16.07.2024 · Fachbeitrag · Praxiskultur

Neun Tipps gegen langweilige Besprechungen

von Marion Ketteler, Münster, kanzleiprofiling.de

| Meetings sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, doch allzu oft werden sie als zeitraubend und ineffizient empfunden. Eine gute Meeting-Kultur ist jedoch entscheidend für den Erfolg eines Teams und einer Organisation. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie durch praktische und unmittelbar umsetzbare Tipps die Qualität Ihrer Meetings verbessern können ‒ von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. |

Tipp 1: Bereiten Sie die Agenda bewusst vor

Ein Meeting ist dazu da, dass sich Menschen zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Ort zu bestimmten Fragen austauschen und im besten Fall gemeinsame Entscheidungen treffen. Der Vorteil von Meetings liegt darin, die Aufmerksamkeit der Beteiligten innerhalb dieses Zeitraums zu bündeln, um schnell gute Ergebnisse zu erzeugen. Das setzt voraus, dass die Tagesordnungspunkte (TOP) eine Besprechung rechtfertigen. Wenn nicht, gehören sie nicht in die Besprechung. Wenn es nichts zu besprechen gibt, gibt es auch keine Besprechung.

Daran schließt sich die Frage an: Gibt es für die einberufene Gruppe etwas zu entscheiden? Geht es nämlich ausschließlich um Informationsaustausch, können Sie dazu ebenso gut eine Rundmail verfassen, auf ein Dokument in Ihrem Praxismanagementsystem verweisen oder die Informationen in Ihrem Kollaborationstool (z. B. Microsoft Teams) hinterlegen. Ein Meeting ist dafür nicht notwendig. Manchmal kann es allerdings sinnvoll sein, ein Meeting dafür zu nutzen, um den anderen etwas zu zeigen (z. B. eine Programmneuerung). Das geht zwar auch mit einer Anleitung, aber für einen kurzen Austausch ist ein Meeting eine gute Gelegenheit.