· Fachbeitrag · Maklerrecht
Vernichtung von Unterlagen aus beendeter Kundenverbindung?
| Ein Leser möchte wissen, ob Schriftwechsel aus dem Jahr 2005 und früher vernichtet werden darf, wenn eine Kundenverbindung aktuell nicht mehr aktiv ist, also beispielsweise 2007 oder 2008 beendet wurde? Wir haben Dr. Peter Loibl von der Charta Börse für Versicherungen AG gefragt. |
Die Antwort | Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Dazu zählen die Korrespondenz zwischen dem Makler und dem Versicherer bzw. dem Versicherungsnehmer sowie Beratungsprotokolle. Ob ein Versicherungsvertrag bereits gekündigt ist oder ob die Kundenverbindung noch besteht, spielt für die Aufbewahrungspflicht keine Rolle. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist. Folglich darf im Jahr 2012 Schriftwechsel aus dem Jahr 2005 und früher vernichtet werden. Schriftwechsel aus dem Jahr 2006 muss hingegen noch aufbewahrt werden.
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