22.09.2020 · Fachbeitrag · Bilanz

Rückstellung für Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finanzamtskonform bilden

von Dipl.-Finanzwirt, M.A. (Taxation), Daniel Denker, Oldenburg undDipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de

| Unzählige Geschäftsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren ‒ unabhängig davon, ob diese in Papier- oder elektronischer Form vorliegen. Die dadurch entstehenden Kosten sind nicht zu unterschätzen. Vorteil für Sie: Sie können für die künftigen Aufwendungen bereits heute eine Aufbewahrungsrückstellung bilden, diese als Betriebsausgabe geltend machen und damit Ihre Steuerlast verringern. WVM erläutert Ihnen die konkreten Rahmenbedingungen und zeigt Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie eine derartige Rückstellung betriebsprüfungssicher bilden. |

Pflicht zur Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung

Die Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung steht nicht zu Ihrer Disposition. Sie müssen zwingend in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Die handelsrechtliche Pflicht hierzu ergibt sich aus § 249 Abs. 1 HGB. Diese gilt aufgrund der Maßgeblichkeit der Handelsbilanz auch für die Steuerbilanz (BFH, Urteil vom 19.08.2002, Az. VIII R 30/01, Abruf-Nr. 021603). Die Grundsätze zur Ermittlung der Rückstellung hat die OFD Niedersachsen in ihrer Verfügung vom 05.10.2015 (Az. S 2137-106-St 221/St 222, Abruf-Nr. 146003) umfangreich dargelegt.

Berechnung der Rückstellung

Um die Rückstellung berechnen zu können, müssen Sie zunächst ermitteln, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht (BFH, Urteil vom 18.01.2011, Az. X R 14/09, Abruf-Nr. 111265). Denn nicht für alle Unterlagen greifen die allseits bekannten zehn Jahre.