25.09.2019 · Fachbeitrag · Impfmanagement

Qualitätssicherung beim Impfen

von Monika Pohlkamp, MFA und Qualitätsmanagerin, Sendenhorst

| In fast jeder Arztpraxis kann und darf geimpft werden. Da die Impfleistung extrabudgetär vergütet wird und zur Patientenbindung beiträgt, sollte keine Praxis das Impfen vernachlässigen. Wenn es darum geht, die Empfehlungen der Ständigen Impfkommission (STIKO) und die Anforderungen des Patientenrechtegesetzes vorschriftsmäßig umzusetzen, ist es unerlässlich, den Arbeitsprozess „Impfen“ im bestehenden Qualitätsmanagement Ihrer Praxis zu implementieren. Worauf Sie dabei besonders achten müssen, fasst AAA für Sie zusammen. |

Prozessbeschreibung als Grundlage

Seit Inkrafttreten des Patientenrechtegesetzes im Februar 2013 müssen alle Praxisabläufe im Zusammenhang mit einem Patienten nachweisbar dokumentiert sein. Dazu gehört auch das Impfen. Erstellen Sie dazu eine Prozessbeschreibung, in der alle wesentlichen Arbeitsschritte mit der jeweils verantwortlichen MFA klar definiert sind. Diese Prozessbeschreibung muss dem gesamten Team zugänglich und möglichst dort greifbar sein, wo der Arbeitsprozess „Impfen“ vorbereitet, durchgeführt und nachbereitetet wird: An der Rezeption und im Impfraum.

PRAXISTIPP | Wenn in Ihrer Praxis schon eine Prozessbeschreibung vorliegt, sollten Sie diese auf Aktualität prüfen. Maßgeblich sind hier die Empfehlungen der STIKO. Diese werden regelmäßig überarbeitet und jährlich im Epidemiologischen Bulletin, meistens im Juli veröffentlicht. Daher sind Juli oder August immer gute Monate, um das Impfmanagement zu überprüfen und zu aktualisieren.

Prüfung der Impfpässe und Dokumentation

Zunächst ist es wichtig, die Impfpässe der Patienten regelmäßig zu überprüfen. Der Impfpass muss immer durch den Arzt kontrolliert werden. Er entscheidet darüber, ob eine Impfung notwendig ist oder nicht.

PRAXISTIPP | Obwohl die Kontrolle des Impfpasses Arztsache ist, sollten Sie den Arzt als MFA ruhig dabei unterstützen und ggf. auf Fehler aufmerksam machen. Ein Impfkalender gibt gute Informationen zu den Standardimpfungen (Impfkalender und Servicemappe zu bestellen unter http://dgk.de/fachleute.html).

Dokumentieren Sie die Einträge des Impfpasses in der Patientenkartei oder in der Praxissoftware. Dadurch haben Sie im Team immer einen genauen Überblick und können Ihre Patienten regelmäßig auf eventuell notwendige Impfungen aufmerksam machen.

PRAXISTIPP | Versehen Sie die Karteikarte oder den digitalen Datensatz des Patienten mit dem Kürzel „I“ wie Impfen und markieren Sie die entsprechenden Einträge gelb (analog zur Farbe des Impfpasses). So haben Sie einen schnellen und sicheren Zugriff auf die Impfanamnese Ihres Patienten.

Patientenaufklärung

Die Patientenaufklärung über notwendige Impfungen ist Arztsache. Der Arzt muss den Patienten dabei in mündlicher und schriftlicher Form aufklären. Beachten Sie | Geben Sie die Aufklärungsbögen dem Patienten immer mit nach Hause und dokumentieren Sie dies in der Patientenakte. Ist der Patient mit der Impfung einverstanden, muss er dies in einer Einverständniserklärung bestätigen. Unterschriebene Einverständniserklärungen müssen im Original abgeheftet werden. Nur wenn Ihre Praxis über ein sogenanntes Signa-Pad mit PC-Anschluss verfügt, kann der Patient auch darauf unterschreiben.

PRAXISTIPP | Als Vorlage für Aufklärungsbögen empfiehlt sich der Ordner des „Deutschen Grünen Kreuzes“ mit seinen Aufklärungsbögen für alle Impfempfehlungen der STIKO. Diese sind laminiert und somit sehr haltbar. Sie können gut als Kopiervorlage für Patienten genutzt werden. Diese Lösung ist preiswerter als die Original-Aufklärungsbögen in Papierform auf Vorrat zu lagern (zur Online-Bestellung siehe weiterführende Hinweise).

Bestandskontrolle und Lagerung der Impfstoffe

Um sicherzugehen, dass alle notwendigen Impfstoffe auch vorliegen, ist es ratsam, ein Bestandsbuch über die in der Praxis durchgeführten Impfungen zu führen. Dieses muss regelmäßig mit der Bestandsmenge abgeglichen und auf Verfallsdaten kontrolliert werden. Zugleich kann man darin (alternativ zu einer Checkliste) auch die regelmäßig zu überprüfende Kühltemperatur eintragen.

PRAXISTIPP | Impfstoffe müssen bei +2° C bis +8° C gelagert werden. Verwenden Sie zur Messung ein Mini-Max-Thermometer. Dies ist notwendig, um im Haftungsfall nachweisen zu können, dass die Impfstoffe richtig temperiert gelagert wurden und die Kühlkette nicht unterbrochen wurde.

Vorbereitung und Durchführung

Beachten Sie bei der Vorbereitung der Impfung unbedingt den Beipackzettel des Herstellers und die Empfehlungen des STIKO-Impfkalenders, der immer griffbereit vorliegen sollte. Neben der Vorbereitung der Impfung (Vorbereitung der Injektion, Desinfektion und sichere Fixierung der Impfstelle) kann eine entsprechend qualifizierte MFA (zum Beispiel Impfassistentin) auch die Impfung selbst durchführen.

PRAXISTIPP | Delegiert der Arzt die Injektion an die MFA, muss er sich in Rufweite aufhalten, um im Notfall (anaphylaktischer Schock) eingreifen zu können.

Dokumentation und Nachbereitung

Nur dokumentierte Impfungen gelten als gegeben. Daher ist die Dokumentation unerlässlich. Jede Impfung muss dreifach dokumentiert werden: im Impfbuch der Praxis, im Impfpass des Patienten und in der Patientenakte.

Dokumentation im Impfbuch der Praxis

Das Impfbuch der Praxis liefert einen Überblick über alle Impfungen, die in der Praxis gegeben wurden. Hier empfiehlt sich die tabellarische Form.

Beispiel
Name des Patienten	Uhrzeit der Impfung	Chargennummer der Impfung	Welche Impfung	Namenskürzel der MFA
Herr M….	10:30	nm8945…..	Tetanus	M.P.

Dokumentation im Impfpass

Der Impfpass des Patienten sollte bei der Impfung unbedingt vorliegen. Auch darin müssen alle Impfungen eingetragen werden. Vermerkt werden Datum, Chargennummer des Impfpräparates und der Name der Impfung. Die Impfung wird durch den Praxisstempel und die Unterschrift des Arztes bestätigt.

Dokumentation in der Patientenakte

Als letzter Schritt muss nun die Impfung noch in der Patientenakte dokumentiert und die Leistungsziffer abgerechnet werden.

Was tun bei Impfnotfall?

Da nicht alle Patienten Impfungen gut vertragen, können jederzeit Notfälle eintreten. Beispiel ist der allergische Extremfall „Anaphylaktischer Schock“. Damit jedes Praxismitglied weiß, was zu tun ist, sollten Sie einen Notfallplan in Form einer Checkliste erstellen, die sinnvollerweise auch im Impfraum aushängt bzw. ausliegt.