20.06.2008 | Interne Managementsysteme

Praktische Umsetzung der Corporate Governancein KMU durch den Steuerberater – Teil 2

von StB, Dipl.-Betriebswirtin Susanne Schneider, Essen

Corporate Governance umfasst das gesamte System der Leitung und Überwachung eines Unternehmens, einschließlich seiner Organisation, seiner geschäftspolitischen Grundsätze und Leitlinien sowie der internen und externen Kontroll- und Überwachungsmechanismen. Wie wichtig eine derartige Überwachung und Organisation in der globalisierten Welt geworden ist, zeigen viele spektakuläre Fälle bei Großunternehmen. Aber auch im Mittelstand hat dieses System seine Relevanz. Im ersten Teil des Beitrages (BM 08, 132) wurden bereits die Grundlagen erläutert. Nachfolgend wird die Umsetzung der Corporate Governance anhand des bereits bekannten Beispiels aus Teil 1 beschieben. 

1. Rechtliche Unbedenklichkeit der Vertragsgestaltung

Die konkrete Umsetzung wurde in einer Arbeitsgruppe von Juristen und Vertriebsverantwortlichen mit Unterstützung durch den Steuerberater vorgenommen. Dabei kann das Rechnungswesen beratend teilnehmen und insbesondere die Konkretisierung der Vorgabe gewährleisten. Die folgenden Punkte wurden in der Handlungsvorgabe festgehalten: 

Vorarbeiten

• Informationssammlung über den Vermittler, Einschaltung von Auskunfteien, Internetrecherche, insbesondere in Verbindung mit „Korruption“, „Corruption“, „Bribery“,

• Bereitstellung von Daten durch den Vermittler: Jahresabschluss, Prüfungsvermerke, lokales Handelsregister,

• Vermeidung des Einsatzes von Briefkastenfirmen mit merkwürdiger Adresse, kein Festnetzanschluss etc.,

• der Vermittler sollte seinen Sitz nicht in einer sog. Steueroase haben, falls hier kein Bezug zur Leistungserbringung besteht,

• der Einsatz ehemaliger Mitarbeiter oder Verwandte von Unternehmensangehörigen, Amtsträgern, Beamten und staatliche Funktionsträgern ist besonders restriktiv vorzunehmen, der Endkunde ist darüber zu informieren.

 

Angebotsphase

• Die Auswahl von Vermittlern hat den gleichen Kriterien zu genügen, die auch bei anderen Leistungserbringern gestellt werden, dabei sind auch den Einkaufsbedingungen einzuhalten, gegebenenfalls zu ergänzen.

• Referenzen und Besuche stellen die Basis der regelmäßigen Leistungsbeurteilung dar.

 

Vertragsabschluss

• Beim Einsatz auf Basis einzelner Aufträge wurde der Abschluss von Rahmenvereinbarungen vorausgesetzt, welche die hier aufgeführten Fakten enthalten. Für die einzelne Transaktion reichen dann knappe Einzelabschlüsse aus.

• Die Leistung des Vermittlers ist möglichst detailliert zu beschreiben. Dies kann die Vermittlung notwendiger Kontakte zu potenziellen Kunden, Markt- und Wettbewerbsanalyse als auch Reiseplanungen für Besuche beinhalten. Die weiteste Ausprägung besteht in der selbstständigen Akquisition von Kunden.

• Die Unzulässigkeit mündlicher Absprachen ist Vertragsbestandteil.

• Entsprechend hat die Leistungsdokumentation schriftlich zu erfolgen.

• Eine Korruptionsverbot-Klausel weißt darauf hin, dass der Vermittler die relevanten Gesetze kennt und achtet. Geschenke oder andere Zuwendung an Mitarbeiter des Kunden sind nicht zulässig, soweit diese die Geringfügigkeit überschreiten.

• Die Vergütung muss angemessen sein. Dabei gilt es zwischen festen Vergütungen für Leistungen die nicht unmittelbar mit einer Auftragsvergabe verknüpft sind, z.B. Markt- und Wettbewerbsanalysen und erfolgsabhängigen Vergütungen im Rahmen der Auftragserlangung zu unterscheiden. Prozentuale Vereinbarungen sind um absolute Höchstgrenze zu ergänzen.

• Falls für bestimmten Kunden, Produkte oder Regionen Exklusivität vereinbart wird, sollte die Kündigungszeit ein Jahr nicht überschreiten.

• Die Entlohnung sollte im Bezug zum Gesamtergebnis eines Auftrages stehen. Kritikpunkte ergeben sich, wenn Aufträge mit Vermittlungsgebühren in einem auffälligen Gegensatz zu anderen, vergleichbaren Aufträgen stehen, also das Ergebnis besonders hoch oder niedrig ist. Dann sind zumindest die Gründe schriftlich zu dokumentieren.

• Zahlungen erfolgen per Banküberweisung, Scheckzahlungen sind nur im Ausnahmefall möglich, Barzahlungen sind auszuschließen.

• Die Überweisung erfolgt auf eindeutig zuzuordnende Konten, keine Nummernkonten. Überweisungen erfolgen nicht in sog. Steueroase. Ausnahme: In andere Länder als das, mit dem Sitz des Vermittlers.

 

2. Schulung der Mitarbeiter