfragen des FA zur Folge haben. Allerdings ist hier ggf. ein hoher Umstellungs- und Pflegeaufwand erforderlich.

Neutrale Strategie: In der Praxis dürfte ein Mittelweg aus Minimal- und Maximalstrategie regelmäßig am sinnvollsten sein.

4. Haftung

Frage: Gibt es für den StB aus haftungsrechtlicher Sicht etwas zu beachten?

Antwort: An dieser Stelle kann nur empfohlen werden, die Umsetzungsstrategie sowie die elektronische Übermittlung der E-Bilanz durch den StB an das FA mit dem Mandanten schriftlich zu vereinbaren.

Beachten Sie | Um am Verfahren der DATEV zur elektronischen Übermittlung teilzunehmen, muss eine Teilnahmeerklärung des Mandanten vorhanden sein. Der E-Bilanz-Assistent der DATEV enthält eine vorgefertigte Teilnahmeerklärung, die individuell angepasst und ausgedruckt werden kann.

5. Mapping/Fremdbuchführung

Frage: Was hat es mit dem Mapping auf sich?

Antwort: Kontenmapping bedeutet, dass die Konten des Kontenplans den jeweiligen Positionen der Taxonomie zugeordnet werden müssen. Dies ist relativ unproblematisch, wenn ein Standardkontenrahmen (SKR 03 bzw. SKR 04) verwendet wird. Wurden allerdings viele individuelle Konten angelegt oder verwendet das Unternehmen eine Individual-Software, wird der zeitliche Aufwand ungleich höher sein.

Das Mapping bietet indes auch die Chance, veraltete Konten bzw. evtl. doppelt bebuchte Konten aufzuspüren und zu eliminieren.

Frage: Exkurs zur Dateneinspielung: Welche Daten benötigt der StB von seinem Mandanten (Fremdbuchführung), um die Handelsbilanz des laufenden Jahres (2013) in DATEV abbilden zu können?

Antwort: Benötigt werden die Jahresverkehrszahlen, also nur die Bewegungsdaten des laufenden Jahres ohne EB-Werte. DATEV trägt das Vorjahr 2012 als EB-Wert vor, sodass eine erneute Einspielung der Summen- und Saldenliste zu doppelten EB-Werten führen würde. Die Datei sollte folgende Spalten enthalten: Kontonummer Mandant, Kontobezeichnung Mandant und Jahresverkehrszahl (als Saldo oder in zwei Spalten als Soll/Haben). Diese Datei muss im CSV-Format vorliegen oder kann aus Excel heraus als CSV-Datei abgespeichert werden.

6. Risikomanagement

Frage: Welche Analysemöglichkeiten hat die Finanzverwaltung durch die E-Bilanz-Daten?

Antwort: Für das FA sind insbesondere folgende Prüfschritte bzw. Analysen möglich:

automatische Prüfung der Daten der Steuererklärung und des Rechnungswesens,

Filterung und Nachverfolgung besonderer Geschäftsvorfälle durch Mehrperiodenvergleiche,

Drittvergleiche bestimmter Kennzahlen mit Vergleichsgruppen.

Dabei wird sich die Verwaltung primär auf Steuerpflichtige konzentrieren, die in „risikobehaftete“ Gruppen eingeteilt wurden.

PRAXISHINWEIS | Die Analysemöglichkeiten werden durch den zunehmenden Datenbestand kontinuierlich verbessert. Liegt z.B. der Kassenbestand im Erstjahr bei 500 EUR, ist dies zunächst unauffällig. Sofern im Mehrjahresvergleich allerdings fortlaufend „glatte“ Bestände“ übermittelt werden, dürfte dies zu Nachfragen führen.

Weiterführende Hinweise