· Fachbeitrag · Praxisorganisation
Physiotherapie digital: Mit Praxissoftware Zeit und Geld sparen
von Mirko Gründer, Medienbüro Medizin (MbMed), Hamburg
| Regale voller Ordner, Schränke mit sensiblen Patientendaten und ein Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch. Ein Terminkalender, Bleistift und Radiergummi, ein Karteikartensystem für Patientendaten, eine Word-Vorlage für Rechnungen - so sieht oft noch das Handwerkszeug aus, mit dem Therapeuten ihre Praxis organisieren. Dabei gibt es längst praktischere, effizientere und auch bequemere Paketlösungen dafür. Lösungen, die Ordnung ins Chaos bringen, den Zeitplan im Griff behalten und für pünktliche und korrekte Abrechnungen sorgen. |
Die passende Lösung für Ihre Praxis
Sie können einen großen Teil Ihrer Verwaltungstätigkeit an den Computer abgeben. Er vergisst keine Termine oder Stichtage, macht keine Rechenfehler und kennt alle Vorschriften, Preislisten und Adressen auswendig. Vorausgesetzt natürlich, Sie arbeiten mit der passenden Software. Der Markt für spezialisierte Programme für Physiotherapeuten und andere Heilmittel-erbringer ist inzwischen fast unüberschaubar und reicht von der kostenlosen Open-Source-Software bis zur Cloud-basierten Lösung für größere Praxen mit mehreren Behandlern.
Für Physiotherapeuten ist es deshalb zunächst entscheidend, sich über die eigenen Bedürfnisse und Ansprüche klar zu werden. Fragen Sie sich also zuerst, was Sie von dem System erwarten:
- Welche Funktionen soll das System erfüllen? Terminverwaltung, Patientenkartei und Abrechnung sind Standards. Aber was ist beispielsweise mit therapeutischen Empfehlungen - soll das Computerprogramm Sie auch hier bei der Arbeit unterstützen?
- Wie viel sind Sie bereit zu investieren? Setzen Sie am besten ein Monatsbudget fest.
- Was erwarten Sie vom Software-Anbieter? Prüfen Sie vor der Anschaffung, ob das Unternehmen den nötigen Support bei Fragen zur Verfügung stellt und auch sonst auf soliden Füßen steht. Es wäre ärgerlich, wenn Ihre Software nach kurzer Zeit nicht weiter entwickelt wird, weil der Anbieter aufgibt.
- Soll das neue Programm alte Daten aus einer alten Software importieren können? Diese Frage klären Sie am besten vor der Anschaffung.
- Auf welchem Gerät mit welchem Betriebssystem wollen Sie arbeiten? Apple oder Windows, PC oder Mobilgeräte, wie iPads oder Smartphones, benötigen jeweils eine andere Software.
- Sollen mehrere Personen die Software parallel nutzen können, beispielsweise andere Therapeuten und die Rezeptionskraft? Dann benötigen Sie eine Lösung, die die Daten auf mehreren Geräten immer synchron hält, etwa durch permanenten Abgleich über ein Netzwerk oder das Internet.
- Wollen Sie Ihre Praxisverwaltung immer bei sich haben, auch bei Außenterminen? Dies stellt nicht nur Anforderungen an das Gerät, sondern auch an die Synchronisierung, falls Sie mehrere Geräte nutzen.
- Fragen Sie Kollegen nach Ihren Empfehlungen. Oft erhalten Sie so Informationen, die Sie bei den Herstellern nicht ohne Weiteres bekommen.
PRAXISHINWEIS | Wichtig ist vor allem, dass Sie sich darüber klar werden, was Sie mit der Software erreichen wollen: Soll sie Ihnen einfach nur ein paar Arbeitsprozesse erleichtern, oder die Organisation Ihrer Praxis insgesamt auf ein neues Niveau heben? Seien Sie nicht enttäuscht, wenn keines der auf dem Markt befindlichen Angebote alle Ihre Wünsche erfüllen kann. Setzen Sie Prioritäten und schauen Sie, welche Aufgaben das System auf jeden Fall erfüllen sollte und welches am besten zu Ihrer Praxis passt. |
Die „einfache“ Lösung
Der einfachste Weg, sich einige Organisationsprozesse zu erleichtern, ist eine ganz normale Büroverwaltungssoftware - als Beispiel sei hier das verbreitete „WISO - Mein Büro“ genannt (www.buhl.de/produkte/buero/page.html). Ohne Branchenspezialisierung unterstützt es kleine Betriebe und Selbstständige bei ihren unumgehbaren Verwaltungsaufgaben: Terminpla-nung, Kundenverwaltung, Rechnungsstellung, ja sogar eine rudimentäre Buchhaltung. Viele Funktionen können, nachdem sie einmal korrekt eingerichtet sind, automatisiert abgerufen werden. Auch Mehrplatzlösungen mit Synchronisierung sind möglich und eine stressfreie Verknüpfung mit Microsoft Office ist gewährleistet. Eine besondere Stärke ist die nahtlose Zusammenarbeit mit den anderen Programmen aus der „WISO“-Serie zur Buchhaltung und Steuererklärung.
PRAXISHINWEIS | Eine solche Software ist ein guter Helfer im Alltag und ersetzt Karteikarten, Terminkalender und vieles mehr. Spezielle Funktionen für Heilmittelerbringer fehlen aber naturgemäß. Dafür müssen Sie zu spezialisierten Programmen greifen. |
Die „traditionelle“ Lösung
Aus dem breiten Markt an traditionellen Programmen zur Praxisverwaltung sei hier nur das recht weitverbreitete THEORG herausgegriffen (www.theorg.de). Es ist bereits seit circa 20 Jahren etabliert und von Grund auf für den Einsatz in Physiotherapie, Ergotherapie und ähnlichen Einrichtungen konzipiert. Über die Standards Terminverwaltung und Patientendokumentation hinaus bietet es zahlreiche auf Heilmittelerbringer zugeschnittene Extras.
Vor allem unterstützt es Praxisinhaber bei Abrechnungsaufgaben. Ob Zuzahlungen bei Kassenpatienten oder Selbstzahlerrechnungen, direkter Verkauf von therapieunterstützenden Artikeln - alles ist schnell berechnet und sauber abgerechnet. Auch die Abrechnung mit den Krankenkassen erleichtert das System. Vielfältige Muster und Vorlagen machen überdies die Kommunikation mit Ärzten, Patienten und anderen Stellen professioneller. Die Stärke von THEORG liegt in den ausgefeilten, praxistauglichen Funktionen rund um Patientendokumentation, Abrechnung und Terminplanung. Allerdings bedeutet die Software auch eine gewisse Investition: Die Anschaffung kostet mehrere hundert Euro. Ein Servicevertrag mit monatlicher Gebühr ist darüber hinaus in jedem Fall sinnvoll.
Eine kostenlose Alternative zu THEORG ist das Open-Source-Projekt „TheraPi“ (www.thera-pi.org). Die Software wurde von Freiwilligen entwickelt und ist seit 2010 mit großem Erfolg im Praxiseinsatz.
Die „moderne“ Lösung - iPad und Co.
Mit dem Wandel der Informationstechnik der letzten Jahre - insbesondere der rasanten Entwicklung von mobilen Geräten - ergeben sich neben den traditionellen PC-Programmen neue Möglichkeiten. Anbieter wie iPrax (www.iprax-systems.com) und TTools (www.airsoft.de) setzen auf die vernetzte mobile Welt, was der Arbeitspraxis vieler Physiotherapeuten deutlich entgegenkommt, die zwischen einer Vielzahl von Behandlungsorten pendeln.
Dabei setzt iPrax voll und ganz auf das populäre iPad von Apple als Anwendungsgerät. Terminverwaltung, Patientendaten und Abrechnungsfunktionen sind so jederzeit griffbereit dabei. Alle Daten werden nicht nur in der App gesichert, sondern auch permanent mit dem iPrax-Rechenzentrum synchronisiert. So können auch mehrere Geräte, die kilometerweit voneinander entfernt sind, problemlos auf dem gleichen Stand bleiben. Überdies verspricht sich der Anbieter neben dem praktischen Nutzen seiner Software auch einen Marketingeffekt für den Anwender: Das stylische iPad als Handwerkszeug gibt Ihrer Praxis einen modernen und zeitgemäßen Anstrich und signalisiert den Patienten, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind - technisch und wissenschaftlich.
Noch unabhängiger sind Sie mit einem vollständig webbasierten System wie TTools. Hier werden keinerlei Daten auf Ihrem eigenen Gerät gespeichert, sondern vollständig im Server des Unternehmens abgelegt. Das hat den großen Vorteil, dass Sie alles von einem beliebigen internetfähigen Gerät nutzen können. Andererseits: Ohne aktive Internetverbindung sind die Daten nicht zugänglich - was besonders in Regionen mit „Funklöchern“ ungünstig sein kann.
FAZIT | Wer unsicher ist, welche Lösung für die eigene Praxis optimal ist, sollte sich die Zeit nehmen und die Programme sorgfältig vergleichen. Dabei spielt sowohl der Preis des Systems eine Rolle, als auch die individuellen Funktionen. Wenn möglich sollten Sie vorab immer eine kostenlose Demo-Version testen, bevor Sie einen Vertrag mit einem Anbieter abschließen. |
