01.09.2008 | Mitarbeiterführung

Aufgaben gekonnt delegieren und sich so von zeitraubenden Tätigkeiten befreien

von Dipl.-Päd. Dr. Wolfgang Huge, Bad Essen

Mit einer wirksamen Delegation von Aufgaben tragen Praxisinhaber dazu bei, dass sich stets die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort befindet und dort einen guten Job macht. Gleichzeitig bietet ein funktionierendes Delegationswesen die Chance, sich selbst von einem Teil lästiger Aufgaben zu befreien, um für die Kernaufgaben der Praxisführung Zeit zu gewinnen. Richtig zu delegieren, ist keine Kunst, sondern das Resultat eines klaren Managements. Auf der Basis von Stärken-Schwächen-Profilen weisen Sie die betrieblichen Aufgaben den individuellen Fähigkeiten und Interessen der einzelnen Mitarbeiter zu. Doch nicht jede Aufgabe eignet sich zum Delegieren. Deshalb ist in jedem Einzelfall neu zu entscheiden, ob ein Delegieren sinnvoll ist oder nicht. Diese Entscheidung hängt von der Aufgabe selbst ab und den Mitarbeitern, die diese übernehmen könnten.  

Was muss beim Delegieren beachtet werden?

Um einen Teil der anfallenden Aufgaben delegieren zu können, sollten Praxisinhaber sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, was alles in ihren Arbeitsbereich fällt. Hilfreich ist es, eine Woche lang sämtliche Aufgaben festzuhalten, die es im Alltag zu bewältigen gibt. Auf der Basis einer solchen Wochenbilanz lässt sich eine Analyse der Aufgaben vornehmen, in der die verschiedenen Bilanzposten zu folgenden Positionen zugeordnet werden:  

• Tätigkeiten, die an die eigene Person (Wissen, Entscheidungsbefugnis, betriebliche Funktion) gebunden sind.

• Komplexe und schwierige Aufgaben mit wichtigen Entscheidungskomponenten.

• Aufgaben, um die man sich gerne persönlich kümmern möchte.

• Leichte Routineaufgaben, die immer wieder anfallen und zu denen es eventuell auch feste Ablaufpläne gibt (zum Beispiel Verfahrensanweisungen des Qualitätsmanagements).

• Gelegentliche Zusatzaufgaben, die ein spezielles Wissen erfordern, wie die Vorbereitung von Aktionen, Gespräche mit Vertretern, das Einrichten neuer Ablagesysteme etc.

Alles, was sich unter die letzen beiden Punkte einordnen lässt, eignet sich im Prinzip für eine Aufgabenentlastung. Sofern die Aufgaben nicht mit Führungsfunktionen in Verbindung stehen, gilt das auch für den dritten Punkt, und zwar immer dann, wenn man sich aufgrund zeitlicher Beanspruchung nicht selbst ausreichend um die betreffenden Tätigkeiten kümmern kann.  

An wen Sie am besten delegieren

Nachdem nun im ersten Schritt geklärt ist, was sich überhaupt sinnvoll delegieren lässt, kommt nun die zweite, jedoch ebenso wichtige Frage: An wen kann ich was delegieren? Dafür empfiehlt es sich, ein Stärken-Schwächen-Profil für alle Mitarbeiter anzulegen und die anfallenden betrieblichen Aufgaben so zu verteilen, dass jedem Mitarbeiter möglichst solche Aufgaben zugewiesen werden, die seinem Fähigkeits- und Kenntnisstand entsprechen. Außerdem sollte die Erledigung der Aufgabe mit persönlichen Interessen des Mitarbeiters zusammenfallen und eine realistische Herausforderung darstellen.