· Fachbeitrag · Dokumentation
Aufbewahrungsfristen: Exakte Vorgaben, was wie lange aufzubewahren ist
von Dr. med. Heinrich Weichmann, Lippetal
| Patientenakten sind gemäß § 57 Bundesmantelvertrag ‒ Ärzte (BMV-Ä) zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren und müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Elektronisch gespeicherte Daten müssen entsprechend lange gesichert und abrufbar sein. Zu dokumentieren sind Anamnese, Befunde, Diagnose(n) Behandlungsmaßnahmen, Medikation, Eingriffe und deren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen,Tage der Behandlung und veranlasste Leistungen. |
Längere Aufbewahrungsfristen
In besonderen Fällen können auch längere Aufbewahrungsfristen als die vorgegebenen zehn Jahre sinnvoll sein. Dies wird anhand des dargestellten Beispiels deutlich.
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Ein Patient wird über einen längeren Zeitraum mit Cortison behandelt. Wegen vermuteter Spätschäden in Form einer Osteoporose und einer Fraktur werden Schadenersatzansprüche gerichtlich geltend gemacht, weil der Patient annimmt, er sei vor mehr als zehn Jahren nicht fachgerecht mit Cortison behandelt worden.
Kann der Arzt dann anhand seiner Unterlagen belegen, dass die Behandlung lege artis erfolgte, ist die Beweisführung unproblematisch, weshalb in derartigen Fällen eine längere Aufbewahrungsfrist empfohlen wird. |
Besondere Aufbewahrungsfristen
Manche Dokumentationen sind länger als zehn Jahre aufzubewahren, andere kürzer. Spezielle Aufbewahrungsfristen sind beispielsweise für BTM-Rezepte zu beachten. Sowohl für die BTM-Rezepte (Durchschlag Teil III des Dreifachsatzes) als auch für die BTM-Anforderungsscheine gilt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren.
MERKE | Das Ausfüllen der BTM-Rezepte muss exakt nach den Vorgaben erfolgen. Fehlerhaft ausgefüllte Rezepte können nicht eingelöst werden, nicht korrekt ausgestellte BTM-Rezepte müssen vollständig (der komplette Dreifachsatz) drei Jahre aufbewahrt werden. Bei Überprüfungen der BTM-Verordnungen durch eine zuständige Behörde (meist ein Gesundheitsamt) fallen fehlende Rezepte bzw. Durchschläge auf, weil die BTM-Rezepte fortlaufend nummeriert sind. Sowohl bei regulären als auch bei BTM-Rezepten sind in der Patientenkartei die Art und der Umfang der Verordnungen zu vermerken und (mindestens) zehn Jahre aufzubewahren. |
Für die bei der KV eingereichten Quartalsabrechnungen ist keine Frist zur Aufbewahrung festgelegt. Da es sich nicht um Behandlungsunterlagen handelt, gilt die Frist von zehn Jahren hierbei nicht. Im eigenen Interesse sollten diese Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um diese zur Verfügung zu haben, wenn es z. B. zu einer Prüfung der Behandlungs- oder Verordnungsweise kommt. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Hausärzte sind ‒ sortiert nach Fristdauer ‒ in der Tabelle aufgelistet.
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Dokumente | Fristen |
D-Arzt-Verfahren | 15 Jahre (Behandlungsunterlagen und Röntgenbilder) |
Arztbriefe |
10 Jahre |
Überweisungen | |
Patientenakte mit Befunden, Aufzeichnungen usw. | |
Histologische/zytologische Befunde, ggf. einschl. Präparate | |
Verordnungen von Krankenhausbehandlungen, Heilmitteln | |
Abrechnungsunterlagen | bis zu 10 Jahre, u. a. wegen der Fristen für die Steuerunterlagen |
BTM-Rezepte (Durchschlag Teil III des Dreifachsatzes) | 3 Jahre, ebenso die BTM-Anforderungsscheine |
Lieferscheine Sprechstundenbedarf | 2 Jahre |
AU-Bescheinigung (Durchschlag des Dreifachsatzes) | 1 Jahr |
Bei KV eingereichte Quartalsabrechnungsunterlagen | keine Aufbewahrungsfrist festgelegt.* |
* Empfehlung: mindestens zwei Jahre
Aufbewahrung bei Praxisaufgabe bzw. Praxisabgabe
Probleme können sich ergeben, wenn eine Praxis auf- oder übergeben wird. Bei Auflösung einer Gemeinschaftspraxis (GP) ist streitig, ob die die Karteikarten/EDV-Dateien auf die einzelnen Partner aufgeteilt werden müssen oder ‒ wegen der gemeinschaftlichen Haftung (Haftung als Gesamtschuldner) ‒ der verbleibende und der ausgeschiedene Arzt jeweils die Unterlagen aller Patienten erhalten. Überwiegend wird die Auffassung vertreten, so auch von Landesärztekammern, dass jeder Partner der GP die Karteikarten/EDV-Dateien aller Patienten behalten bzw. mitnehmen soll.
Die Übergabe der Patientenunterlagen an einen Kollegen bei Praxisaufgabe oder Praxisübergabe ist nur dann unproblematisch, wenn die Patienten dem schriftlich zugestimmt haben. Zumeist steht schon länger vorab fest, dass und wann die Praxis auf- oder übergeben werden soll. Eine unproblematische Übergabe der Patientenunterlagen in dieser Konstellation wäre, die Unterlagen den Patienten mitzugeben.
PRAXISTIPP | Die Aufbewahrungsfristen gelten auch posthum nach dem Ableben von Patienten. Immer wieder kommt es vor, dass Angehörige die Behandlungsunterlagen Verstorbener anfordern, weil sie vermuten, eine nicht fachgerechte Beahndlung habe sich auf das Ableben des Betroffenen ausgewirkt. Daraus ggf. resultierende juristische Auseinandersetzungen können sich über Jahre hinziehen. |
(Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde am 24.07.2024 aktualisiert.)
