Säumige Patienten mahnen: So gelingt es!

| Privatpatienten, die „knapp bei Kasse“ sind, haben oft von mehreren Gläubigern unbezahlte Rechnungen vorliegen. Sie bezahlen dann häufig die Rechnung zuerst, die ihnen am meisten Ärger verursachen könnte ‒ das ist vielleicht nicht die Ihrer Zahnarztpraxis, da Sie kulant sind und den Patienten durch Mahnen nicht verärgern möchten. Es gibt allerdings Schuldner, die das Überziehen von Zahlungsfristen zum Prinzip erhoben haben, um ihre eigene Liquidität auf Kosten der Gläubiger zu verbessern. In solchen Fällen sollten Sie entschlossen handeln und sich nicht ausnutzen lassen! |

Wie mahnen Sie richtig?

Zahlt Ihr Patient nach angemessener Zeit ‒ etwa vier Wochen ‒ nicht, sollten Sie eine Mahnung schreiben. Damit wird er an die Zahlung erinnert, da in vielen Fällen die Rechnung einfach vergessen wurde. Manchmal ist die Rechnung auch einfach „unter den Stapel“ geraten. Deshalb sollte eine erste Erinnerung stets freundlich gehalten werden. Entscheiden Sie individuell, wie viele Mahnungen Sie schreiben. Im Prinzip reicht eine Mahnung, die den Patienten zur Zahlung bis zu einem bestimmten Datum auffordert. Der Patient kann grundsätzlich auch ohne Mahnung in Verzug gebracht werden. Nach § 286 BGB geschieht dies 30 Tage nach dem Zugang der Rechnung, wenn er in der Rechnung auf diese Folge aufmerksam gemacht wurde. Zahlt der Patient aber auch nach wiederholten Mahnungen und Fristsetzung nicht, muss gerichtliche Hilfe in Anspruch genommen werden und Sie sollten einen Anwalt einschalten.

Nachhaken, wenn auf Mahnungen nicht reagiert wird

Folgt auf Ihre erste Mahnung keine Reaktion des Patienten, sollten Sie bei größeren Beträgen drei Tage später bei ihm telefonisch nachhaken. Auch bei guten und langjährigen Patienten darf Ihnen ein Telefongespräch wegen einer Mahnung nicht unangenehm sein. Vermeiden Sie Handykontakte, bevorzugen Sie das Festnetz. Sprechen Sie jedoch nicht auf den Anrufbeantworter des Patienten, falls er sich nicht meldet.

Tipps für das Telefongespräch

Bereiten Sie Ihr Telefongespräch gut vor. Wenn Sie anrufen, meldet sich oft der Ehepartner oder jemand aus der Familie. Wenn es um Ihre Rechnung geht, sollten Sie aber mit dem Schuldner selbst sprechen. Falls Sie ihn zu Hause nicht erreichen, können Sie auch versuchen, ihn am Arbeitsplatz zu erreichen. Mag sein, dass er sich darüber ärgert ‒ es kann jedoch ein sehr wirksames Mittel sein, den Patienten zur Zahlung zu veranlassen, da er vermeiden will, dass auch Arbeitskollegen von der Sache erfahren.

Nicht auf das Versprechen eines Rückrufs verlassen

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Schuldner zurückruft, wenn zum Beispiel seine Frau dies zusagt. Dem Schuldner gefällt es nicht, an seine Verpflichtungen erinnert zu werden, daher „vergisst“ er den Rückruf. Wahrscheinlich hat er noch andere Rechnungen offen. Deshalb gilt: Das Thema ist klar und deutlich anzusprechen. Denn wer finanziell in der Klemme sitzt, zahlt häufig demjenigen sein Geld, der am hartnäckigsten am Ball bleibt.

Festen Zahlungstermin anstreben

Telefonieren Sie immer mit dem Ziel, ein festes Zahlungsversprechen mit Betrag und Termin zu erhalten. Gummibegriffe des Patienten wie „Zahlung baldmöglichst“ sind nicht akzeptabel. Die Zusage muss mindestens so konkret sein wie „noch diese Woche“ oder „am 15. des Monats“. Damit erreichen Sie ein wichtiges Teilziel. Legen Sie Vereinbarungen schriftlich fest und lassen Sie dem Patienten diese auch schriftlich zukommen. Meist reicht eine kurze E-Mail, in der Sie sich für das Gespräch bedanken und das Gesagte zusammenfassen. Wenn der Patient Ihnen gegenüber keine feste Zusage machen will, weisen Sie ihn freundlich, aber bestimmt auf Mahngebühren und Verzugszinsen hin, wenn der vereinbarte Zahlungstermin nicht eingehalten wird.

Auf Ausreden reagieren

Viele Schuldner sind sehr kreativ, wenn es darum geht, Ausreden zu finden, warum eine Rechnung nicht bezahlt werden kann "‒ hierauf sollten Sie sich nicht einlassen und an Ihrer Mahnung festhalten. Rechnen Sie bei Ihren Anrufen mit folgenden Ausreden, auf die Sie schlagfertig reagieren sollten:

• Der Patient findet die Rechnung nicht? Faxen oder mailen Sie sofort die Rechnung und fassen Sie dann schon am nächsten Tag telefonisch nach: „Haben Sie die Rechnung bekommen?“. Erwähnen Sie in dem Telefonat gleich auch die Zahlungsfrist.

• Der Patient behauptet, die Mahnung nicht erhalten zu haben? Dann packen Sie ihn ruhig an seiner Ehre: „Die Mahnungen sind zwar bei uns raus, aber ich schicke Ihnen gerne noch einmal eine Kopie.“

• Die Abrechnung wird beanstandet? Klären Sie gleich am Telefon die offenen Fragen oder vereinbaren Sie einen Besprechungstermin. Fordern Sie eine Teilzahlung für die geklärten Punkte der Honorarrechnung ‒ juristisch ist das durchsetzbar.

• Der Patient ist nie persönlich zu sprechen? Versuchen Sie ihn am Arbeitsplatz zu erreichen. Andernfalls gehen Sie den schriftlichen Weg.