28.10.2013 · Fachbeitrag · Innergemeinschaftlicher Handel

Gelangensbestätigung: Neues zur Übermittlung, Archivierung, Sammelbestätigung und Reparatur

von Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent und Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Partner der kmk Steuerberatungs-GmbH, Dortmund

| Mit Schreiben vom 16. September 2013 hat das BMF einen letzten Aufschub für die Anwendung der neuen Gelangensbestätigung bis zum 31. Dezember 2013 gewährt. Darüber hat „ASR“ Sie bereits in der Oktober-Ausgabe informiert. Lesen Sie nachfolgend, was die weitere Analyse des 25-seitigen BMF-Schreibens Interessantes zur elektronischen Übermittlung und zur Archivierung der Gelangensbestätigung, zur Sammelbestätigung und zum Ersatzteilhandel bis 500 Euro zutage gefördert hat. Erfahren Sie ferner, wann bei Kfz-Reparaturen eine Gelangensbestätigung erforderlich ist. |

Wichtig | Mit dem BMF-Schreiben vom 16. September 2013 (Az. IV D 3 - S 7141/13/10001; Abruf-Nr. 132971) ändert das BMF Passagen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) bzw. fasst diese neu. Sie finden daher zu den folgenden Informationen jeweils einen Hinweis auf den aktualisierten UStAE.

Elektronische Übertragung der Gelangensbestätigung

Bei der Übermittlung der Gelangensbestätigung per E-Mail ist es nicht schädlich, wenn aus der E-Mail-Adresse (Domain) nicht das Bestimmungsland der Lieferung oder der Ansässigkeitsmitgliedsstaat des Abnehmers erkennbar ist (Abschnitt 6a.4. Abs. 3 Satz 4 UStAE).

PRAXISHINWEIS | Diese Klarstellung ist wichtig, weil insbesondere Konzerne unabhängig von der Ansässigkeit einheitlich die Endung .com verwenden. Kommt die Gelangensbestätigung nun von einem italienischen Kfz-Händler, dessen E-Mail-Adresse statt auf .it auf .com endet, kann das Finanzamt nicht behaupten, die E-Mail stamme nicht vom Abnehmer.

Archivierung der Gelangensbestätigung

Erhalten Sie die Gelangensbestätigung per Mail, muss neben der eigentlichen Gelangensbestätigung auch die zugehörige E-Mail aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann in elektronischer Form oder als Ausdruck in Papierform aufbewahrt werden (Abschnitt 6a.4. Abs. 6 Sätze 2 und 3 UStAE).

PRAXISHINWEIS | Der Ausdruck von E-Mail-Text und Gelangensbestätigung als Anhang genügt (nur) umsatzsteuerlichen Zwecken! Legen Sie daher beides immer (auch) digital ab. Als buchführungspflichtiges Unternehmen verstoßen Sie sonst gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden, welche die Umsätze einer Periode (zum Beispiel von einem Monat, maximal von bis zu einem Qartal) zusammenfasst (Abschnitt 6a.4. Abs. 4 UStAE).

Wichtig | Die Finanzverwaltung bietet hierzu keine Mustervorlage an. Wir empfehlen Ihnen daher ein Formular in einfach gehaltenem Englisch, das wie folgt aussehen könnte:

Musterschreiben / Sammelbestätigung des Abnehmers über das Gelangen gelieferter Ware ...

Ihre Firma

mit vollständiger Adresse

Firma und

Adresse des ausländischen Geschäftspartners

Fax: …………………. Ort, Datum

 Confirmation of getting the objects of an intra-community trade into another EU Member State  Dear Sir or Madam,  during the period from ...

we delivered ...

to you according to attached list. [Spezielle Auflistung oder Auszug aus dem Kundenkonto beifügen]  Please confirm for German VAT that the ... [Stückzahl und zusammenfassende Beschreibung der Liefergegenstände] has arrived at its destination in ... [

]  Yours sincerely  ………………………… [Hier Ihren Namen einsetzen] [Hier Ihre Position nennen] ================================================

Fax

[+49 - Ihre Vorwahl ohne Null - Ihre Fax-Nr.]

 For German VAT we confirm to ... [Hier Ihre Firma einsetzen]that the ... [Stückzahl und zusammenfassende Beschreibung der Liefergegenstände] specified in the attached list arrived during the period ________________ (please insert the period of arrival) at its destination in … [Hier den Bestimmungsort der Kfz-Lieferung und den betreffenden EU-Mitgliedsstaat einsetzen. Zum Beispiel Alicante/Spanien].  City or Community, Date   ………………………… [Customer or partners name] [Position]

Kleinbetragsregelung für Lieferungen bis zu 500 Euro

Das BMF hat eine Kleinbetragsregelung eingeführt, die in der Kfz-Branche für den Ersatzteilhandel relevant sein dürfte. Bei der Versendung eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt 500 Euro nicht übersteigt, können Sie den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung führen durch

eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und

den Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung des Gegenstands oder der Gegenstände (Abschnitt 6a.5. Abs. 5 Satz 3 UStAE).

Wichtig | Die Vereinfachung gilt nicht für Abholfälle (Verkauf über die Ladentheke). In diesen Fällen ist die Gelangensbestätigung oder ein Alternativnachweis erforderlich. Zusätzlich sollten Sie von demjenigen, der die Ware tatsächlich abholt, wie bisher die Abnehmerversicherung einfordern.

Gelangensbestätigung bei Kfz-Reparaturen?

Schon Ende letzten Jahres hat das BMF eine generelle Regelung für die Abgrenzung von Werklieferungen und Werkleistungen bei der Reparatur beweglicher Gegenstände erlassen (sogenannte 50-Prozent-Regel; BMF, Schreiben vom 12.12.2012, Az. IV D 2 - S 7112/11/10001; Abruf-Nr. 123833; siehe ASR 2/2013, Seite 9). Diese Regelung ist auch bedeutsam für die Frage, ob Sie bei der Reparatur eines Fahrzeugs eines Kunden aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat eine Gelangensbestätigung einholen müssen. Demnach gilt:

Materialanteil 0 bis maximal 50 Prozent: Die Reparatur ist umsatzsteuerlich eine Werkleistung, eine Gelangensbestätigung ist nicht erforderlich.

Materialanteil über 50 Prozent: Die Reparatur ist eine Werklieferung. Für eine Steuerbefreiung als innergemeinschaftliche Lieferung ist eine Gelangensbestätigung erforderlich.

PRAXISHINWEIS | Die Qualifizierung auf Basis der Wertanteile ist nach dem Wortlaut des BMF-Schreibens nur für Reparaturleistungen möglich. Eine analoge Anwendung auf andere Leistungen bedarf zumindest einer entsprechenden Argumentation. Das BMF hätte sonst sicher eine andere Formulierung gewählt. Demzufolge wäre zum Beispiel die Wertgrenze nicht anwendbar für den erstmaligen Einbau von Zubehörteilen. Dabei handelt es sich mangels Ausbau defekter Altteile nicht um Reparaturen. Der erstmalige Einbau von Zubehörteilen sollte ohnehin als Werklieferung qualifiziert werden, weil hierbei das Hauptaugenmerk auf der Lieferung der Zubehörteile liegt.

Weiterführende Hinweise

Die „Sammelbestätigung des Abnehmers über das Gelangen gelieferter Ware an seinen Bestimmungsort in der EU“ finden Sie auf asr.iww.de unter Downloads → Musterverträge/-formulierungen → Im- und Export.

Beitrag „Die neue Gelangensbestätigung: Antworten auf die zehn wichtigsten Fragen aus der Praxis“ (Teil I - ASR 9/2013, Seite 6 und Teil II - ASR 10/2013, Seite 6)