28.04.2025 · Fachbeitrag · EBM und GOÄ

Portokostenersatz in der Hausarztpraxis ‒ Update Mai 2025

von Dr. med. Heiner Pasch, Kürten

| Das Porto der Deutschen Post im Jahr 2025 beträgt u. a. 0,95 Euro für einen Standardbrief (bis 20 g), 1,10 Euro für einen Kompaktbrief (bis 50 g) und 1,80 Euro für einen Großbrief (bis 500 g, siehe iww.de/s10269 ). Nach wie vor werden aus den Hausarztpraxen in Deutschland zahlreiche Briefe zu Patienten, anderen Ärzten, Krankenhäusern, Kassen, Behörden usw. verschickt. Wie werden diese Portokosten im Wege der Abrechnung ausgeglichen und mit welchen Positionen? Verschaffen Sie sich einen aktuellen Überblick über die geltenden Vergütungsregelungen nach EBM und GOÄ. |

EBM: Kostenpauschalen und Höchstwerte

Im Bereich der Kassenabrechnung sind die Regelungen zu den Kostenpauschalen für Briefe und andere Transportarten für schriftliche Unterlagen vor einigen Jahren neu geregelt worden. Teilweise sind dabei Höchstwerte zu beachten, die jedoch immer weiter abgesenkt werden.

Versand bzw. Transport von Briefen und/oder schriftlichen Unterlagen

Zum 01.07.2020 wurden die Kostenpauschalen für die Portoerstattung neu vereinbart und zum 01.01.2025 an die aktuellen Beträge angepasst. Die Regelungen differenzieren zwischen einer

Pauschale für die Erstattung im Zusammenhang mit dem Versenden bzw. Transport eines Briefes und/oder schriftlichen Unterlagen (EBM-Nr. 40110) und einer

Pauschale für die Versendung von Faxen (Nr. 40111).

Nr.	Leistung	Erstattung
40110	Kostenpauschale für die Versendung bzw. den Transport eines Briefes und/oder von schriftlichen Unterlagen	0,96 Euro
40111	Kostenpauschale für die Übermittlung eines Telefaxes	0,05 Euro

Seit dem 01.10.2020 existiert eine Höchstwertregelung für die Erstattung von Portokosten gemäß den Nrn. 40110 und 40111. Die Höchstwerte wurden arztgruppenspezifisch unterschiedlich festgelegt und in den letzten Jahren immer weiter reduziert.

EBM-Kapitel bzw. Abschnitt	Arztgruppe (Auswahl)	Höchstwert 2025	Entspricht
3	Allgemeinmedizin, hausärztliche Internisten, praktische Ärzte	7,68 Euro	8 x Nr. 40110
4	Kinder- und Jugendmedizin	7,68 Euro	8 x Nr. 40110
13.2	Innere Medizin, fachärztliche Internisten ohne Schwerpunkt (SP)	40,32 Euro	42 x Nr. 40110

Fokus: Versand bei von Krankenkassen angeforderten Berichten

Der Versand von Berichten, die durch Krankenkassen angefordert wurden, sorgt regelmäßig für Fragen. Auch dafür können i. d. R. die Kostenpauschalen nach der Nr. 40110 (postalischer Versand; 0,96 Euro) oder der Nr. 40111 (Fax-Versand; 0,05 Euro) berechnet werden. Zu diesen Berichten gehören

kurze Bescheinigungen oder kurze Zeugnisse auf Verlangen einer Krankenkasse oder Vordruck Muster 50 (gemäß EBM-Nr. 01620),

Krankheitsberichte (auf besonderes Verlangen der Krankenkasse oder bei Ausstellung der vereinbarten Vordrucke nach den Mustern 11, 53 oder 56 [gemäß Nr. 01621]),

ausführliche schriftliche Kurpläne oder begründete schriftliche Gutachten oder schriftliche gutachterliche Stellungnahmen (auf besonderes Verlangen der Krankenkasse oder bei Ausstellung der vereinbarten Vordrucke nach den Mustern 20a‒d, 51, 52 oder 65 [Nr. 01622]),

alle anderen Auskünfte des Arztes an Krankenkassen nach Anforderung durch die Krankenkassen sowie

alle sonstigen vom Arzt im Zusammenhang mit der Behandlung einer Krankheit oder der vertragsärztlich präventiven Betreuung versandten Briefe ärztlichen Inhalts, und zwar auch dann, wenn keine der Nrn. 01620 ff. ansetzbar sind.

PRAXISTIPP | Bei der Abrechnung sollte allerdings berücksichtigt werden, dass auch die Kostenpauschalen für den Versand von Berichten an die Krankenkassen unter die Höchstwertregelung fallen, die seit dem 01.10.2020 gilt und derzeit für Hausärzte bei 7,68 Euro für alle im Quartal abgerechneten EBM-Nrn. 40110 und 40111 liegt.

Aus Kostengründen empfiehlt somit in diesen Fällen eher ein Fax- als ein Briefversand.

Die Kostenpauschalen können nur bei postalischem oder Faxversand abgerechnet werden. Liegt der Anfrage ein Freiumschlag bei, sind die Gebühren nicht berechenbar.

Versand bestimmter weiterer Bescheinigungen

Nachdem zunächst eine Portokostenerstattung für den Versand einer mittels Stylesheets erzeugten AU-Bescheinigung (Muster 1) eingeführt worden war, ist diese Möglichkeit seit Anfang 2024 auf eine Reihe weiterer Verordnungen ausgedehnt worden.

Teilweise bestehen diese Möglichkeiten nur, wenn ein Arzt-Patienten-Gespräch im Rahmen einer Videosprechstunde stattfindet. Das gilt bei der Verordnung von medizinischer Rehabilitation gemäß Muster 61. Teilweise bestehen sie auch bei einem telefonischen Kontakt. Dazu zählen der Versand

einer Folgeverordnung häuslicher Krankenpflege (Muster 12),

einer Folgeverordnung von Heilmitteln (Muster 13) und

einer Bescheinigung bei Erkrankung eines Kindes (Muster 21).

Für diese Pauschalen gelten ‒ anders als bei Nrn. 40110 und 40111 ‒ keine Höchstwerte.

EBM-Nrn. 40128 bis 40130: Kostenpauschalen für die postalische Versendung von Unterlagen
Nr. (Vergütung)	Leistung
40128 (0,96 Euro)	Kostenpauschale für die postalische Versendung einer AU-Bescheinigung oder einer Verordnung an den Patienten (0,86 Euro)
	Kostenpauschale für die postalische Versendung einer mittels Stylesheet erzeugten papiergebundenen AU-Bescheinigung gemäß § 4 Abs. 4.1.2 Anlage 2b BMV-Ä an den Patienten bei Patientenkontakt im Rahmen einer Videosprechstunde gemäß § 4 Abs. 5 der AU-Richtlinie des G-BA und/oder bei telefonischem Patientenkontakt gemäß § 4 Abs. 5a der AU-Richtlinie des G-BA und/oder bei telefonischem Patientenkontakt im Falle einer öffentlich-rechtlichen Pflicht oder bei Bestehen einer öffentlich-rechtlichen Empfehlung zur Absonderung gemäß § 4 Abs. 6 der AU-Richtlinie des G-BA und/oder im Zusammenhang mit der Durchführung einer Besuchsleistung entsprechend den Gebührenordnungspositionen 01410, 01411, 01412, 01413, 01415 und 01418 einer Verordnung von Leistungen der medizinischen Rehabilitation (Muster 61) im Rahmen einer Videosprechstunde gemäß § 1 Abs. 1b der Reha-Richtlinie des G-BA und/oder einer Verordnung von Krankenbeförderungsleistungen (Muster 4) im Rahmen einer Videosprechstunde oder nach telefonischem Kontakt gemäß § 2 der Krankentransport-Richtlinie des G-BA und/oder einer Folgeverordnung der häuslichen Krankenpflege (Muster 12) im Rahmen einer Videosprechstunde oder nach telefonischem Kontakt gemäß § 3 Abs. 1a der Häusliche-Krankenpflege-Richtlinie des G-BA und/oder einer Folgeverordnung von Heilmitteln (Muster 13) im Rahmen einer Videosprechstunde oder nach telefonischem Kontakt gemäß § 3 Abs. 3a der Heilmittel-Richtlinie des G-BA
40129 (0,96 Euro)	Kostenpauschale für die postalische Versendung einer Bescheinigung gemäß Muster 21 an den Patienten bzw. die Bezugsperson bei telefonischem Patientenkontakt oder Patientenkontakt im Rahmen einer Videosprechstunde
40130 (0,96 Euro)	Kostenpauschale für die postalische Versendung einer mittels Stylesheet erzeugten papiergebundenen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse des Patienten gemäß § 4 Abs. 4.1.4 Anlage 2b BMV-Ä (wenn nach Ausstellung festgestellt wird, dass die Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist)

Kostenpauschalen für den Versand von Röntgenbildern und Langzeit-EKG-Datenträgern

Sollten Sie Röntgenbilder an Kollegen bzw. an ein Krankenhaus verschicken, können Sie eine bestimmte Pauschale abrechnen. Dies gilt auch beim Versand von Langzeit-EKG-Datenträgern.

EBM-Nrn. 40104 bis 40106: Kostenpauschalen für Versandmaterial und Versendung von Unterlagen
Nr. (Vergütung)	Leistung
40104 (5,10 Euro)	Kostenpauschale für Versandmaterial sowie für die Versendung bzw. den Transport von Röntgenaufnahmen und/oder Filmfolien mit dokumentierten Untersuchungsergebnissen bildgebender Verfahren, je Versand
40106 (1,50 Euro)	Kostenpauschale für Versandmaterial sowie für die Versendung bzw. den Transport von Langzeit-EKG-Datenträgern, je Versand

Übermittlungspauschalen für eArztbriefe

Beim Versand und Empfang von eArztbriefen gelten aufgrund einer Klarstellung des Landessozialgerichts (LSG) Berlin-Brandenburg die zunächst am 01.07.2023 ausgesetzten Pauschalen weiter ‒ maximal 23,40 Euro pro Arzt und Quartal.

EBM-Nrn. 86900 und 86901: Übermittlungspauschalen für eArztbriefe
Nr. (Vergütung)
Leistung
86900
(0,28 Euro)
Versand eines eArztbriefs
86901
(0,27 Euro)
Empfang eines eArztbriefs

Portoerstattung bei GOÄ-Abrechnung

Die Erstattung von Portokosten in Zusammenhang mit einer ärztlichen Behandlung ist in § 10 Abs. 2 GOÄ geregelt. Ein weiterer Hinweis findet sich in § 10 Abs. 3, S. 4 GOÄ.

§ 10 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 GOÄ

(1) Neben den für die einzelnen ärztlichen Leistungen vorgesehenen Gebühren können als Auslagen nur berechnet werden (...)

2. Versand- und Portokosten, soweit deren Berechnung nach Abs. 3 nicht ausgeschlossen ist, ...

§ 10 Abs. 3 S. 4 GOÄ

Für die Versendung der Arztrechnung dürfen Versand- und Portokosten nicht berechnet werden.

Im Bereich der GOÄ können somit die Kosten für den Versand und das Porto 1 zu 1 berechnet werden, soweit es sich nicht um die Arztrechnung handelt.

Portoerstattung bei Unfallmeldung im Rahmen der UV-GOÄ

In der UV-GOÄ findet sich ein Arbeitshinweis der UV-Träger zur UV-GOÄ im Abschnitt II, § 14 „Ärztliche Unfallmeldung“.

UV-GOÄ, Abschnitt 2, § 14, Nrn. 1 und 5

1. Der erstbehandelnde Arzt/Ärztin (Haus-/Allgemeinarzt) erstattet dem UV-Träger eine ärztliche Unfallmeldung auf dem Formtext F 1050 und erhält dafür eine Gebühr nach Nr. 125 UV-GOÄ zuzüglich Porto.