08.01.2010 | Buchführung

Das darf jetzt in den Reißwolf

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem Sie die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt haben.  

Auf der folgenden Seite finden Sie - alphabetisch geordnet - eine Liste der Geschäftsunterlagen, die Sie seit dem 1. Januar 2010 vernichten können, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.  

Beachten Sie: Sie dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der regulären Frist nicht vernichten, wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die entsprechende Steuerfestsetzung vorläufig ist (§ 147 Absatz 3 Abgabenordnung).  

Unser Tipp: Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung müssen Sie in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Wie Sie diese richtig ermitteln, haben wir Ihnen in der Ausgabe 6/2007 (Seite 15) gezeigt.  

Unterlagen	aus dem Jahr und früher
Abrechnungsunterlagen1)	1999
Abtretungserklärungen	2003
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung	1999
Aktenvermerke	2003
Angebote	2003
Anhang z. Jahresabschluss2)	1998
Anlagevermögensbücher und -karteien	1999
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	2003
Auftragsbestätigungen	2003
Ausgangsrechnungen	1999
Außendienstabrechnungen1)	1999
Bankbelege	1999
Bankbürgschaften	2003
Bauakten	2003
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger	1999
Belege, die Buchungsgrundlagen darstellen	1999
Bestellunterlagen	2003
Betriebsabrechnungsbögen	1999
Betriebskostenrechnung1)	1999
Betriebsprüfungsberichte	2003
Bewertungsunterlagen	1999
Bewirtungsunterlagen	1999
Bilanzen (Jahresbilanzen)2)	1998
Bilanzunterlagen2)	1998
Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme)	1999
Buchungsanweisungen	1999
Buchungsbelege	1999
COM-Verfahren (Computer-Output Microfilm)	1999
Courtage-Abrechnungen1)	1999
Darlehensunterlagen	2003
Datensicherungen	1999
Dauerauftragsunterlagen	2003
Debitorenlisten	1999
Depotauszüge	1999
Eigenbelege	1999
Eingangsrechnungen	1999
Einheitswertbescheide	1999
Essensmarkenabrechnungen1)	1999
Fahrtenbücher	1999
Fahrtkostenerstattungen1)	1999
Finanzberichte	2003
Gehaltslisten	1999
Geschäftsberichte	1999
Geschäftsbriefe	2003
Geschenknachweise	2003
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)	1999
Grundbuchauszüge	2003
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	1999
Gutschriftsanzeigen	1999
Handelsbriefe	2003
Handelsbücher	1999
Handelsregisterauszüge	2003
Hauptabschlussübersicht	1999
Inventuren	1999
Investitionszulagenbelege	2003
Jahresabschlusserläuterungen2)	1998
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	1999
Kalkulationsunterlagen	2003
Kassenberichte, -bücher	1999
Kassenzettel1)	1999
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	1999
Kontenregister	1999
Kontoauszüge	1999
Kreditunterlagen	1999
Lageberichte2)	1998
Lieferscheine	1999
Lohnbelege (nach HGB)	1999
Lohnkonten und dort aufzubew. Belege (nach EStG)	2003
Magnetbänder mit Buchfunktion	1999
Mahnbescheide	2003
Mietunterlagen	1999
Nachnahmebelege	2003
Nebenbücher	1999
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	1999
Pachtunterlagen	1999
Postscheckbelege	1999
Preislisten	2003
Protokolle	2003
Provisionsabrechnungen1)	1999
Prozessakten	2003
Quittungen	1999
Rechnungen	1999
Reisekostenabrechnungen1)	1999
Repräs.-aufwendungen	1999
Rentenversich.-nachweise	1999
Sachkonten	1999
Saldenbestätigungen	1999
Schadensunterlagen	2003
Scheck- und Wechselbelege	2003
Schriftwechsel	2003
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	1999
Spendenbescheinigungen	2003
Steuerunterlagen	1999
Telefonkostennachweise1)	1999
Überstundenlisten	2003
Umsatzsteuervoranmeldungen	1999
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	1999
Verkaufsbücher	1999
Vermögensverzeichnis	1999
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)	2003
Versand- und Frachtunterlagen	2003
Versicherungspolicen	2003
Verträge	2003
Wareneingangs- und -ausgangsbücher	1999
Wechsel	2003
Zahlungsanweisungen	1999
Zinsberechnungen	2003
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	1999

1) Soweit es sich um Buchungsbelege handelt (sonst nur Sechsjahresfrist)  

2) Bei Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 1999  

Sie müssen Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem Sie die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Handelsbriefe empfangen oder abgesandt haben.